De financiële functie is weer in beweging. Dat mocht ook wel na de bijkans verlammende crisis en financiële schandalen. De financiële functie werd teruggeworpen naar het voorzien in betrouwbare informatie. Nu is het hoog tijd strategische onderwerpen op te pakken.
Zaken als verdergaande professionalisering van het shared services center, grotere efficiëntie in financiële processen door toepassen van lean, herdefiniëren van de werkzaamheden van financial en business control, slim inzetten van IT (efficiënte datastromen, big data) en investeren in financials die impact kunnen maken… Maar vooral: toegevoegde waarde leveren aan de operatie. Dat laatste sluit goed aan op de stap die steeds meer organisaties zetten, namelijk het worden van een high performance organisatie (HPO). Een HPO is een organisatie die significant betere resultaten behaalt dan vergelijkbare organisaties, gedurende een periode van ten minste vijf jaar. Dat door zich op een gedisciplineerde manier te concentreren op datgene wat echt belangrijk is voor de organisatie. Daar hoort een high performance financiële functie (HPFF) bij.
World class
Maar wat betekent high performance voor de financiële functie? De adviezen voor organisaties richting de HPO zijn gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek. De route naar HPFF is echter minder diepgaand onderzocht. Er wordt wel veel geschreven over world class finance of de uitmuntende financiële functie, maar tegelijkertijd kan worden geconstateerd dat er weinig progressie in het vakgebied lijkt te zijn. Immers, rondom het verbeteren van de financiële functie spelen al heel lang dezelfde thema’s. Denk aan het worden van businesspartner, minder tijd besteden aan data verwerken, meer tijd besteden aan analyseren en vooruitkijken… Het is dus nodig om de materie van de HPFF op een andere manier te bekijken om te komen tot een concept dat de financiële functie daadwerkelijk kan helpen naar een blijvend hoger plan.
Om het HPFF-raamwerk te ontwikkelen hebben wij eerst een uitgebreid onderzoek gedaan naar de ideeën in de huidige academische en vakliteratuur. De resultaten daarvan hebben we gecombineerd met de uitkomsten van ons onderzoek in 2013 naar trends en ontwikkelingen in de financiële functie. Tezamen leverde dit een eerste definitie van de HPFF en een eerste raamwerk op. Deze hebben wij meerdere malen getoetst tijdens seminars en bijeenkomsten met vakgenoten, om te komen tot een breed gedragen definitie: De high performance financiële functie ondersteunt de organisatie bij het worden en blijven van een high performance organisatie, door de kwaliteit van haar medewerkers, processen en systemen altijd zo hoog mogelijk te houden.
11 bewegingen
Vervolgens hebben we het HPFF-raamwerk vormgegeven in 11 bewegingen die de huidige financiële functie naar de HPFF zullen brengen, gecategoriseerd in drie groepen die met elkaar in verband staan: versterkte IT gekoppeld aan veranderend gedrag leiden tot effectievere processen. De 11 bewegingen zijn:
1. Efficiëntie en effectiviteit: van focus op going concern naar continue verbetering van de financiële functie.
2. Business partnering: van focus op transacties naar focus op toegevoegde-waardeactiviteiten.
3. Automatiseren: van manuele operatie naar full automation.
4. Businessgericht: van intern financieel gericht naar samenwerking met de business.
5. De blik vooruit: van kijken naar het verleden naar vooruitkijken.
6. Shared services: van alles in huis doen naar shared service en outsourcing.
7. Verschuiving van financiële processen: van afhankelijkheid van de financiële functie naar financiële zelfredzaamheid in de lijn.
