Hoe staan Nederlandse financiële functies ervoor? En wat is nodig is om op korte termijn te beginnen aan een transformatie naar de high performance financiële functie (HPFF)?
Door André de Waal, Eelco Bilstra en Jacques Bootsman
De financiële functie is één van de belangrijkste ondersteunende functies in elke organisatie. Zij is de spin in het web en heeft relaties met alle andere functies en afdelingen in de organisatie. Daarom is het van essentieel belang dat de financiële functie zo goed mogelijk opereert en functioneert zodat zij de operationele afdelingen van de juiste strategische en operationele informatie en tools kan voorzien. Op die manier draagt zij bij tot de omvorming van de organisatie naar een excellerende organisatie. In de afgelopen jaren hebben wij het high performance financiële functie-raamwerk ontwikkeld. Daarmee kunnen financiële professionals hun financiële functie transformeren naar een functie die voor alle stakeholders van de organisatie een grote toegevoegde waarde brengt. Tijdens de Nationale Controllersdag 2019 bespraken wij met deelnemers aan onze break-outsessie over de HPFF hoe Nederlandse financiële functies ervoor staan. Wat is nodig is om op korte termijn te beginnen aan een transformatie naar de HPFF?
De Waal en Bilstra schreven een boek over hoe u in de praktijk stappen kunt zetten.
Waarom een HPFF worden?
De afgelopen jaren zijn veel financiële functies min of meer stil blijven staan in hun ontwikkeling doordat de financiële schandalen (en de daaropvolgende langjarige economische recessie) hen dwongen zich vooral te concentreren op het op orde krijgen van de basisprocessen en betrouwbaarheid van de data en rapportages. En het voldoen aan de hoger wordende compliance-eisen. Dit heeft veel druk gelegd op de financiële functies die dankzij bloed, zweet en tranen er toch vaak in slaagden de gevraagde basisprestaties te realiseren: plannen, rapportages, budgetten en de jaarrekening op tijd aanleveren en goedgekeurd krijgen door de accountant.
Door grote druk sluipen er fouten in het werk
Echter, op een dergelijke manier werken is op de langere duur niet vol te houden. Onvermijdelijk sluipen er door de grote druk toch fouten in het werk, raken mensen oververmoeid raken en verlaten zij de organisatie. Dit geeft de eerste reden om een HPFF te willen worden. Financiële medewerkers hoeven niet langer voortdurend gaten dicht te lopen, in plaats daarvan werken ze plezierig in een goedlopende financiële functie. De tweede reden is de ambitie van financiële professionals. Zij willen excelleren in het vakgebied om zo significant bij te dragen aan de doorontwikkeling van zowel de financiële functie als de gehele organisatie. En een derde reden: onderzoek laat zien dat HPFF’s ten opzichte van gemiddeld presterende financiële functies lagere operationele kosten hebben. Zij maken minder fouten maken. Ze hebben interne klanten die meer tevreden zijn. Ze hebben meer invloed in de organisatie, vooral tijdens de strategische besluitvorming. En ze besteden meer tijd besteden aan de rol van businesspartner.
Het HPFF-raamwerk
Om financiële functies te helpen zichzelf te verbeteren en versterken, om zodoende meer toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie, hebben wij de afgelopen jaren het high performance financiële functie-raamwerk ontwikkeld. Dit is een op wetenschappelijke basis ontwikkeld raamwerk dat veelvuldig in de praktijk getoetst is. Wij hanteren hierbij als definitie: De high performance financiële functie ondersteunt de organisatie bij het worden en blijven van een high performance-organisatie, door de kwaliteit van haar medewerkers, processen en systemen altijd zo hoog mogelijk te houden.
Raamwerk met vijf factoren
Het HPFF-raamwerk bestaat uit vijf factoren, met 28 onderliggende kenmerken, die een significante positieve relatie hebben met de prestaties van de financiële functie.
