Over blockchain en robotic accounting wordt veel gezegd en geschreven. Vooral over de voordelen. Maar concreet wordt het zelden. Wat hebben deze nieuwe technieken financials van Nederlandse bedrijven en organisaties tot nu toe gebracht? Een tour d’horizon.
Meer efficiency en dus minder routinematig werk. Op ieder gewenst moment inzicht in de financiële ratio’s en andere KPI’s. Betere onderbouwing van strategische beslissingen. De meerwaarde van nieuwe technologieën als blockchain en robotic accounting voor de financiële functie lijkt groot. Maar spraakmakende voorbeelden zijn dun gezaaid.
Robotic accounting op zich niet nieuw
Robotic accounting is op zich niet nieuw. Het inscannen van facturen, automatisch boeken van bankafschriften en elektronische kredietrapportage is bijvoorbeeld al een aantal jaren gemeengoed. Maar robotic accounting 2.0, de combinatie met andere nieuwe technologieën zoals machine learning, het vermogen zelflerend te zijn, data-analytics en kunstmatige intelligentie, waardoor bijvoorbeeld vooruitkijken mogelijk wordt en er tijdig kan worden bijgestuurd, komt nog weinig voor.
Ook slimme blockchaintoepassingen zijn schaars. Al is dat op zich misschien ook weer niet zo opzienbarend. Onguard, een specialist in software op het gebied van creditmanagement, meldde onlangs nog dat 51 procent van de CFO’s blockchain als een hype bestempelt die wel weer overwaait.
Op zoek naar concrete voorbeelden
Alle reden op zoek te gaan naar concrete voorbeelden. Executive Finance legde het oor te luister bij hoogleraren, consultants, blockchainspecialisten en andere digitale experts op onder meer het gebied van Robotic Proces Automation (RPA): software die bedrijven in staat stelt hun processen verder te digitaliseren. Hierbij de oogst.
Ontwikkelingen rondom robotic accounting niet uitgekristalliseerd
“Wij zijn vooral bezig met de robotisering van eenvoudige administratieve processen in ERP- en andere vakapplicaties met behulp van RPA. Hierbij valt te denken aan taken met een repetitief karakter zoals het verzamelen en consolideren van informatie. Combinaties met kunstmatige intelligentie en machine learning: dat is echt de next step.” Martin van Esschoten, manager New business bij Coforce, een Nederlandse specialist op het gebied van RPA, laat er geen misverstand over bestaan: de ontwikkelingen rondom robotic accounting 2.0 zijn nog niet uitgekristalliseerd. Ontwikkelaars en leveranciers van boekhoudsoftware houden zich vooral bezig met het optimaliseren van standaardapplicaties. Robotic accounting nieuwe stijl lijkt vooralsnog het pejoratief voor grote bedrijven en organisaties. En zelfs daar staan veel toepassingen nog in de kinderschoenen.
Efficiencywinst vooral in verloning en facturatie
Ook bij uitzendorganisatie Randstad gaat het minder snel dan waarop werd gehoopt. “Dit is vooralsnog niet de silver bullit gebleken. De grote belofte dat je zo twintig tot dertig man uit je backoffice kunt halen, is niet uitgekomen,” zegt René van der Meijden, hoofd Global SSC Development bij Randstad. “We boeken vooruitgang, maar het vraagt tijd.” Efficiencywinst hoopt Randstad vooral te behalen bij de verloning en facturatie, zeg maar het hart van de backoffice. Het begin is er. Zo heeft het bedrijf bijvoorbeeld een cashapplicatie ontwikkeld voor het automatisch invoeren van self billing invoices. De onderneming krijgt van de opdrachtgever door hoeveel uren een uitzendkracht in een bepaald periode heeft gewerkt, de uitzendkracht ontvangt daarvan automatisch bericht en krijgt uitbetaald. Hierbij werkten Randstad-medewerkers eerst met twee systemen, waarbij ze telkens moesten switchen tussen schermen. Dat gebeurt nu automatisch. Daarnaast heeft de uitzendorganisatie een applicatie voor het afhandelen van voorschotten.
Robotics gebruikt om te centraliseren
Chipmachinebouwer ASML heeft robotics de afgelopen jaren onder meer gebruikt om te centraliseren. Het gaat daarbij onder meer om de wereldwijde processen op het gebied van betalingen aan leveranciers en andere crediteuren. Facturen worden gescand en geladen in het grootboek. Na three way matching, waarbij de gegevens op de factuur worden gecontroleerd aan de hand van onder meer de inkooporder en de goederenontvangst, vindt vervolgens betaling plaats.
Met slechts zeven vaste krachten en een aantal flexwerkers kan ASML zo maar liefst zo’n 400.000 tot 450.000 facturen per jaar verwerken.
Betere doorlooptijden of betere inkoopcondities
Het hightechbedrijf uit Veldhoven kijkt nu wat robotics nog meer voor de onderneming kan betekenen. Bijvoorbeeld op het gebied van afspraken met prefered suppliers over volumekorting. Bestelt iemand bij een andere leverancier, dan moet hij nog voor de aankoop is verricht automatisch een mail krijgen om te checken of dat inderdaad de bedoeling is. Alle informatie met betrekking tot aankopen komt in Veldhoven op een centraal punt bij elkaar. Businesscontrollers kunnen die gegevens dan gebruiken om betere doorlooptijden te realiseren of betere inkoopcondities af te sluiten.