8. Empowerment: van kennistraining naar continue persoonlijke ontwikkeling.
9. Betrokkenheid bij strategie: van een tactische naar een strategische rol.
10. Gedragsprofiel per financiële omgeving: van intern financieel gericht gedrag naar extern organisatiegericht gedrag.
11. Omarmen van IT: van IT-leek naar IT-toepassingenexpert.
Het HPFF-raamwerk vormt geen dwingende lijst met voorschriften die in elke organisatie rücksichtslos moeten worden geïmplementeerd. Het gaat om het toepassen van de elf bewegingen in de specifieke organisatiesituatie. Afhankelijk van de branche, de geschiedenis van de organisatie en de bestaande prioriteiten kan de CFO afwegen welke beweging het meest belangrijk is. Ondanks dat de prioriteiten per context wisselend zijn, spelen de elf bewegingen uiteindelijk allemaal in elke organisatie.
28 best ideas
Uit ons onderzoek bleek dat er veel financiële functies en financials zijn die al bezig zijn de bewegingen vorm en inhoud te geven. Op basis van hun praktijkwerkzaamheden waren wij in staat voor alle elf bewegingen in totaal 28 best ideas te verzamelen. Een best idea is een idee dat niet noodzakelijkerwijs moet worden gekopieerd, maar dat u als professional aan het denken zet. Kan dit idee bij ons ook werken, al dan niet aangepast? Brengt dit idee mij wellicht op een nog beter idee? Enkele voorbeelden van best ideas zijn: houden van intern klantenonderzoek (meten van klanttevredenheid), invoeren van skillpool management (coachen en begeleiden van medewerkers), opzetten van een Finance Academy (leren van medewerkers faciliteren), inzetten van task forces (afdelingsoverstijgend problemen aanpakken), top impact-dossiers (prioriteren van onderwerpen in financiële functie) en doorvoeren van een selfservice voor managers met betrekking tot de informatievoorziening.
Uit ons onderzoek bleek ook dat dé financial niet bestaat in de HPFF. Sterker nog, er zijn vier duidelijke omgevingen in de HPFF:
1. een omgeving van corporate specialisten, gericht op oordeelsvorming en het voldoen aan wet- en regelgeving;
2. een omgeving met financiële dienstverleners, gericht op verwerken van operationele transacties;
3. een omgeving met informatie-experts, die gericht is op ontwikkelen van vaste methoden en regels en produceren van informatie;
4. een omgeving met vertrouwde adviseurs die de lead nemen in controlling en gericht zijn op oordeelsvorming en werken met informatie.
De omgevingen 1 en 2 vormen het fundament voor elke financiële functie. Een HPFF kan zich onderscheiden aan de randen van de financiële functie (omgevingen 3 en 4): bij de interne klanten als trusted finance lead en op het vlak van IT als efficiënte aanleveraar van data en analyses.
Wat is nieuw aan de HPFF?
Op het eerste gezicht zijn de bewegingen die leiden naar de HPFF niet per se nieuw. Sterker nog, vele ervan zijn al jaren aan de orde. Het verschil dat ons onderzoek maakt, is dat wij in staat waren om met veel input van vakgenoten een structuur voor de toekomstige financiële functie te ontwerpen die gebaseerd is op een solide fundament. Het is het fundament van de werkzaamheden van de financiële functie die altijd belangrijk zullen zijn (afkomstig uit het trendonderzoek), dat huidige en toekomstige ontwikkelingen bevat (uit het literatuuronderzoek) en een directe link heeft met de factoren van een HPO en daardoor expliciet het worden en blijven van een HPO ondersteunt. Het onderkent daarnaast dat er verschillende omgevingen in de financiële functie bestaan en het daarvoor specifieke gedragsprofielen heeft ontwikkeld. Het fundament zorgt er verder voor dat financiële professionals zich niet alleen vaktechnisch maar ook gedragsmatig kunnen ontwikkelen en het geeft de elf bewegingen een inhoud door best ideas daarvoor te beschrijven waarmee ze ook kunnen worden gerealiseerd. Als laatste leidt het tot het uitvoeren van meer activiteiten die een hogere kwaliteit hebben. Dat tegen lagere kosten.
Lees ook
Naar een vloeiend lopende financiële functie (welke CFO wil dat nu niet?)
Hoe hoogpresterend zijn financiële functies?