1. Financiële functie-verbetering: Bij deze factor draait het erom hoe goed de financiële functie is in succesvol verbeteren. Bij HPFF’s wordt het doorvoeren van verbeteringen actief gestimuleerd. De finance functie bewaakt verbeteracties en evalueert deze met behulp van prestatie-indicatoren. Het doorvoeren van de verbeteringen wordt gestructureerd aangepakt en de financials krijgen voldoende tijd om hun werkzaamheden effectiever en efficiënter te maken. Daarnaast voeren ze processen zoveel mogelijk uniform en op één plek uit, zodat expertise over deze processen is gebundeld. Als laatste bieden HPFF’s hun lijnmanagers financiële selfservice aan: lijnmanagers kunnen zelf hun rapportages opstellen, zonder tussenkomst van de financiële functie.
2. Bij IT Focus ligt de nadruk op het belang van automatisering voor het versterken van de financiële functie. HPFF’s beschikken jaarlijks over voldoende budget om de automatisering en digitalisering van de functie te versnellen. Automatisering en digitalisering hebben een hoge prioriteit. Ook is van belang dat financials kennis hebben over IT-applicaties die kunnen worden toegepast in de financiële functie en de organisatie als geheel. De financiële functie is in staat de meest recente IT-toepassingen te implementeren. Daarnaast is finance op de hoogte van de nieuwste toepassingen en mogelijkheden van IT-programma’s. En de financiële functie beschikt over veel IT-toepassingskennis (kennis van applicaties).
3. Persoonlijke ontwikkeling: Hierbij staat de aandacht voor de ontwikkeling van de financials centraal. Financials werkzaam in HPFF’s krijgen voldoende vaktechnische opleidingen en persoonlijke ontwikkelingstraining om te excelleren in hun functie. Financials hebben allemaal een plan voor persoonlijke ontwikkeling.
4. Rolduidelijkheid: Welke verschillende rollen bestaan er binnen de financiële functie? Immers, dé financial bestaat niet omdat er verschillende omgevingen zijn in de financiële functie. Bij HPFF’s zijn er duidelijke omschrijvingen van de technische vakeisen en het gewenste gedrag per financiële rol. Per financiële rol worden specifieke ontwikkelingsprogramma’s gevolgd.
5. De strategische rol heeft betrekking op de manier waarop de operatie aankijkt tegen de financiële functie. HPFF’s zijn een volwaardige gesprekspartner op strategisch niveau/ Zij hebben een belangrijke stem bij elke beslissing van strategisch belang. Ze worden spontaan om advies gevraagd door andere afdelingen die een belangrijke beslissing moeten nemen. En ze zijn actief betrokken bij alle belangrijke projecten en processen van de organisatie. Daarbij ligt er in deze factor ook veel nadruk op de samenwerking tussen de HPFF en de operatie. De HPFF gaat actief op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden met de lijn.
Transformeren
Met het HPFF-raamwerk kunnen financiële functies aan de slag om zichzelf te transformeren. Een hulpmiddel hiervoor is het uitvoeren van een diagnose. Het doel is om te evalueren hoe ver een financiële functie op weg is naar een HPFF. In hoeverre is de functie al ingericht? Gerdraagt het zich als een HPFF? Om vervolgens te bepalen welke mogelijkheden er zijn om de financiële functie sterker te maken op een manier waardoor de functie (nog) beter de operatie kan ondersteunen en businesspartner kan zijn van het management. Alle mensen werkzaam in de financiële functie vullen hiervoor de HPFF-vragenlijst in. Vervolgens worden gemiddelde scores uitgerekend en weergegeven in een grafiek. Deze grafiek geeft aan hoe ver de financiële functie staat op de weg naar een HPFF. Deze geeft ook aan welke factoren verbeterd moeten worden om de prestaties van de financiële functie te verbeteren.
Wat zijn mogelijke oorzaken?
In een workshop vindt er een discussie plaats over de resultaten: herkennen en erkennen de financiële medewerkers de factoren? Wat zijn mogelijke oorzaken van de scores? En, als belangrijkste, wat kan eraan gedaan worden? Uitkomst van de diagnose is een ontwikkelplan waarin de verbeteractiviteiten geprioriteerd en toegewezen zijn aan medewerkers. Zij kunnen hiermee aan de slag gaan om hun financiële functie de komende jaren te transformeren tot een HPFF.