Software voor beoordelen ouderdomspensioenen
PGGM is eveneens al redelijk into robotics. De pensioenuitvoerder gebruikt deze software al een tijdje voor het beoordelen van aanvragen van ouderdomspensioenen. Zo’n 70 procent van dit werk is inmiddels geautomatiseerd. Ook in de publieke sector doet de nieuwe digitale techniek haar intrede. BghU, een samenwerkingsverband van een aantal gemeentes in de provincie Utrecht en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden, zet RPA onder meer in voor het verrijken van de eigen basisadministratie met behulp van gegevens van de Kamer van Koophandel. Deze data zijn nodig om inloggen op het digitaal loket van BghU mogelijk te maken. Het overhevelen van gegevens van de KvK is tijdrovend en foutgevoelig. Alleen uitzonderingen worden nog met mensenogen gecontroleerd, de rest doet het systeem.
Techniek voor het financieren van facturen
Blockchain lijkt iets beter geworteld. Zo experimenteerde bijvoorbeeld het Havenbedrijf Rotterdam al in 2017 met deze techniek voor het financieren van facturen, het zogenaamde reverse-factoring. Het Havenbedrijf deed dit in samenwerking met onder andere ABN Amro, de TU Delft en Transfollow, een initiatief van onder meer Transport en Logistiek Nederland dat zich richt op de nieuwe standaard voor de digitale vrachtbrief. Dat werkt als volgt: stel, een logistieke dienstverlener heeft bepaalde goederen afgeleverd, dan wordt dit direct zichtbaar op een openbaar platform, een soort Marktplaats. Banken en andere financiers kunnen daarop inhaken en die factuur voorfinancieren. Gevolg: het logistieke bedrijf krijgt zijn factuur eerder betaald. Voor die factoring moet dan wel een bepaald percentage van het factuurbedrag worden afgedragen.
Veldlaboratorium voor blockchain
Het Havenbedrijf kijkt ook naar de financiering van de totale supply chain. BlockLab, een door het Havenbedrijf en de gemeente Rotterdam opgerichte veldlaboratorium voor blockchain, is hiertoe samen met het Havenbedrijf en ABN Amro een pilot begonnen met een elektronicaleverancier uit het Verre Oosten. Daarbij wordt de route die de producten afleggen vanaf de fabriek compleet gevolgd. “Je moet dan denken aan het inklaren van de elektronica, maar ook aan de conditie. We meten zelfs de luchtvochtigheid,” vertelt Aljosja Beije, mede-oprichter van BlockLab. “Potentiële financiers kunnen dan voortdurend zien waar de goederen zich bevinden en hoe de vlag erbij hangt. Dat was altijd nogal onduidelijk.”
Veilig en transparant stemmen tijdens aandeelhoudersvergaderingen
Een ander in het oog springend blockchaininitiatief waar CFO’s mogelijk binnenkort mee te maken krijgen is dat van KAS Bank. Deze beursgenoteerde onderneming, actief op het gebied van effectentransacties en het bewaren van effecten, ontwikkelde Voteroom, een op blockchaintechnologie gefundeerd platform met een app waarmee beleggers tijdens aandeelhoudersvergaderingen veilig en transparant kunnen stemmen. Zo maakt KAS Bank een complex proces efficiënter en transparanter. Dit voorjaar is Voteroom voor het eerst in de praktijk getest. Het volgende doel is om in september een volledige aandeelhoudersvergadering te houden waarbij stemmen met de app mogelijk is. Volgens de bank hebben meerdere beursgenoteerde ondernemingen interesse.
“Wij willen iets doen met blockchain”
Ook gemeenten experimenteren al volop met blockchain, soms in de spotlights, meestal daarbuiten. Daar weten ze bij PwC alles van. “Wij willen iets doen met blockchain. Willen jullie eens kijken waar we die techniek zouden kunnen toepassen?” Met die algemene vraag klopte de gemeente Groningen een tijdje geleden aan bij het accountants- en adviesbedrijf.
De uitkomst was zeer concreet. Het toekennen van subsidies en beheren van budgetten door gemeenteafdelingen bleken interessante proeftuinen. “Traditioneel vindt de verdeling en besteding van budgetten bij gemeenten plaats op basis van vertrouwen of verklaringen achteraf,” zegt Einte van der Wal, blockchainexpert bij PwC Nederland. “Dat kan tot vragen of zelfs wantrouwen leiden tussen afdelingen over of het geld wel is besteed aan de juiste vooraf overeengekomen doelstellingen.”
Verdelen en monitoren van budgetten
PwC bedacht op basis van blockchain een computersimulatie. Daarin staat het verdelen en monitoren van budgetten, gekoppeld aan afdelingen en doelstellingen, centraal. Het geld wordt vooraf gemarkeerd. Zo wordt gedurende de rit zichtbaar of het budget misschien wordt overschreden, wat waaraan is besteed en wat niet is besteed.
De toepassing maakt het mogelijk om al na drie maanden goed te voorspellen of afdelingen over hun budget dreigen te gaan of juist eronder blijven. Mogelijk gaat Groningen de techniek daadwerkelijk gebruiken, als een soort vinger aan de pols, parallel aan de begrotingscyclus. Volgens Van der Wal kan blockchain in principe worden gebruikt bij alle vormen van budgetbeheer, ook bijvoorbeeld bij de toekenning van subsidies en schuldhulpverlening. “Het is niet louter een proefballon. Verscheidene partijen hebben belangstelling.”
Na deze rondgang, is het beeld dat vooral RPA en blockchain met een opmars bezig zijn, maar machine learning en kunstmatige intelligentie nog een brug te ver zijn. Alhoewel daar, met voorzichtige stappen, ook wel lonkend naar wordt gekeken. Vooralsnog moeten we het doen met spaarzame voorbeelden.
Dit artikel is eerder verschenen in het magazine van Executive Finance.
Lees ook
CFO Marcel Smits van Cargill: Kunstmatige intelligentie versnelt onze groei
Gebrek aan technische kennis grootste struikelblok implementatie blockchain
