ESEF biedt kans om het proces financiële verslaglegging te verbeteren 

Beursgenoteerde ondernemingen hebben vanaf 1 januari 2020 te maken met de European Single Electronic Format (ESEF). Dat is de verordening van de Europese markttoezichthouder ESMA om financiële verslagen op te stellen in XHTML en specifieke gegevens te taggen. Dit moet ervoor zorgen dat de verslagen makkelijk (en machinaal) leesbaar en met elkaar te vergelijken zijn. Meer transparantie in de verslaglegging dus. Wat zijn de implicaties voor effectenuitgevende ondernemingen?

De verordening geldt vanaf boekjaar 2020. In de praktijk betekent het dat de verslagen vanaf 2021,  die rapporteren over het jaar ervoor, aan de nieuwe regels moeten voldoen. ESEF geldt voor alle beursgenoteerde organisaties die actief zijn in de EU. De AFM stelt: “De verplichting geldt vooralsnog alleen voor de primaire geconsolideerde overzichten, zoals de balans en winst- en verliesrekening die op basis van EU-IFRS zijn opgesteld. In een later stadium volgt de verplichting om de toelichting op de geconsolideerde overzichten te taggen. Dit laatste geschiedt via zogenaamde blocktags.”

Alle tags tezamen vormen taxonomie

Taggen is het centrale begrip in de ESEF-verordening. Simpel gezegd moeten de posten in een jaarrekening een tag hebben, aangemaakt in inline XBRL (iXBRL). Al die tags tezamen vormen de taxonomie van de verslaglegging. Zo is het eenvoudiger om jaarrekeningen van beursgenoteerde organisaties te lezen en met elkaar te vergelijken. De tags die aan posten hangen, brengen transparantie en ordening in de jaarrekening.

Eigen extension aan taxonomie toevoegen

Het aantal vastgestelde tags is groot. Maar als het dichtstbijzijnde kernelement uit de taxonomie een verkeerde voorstelling zou geven van de boekhoudkundige betekenis van de opgevoerde informatie, dan is het noodzakelijk om een eigen ‘extension’ aan de taxonomie toe te voegen. Zo’n extension moet dan wel een link hebben met bestaande tags. Het verbinden van een extension met de tag heet anchoring.

Nauw verbonden met XBRL-rapportering

De ESEF-systematiek is nauw verbonden met de regelgeving voor XBRL-rapportering. In de VS wordt al tien jaar gewerkt met XBRL-tags. Ook daar zijn uitbreidingen op de taxonomie toegestaan met extensions, al kwam men er al vrij snel achter dat het ongelimiteerd mogen uitbreiden, leidt tot een wildgroei aan extensions. En dat werkte niet zo goed als wel werd gehoopt. In de ESEF krijgen extensions nu met de anchors een context mee. De extension wordt verankerd met de tag die het dichtst in de buurt komt.

Toevoeging binnen de Transparency Directive

Ondernemingen voor wie de ESEF-verordening van toepassing is, hebben in principe nog een jaar om ESEF-compliant te worden. “ESEF is op zichzelf beschouwd een kleine toevoeging aan het totale bouwwerk van de Transparency Directive”, vertelde Andromeda Wood, senior director of data modelling bij Workiva. Ze was, voordat ze bij Workiva in dienst trad, actief voor de International Accounting Standards Board op het gebied van IFRS-taxonomie en -technologie. “ESEF verandert alleen het format van de verslaglegging. Toch kan dat ook grote impact hebben op de interne processen en de workflows.” Haar boodschap is dus ook: wacht niet te lang met maatregelen om te voldoen aan de ESEF-vereisten.

Tijdens een speciaal georganiseerde ESEF-workshop liet Workiva onder meer zien hoe taggen, het toevoegen van extensions en het anchoren van die extension in het Workiva Platform verloopt. De roadshow, waarmee Workiva een aantal Europese steden aandoet, is bedoeld om organisaties nogmaals attent te maken op de nieuwe richtlijn en de impact die die heeft en om klanten te helpen bij de implementatie ervan.

ESEF volgt IFRS-taxonomie

Een belangrijk aandachtspunt is ook de jaarlijkse update van de ESEF-taxonomie. Die zal vrij nauwgezet de update van de IFRS-taxonomie volgen. “Feitelijk wijkt de ESEF-taxonomie maar op heel weinig punten af van die van de IFRS”, zegt Wood. Vanwege die volgorde is de verwachting dat de definitieve update van de ESEF-taxonomie pas laat in het jaar wordt gepubliceerd. Wood adviseert dan ook om de ontwikkelingen bij de IFRS te volgen: “Als je de regelwijzigingen in het jaar volgt en goed kijkt naar de updates in de IFRS-taxonomie, dan ben je goed voorbereid op de updates in de ESEF-taxonomie als die worden gepubliceerd. Bovendien is het belangrijk om met de juiste provider te werken die snel na publicatie de geüpdatete taxonomie beschikbaar maakt.”

Tags eenvoudig toe te voegen

Timothy Melis, finance manager van Euronav, vertelde tijdens de roadshow wat de ESEF-richtlijn voor zijn bedrijf betekent. Euronav is een grote onafhankelijke tankermaatschappij en het bedrijf vervoert ruwe olie. Euronav heeft een notering aan de NYSE. Melis: “De tags zijn in het systeem eenvoudig toe te voegen en de ankers voor de extensions worden automatisch aangemaakt. We zijn nu eigenlijk al wel klaar voor de ESEF en de aanpassing heeft op zich weinig impact gehad op de totale accountingprocessen en – workflows.” Voordeel is ook dat de tags die aan posten zijn gekoppeld het jaar erna overgenomen worden. Dat betekent dat je niet elk jaar blanco hoeft te beginnen.

Mooie aanleiding voor procesverbetering

Hoewel de European Single Electronic Format vooral een technische richtlijn is en maar een klein onderdeel van de totale Transparency Directive, zullen beursgenoteerde ondernemingen tijd en aandacht moeten besteden aan de implementatie ervan. Wood: “Neem de tijd voor de technische implementatie, maar zorg ook dat de financiële- en compliance teams weten wat er van hen wordt verwacht. Overweeg een dry run om de workflows te testen, kijk ook naar de vormgevingseisen en test of de softwareoplossing het makkelijk taggen, toevoegen van extensions en het anchoren ondersteunt. In de afgelopen jaren is er relatief weinig veranderd op het gebied van financiële verslaglegging in de EU. De nieuwe ESEF-richtlijnen zijn dan ook een uitstekende aanleiding om de processen te verbeteren. Zie de ESEF dus niet alleen als een nieuwe eis, maar beschouw het vooral als een kans om het proces van financiële verslaglegging te versterken.”

Lees ook
Bestuurders beseffen niet wat ze missen als ze geen auditfunctie hebben
Europese CEO’s: Meer focus op ethisch leiderschap, minder op winst