De stadia op weg naar de HPFF
In de praktijk zien we dat een financiële functie niet zomaar opeens een HPFF wordt. Er zijn over het algemeen vier ontwikkelplateaus te onderscheiden die een financiële functie steeds dichter bij een HPFF brengen. Deze vier plateaus, of stadia, hebben we in de tabel samengevat.
Tijdens de ontwikkeling van het HPFF-raamwerk hebben we veel data verzameld. Dit maakt het mogelijk te evalueren hoever de gemiddelde financiële functie in Nederland staat op de weg naar high performance. In de figuur 8 zijn de gemiddelde scores voor de HPFF-factoren uit de HPFF-database weergegeven. Uit de figuur komt duidelijk naar voren dat de Nederlandse financiële functie over het algemeen als ‘efficiënt’ kan worden beschouwd (gemiddeld 63 procent is op weg naar een HPFF).
Harde werken
Tijdens de Nationale Controllersdag 2019 bespraken we tijdens een break-outsessie met de ruim dertig deelnemers deze scores. We vroegen of ze deze herkenden. Het bleek dat van de aanwezigen 58 procent stelde in een efficiënte financiële functie te werken. Daarbij was er een grote herkenning dat deze efficiëntie met name komt door hun harde werken: de eerdergenoemde bloed, zweet en tranen-inspanning (men zou de kanttekening kunnen plaatsen of de functie dan wel zo efficiënt). Van de overige deelnemers zei 25 procent in een leidende functie te werken, terwijl 17 procent een basis financiële functie had. Ook vroegen wij de deelnemers wat ze nodig hebben om aan een transformatie naar de HPFF te beginnen en deze succesvol af te ronden. De belangrijkste voorwaarden, gekoppeld aan de HPFF-factor die door de voorwaarde wordt aangepakt, staan in de tabel genoemd.
Deze tabel kan daarmee in feite worden beschouwd als de korte termijn-verbeteragenda voor de financiële functie. Daarin de acties die als eerste ondernomen moeten worden om de transformatie naar de HPFF in te zetten. Dat zijn de acties om in ieder geval het ontwikkelstadium van de leidende financiële functie te benaderen of zelfs te bereiken. Op de middellange termijn kan de finance functie werken aan het versterken van de HPFF-factoren waardoor deze door kan groeien naar een ware HPFF. Interessante toevoeging hierop kwam van Robbert Huijgen, Manager Planning & Control bij Pathé Theaters: “Als je als organisatie een verandering doorvoert, een ander businessmodel wil hanteren of een proces wil optimaliseren, dan moet de interne organisatie ook mee. Het borgen van de verandering in de organisatie vergt tijd en aandacht. Je kunt als organisatie dus niet continu blijven groeien in een rechte lijn. Het gaat altijd trapsgewijs. Finance is een belangrijke speler in het borgen van veranderingen in de organisatie maar helpt ook een organisatie beter in staat te stellen om te kunnen veranderen.” Finance is dus daadwerkelijk eem aanjager van gedoseerd veranderen.
Over De Waal, Bilstra en Bootsman
André de Waal is onderzoeker en adviseur op het gebied van high performance; hij is initiatiefnemer en directeur van het HPO Center.
Eelco Bilstra is bedrijfseconoom en zelfstandig adviseur met jarenlange ervaring in de financiële functie.
Jacques Bootsman is eveneens zelfstandig adviseur in optimalisatie van (business-) control.
De drie heren zijn samen in 2018 met een vierde partner het Finance Function Research & Development Center gestart. Dit Center helpt leiders en professionals bij de reis naar een uitmuntende financiële functie, die presteert op het allerhoogste niveau en daardoor de allerbeste resultaten levert. André en Eelco publiceerden onlangs het boek De high performance financiële functie in de praktijk.
