De Universiteit van Leiden streed in 2018 met zijn Financial Shared Service Center (FSSC) mee om de titel Best Finance Team of the Year. De financiële afdeling van de onderwijsinstelling voerde de afgelopen jaren een forse verandering door; van een papieren administratie naar een flitsend snelle en effectieve digitale variant. Het model dat werd geboren is nu een blauwdruk voor processen in de hele organisatie.
De Universiteit van Leiden is als vooraanstaand wetenschappelijk opleidingsinstituut aan zijn stand verplicht om te innoveren en voorop te lopen. Het is daarom ook dat het Finance Team van de ‘uni’ al in 2009 aan de slag ging met het Financial Shared Service Center (FSSC). Uit kasten vol met folders die op hun beurt weer vol zaten met ontelbare papieren formulieren ontstond een financieel digitaal bolwerk dat aan de ene kant volledig in dienst staat van het versterken van het onderwijs en onderzoek en aan de andere kant de gehele organisatie bij de hand neemt op weg naar een toekomst vol digitalisatie en nieuwe technieken.
Beginnen met professionaliseren, automatiseren en het fast close-principe
Rob van den Wijngaard, Hoofd FSSC: “In 2009 is het FSSC opgericht met het doel om de kwaliteit van de dienstverlening op het gebied van financiële administratie te verbeteren en continuïteit te waarborgen. Eerst is de basis gelegd om de financiële functie te professionaliseren, automatiseren en daarna te gaan werken volgens het fast close-principe. In deze initiële verandering was het voornaamste streven om een concept op te zetten waarbij afstand genomen kon worden van de papieren administratie en men ging bewegen naar een gestructureerde en geharmoniseerde digitale manier van werken.”
We have a strategic plan, it’s called doing things
Het FSSC kreeg een duidelijk doel mee en daarnaar is vervolgens gehandeld. “Onder het motto ‘We have a strategic plan, it’s called doing things’ (Herb Kelleher) wordt projectmatig gewerkt aan het bieden van excellente ondersteuning om het primaire doel van de Universiteit, namelijk wetenschap en onderwijs, te versterken. Inspelend op de huidige trends en ontwikkelingen streeft het FSSC er naar om haar diensten en ondersteuning naast de vaste werkplek ook anyplace, anywhere, anytime beschikbaar te maken. Daar waar mogelijk probeert de bedrijfsvoering de regeldruk te verminderen, maar tegelijkertijd is het FSSC volop bezig met de inbedding van de aangescherpte wet- en regelgeving. Door het inzetten van nieuwe technieken zoals slimme workflow-intelligentie, robotics en data-analyse, wordt ernaar gestreefd om processen vanuit eindgebruikersperspectief beter te monitoren en efficiënter te maken met als doel dat de medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve zaken en zich kunnen richten op zaken die er echt toe doen.”
De blauwdruk: Het “Leids” klaverbladmodel als leidraad voor projecten
Het financiële team gaf een “Leidse” draai aan het klaverbladmodel, waarbij het gedachtegoed van een multidisciplinair veranderproces centraal staat. “Dit project – en alle andere projecten die hierna volgden – zijn gebaseerd op dat model. Hierbinnen is er aandacht voor mens & cultuur, processen, management & organisatie en informatietechnologie. Het FSSC gelooft er in dat er een brede focus bewaakt moet blijven en er draagvlak wordt gecreëerd binnen de organisatie wanneer alle bladen van het klaverbladmodel aan de orde komen. Binnen het ‘Leidse’ klaverbladmodel, wordt nog eens extra aandacht besteed aan de mens en cultuur. Er moet niet alleen aandacht worden besteed aan de technische aspecten van projecten, maar ook gekeken naar de kwaliteiten en behoeften van de medewerkers.”
Financial werkt vanuit vier pijlers
Van den Wijngaard speelt als spil in de financiële organisatie van de Universiteit Leiden een belangrijke rol in het financiële transformatieproces dat de universiteit de afgelopen jaren aan het doormaken is. Hij hanteert daarbij vier pijlers, zo legt hij uit: “Als eerste is het de transformatie die de organisatie an sich ondergaat. Dan is er de ICT als belangrijke driver. Ten derde gaat het om de processen, daarin zien we dat die enorm aan het kantelen zijn naar end-to-end gerichte processen. Last but not least, de mensenkant. En laat dat nou net veruit het moeilijkste zijn van het hele verandertraject. Mensen moeten het veranderen maar ondergaan, of ze willen of niet. Wij hebben eigenlijk al een flink aantal jaren geleden het verandertraject in gang gezet. Dit betekent dat onze mensen al een enorme transformatie hebben doorgemaakt in het anders werken, anders denken, anders doen. En dat kun je als vanzelfsprekend zien, maar dat vind ik niet.”
Gestart met Finance Academy
Deze cultuuromslag kwam ook niet vanzelf bij de Universiteit Leiden. Zo werd er flink ingezet op scholing. “We zijn gestart met een Finance Academy. Mensen krijgen eens per maand een workshop waar een bepaalde competentie bij past. Die competentie is er een die wat ons betreft hoort bij het toekomstgericht werken. We organiseren verder out of the box sessies, waarbij we mensen in een klimaat zetten waarbij ze zich veilig voelen en niet bang hoeven te zijn dat ze iets zeggen dat als raar over kan komen. We geloven heilig in hun waardevolle input en vinden dat ze juist van waarde zijn in de onvoorwaardelijke motivatie die we hier hebben. Dat hele proces heet Continuous Improvement. Met CI betrekken we de menskant enorm. En dan zie je dus ook dat mensen daar energie van krijgen en van toegevoegde waarde willen zijn.”
De toekomst: inzetten op 2020-skills
“Als je kijkt welke skills en vaardigheden we op het netvlies hebben om 2020-proof te zijn, dan zetten we in op vaardigheden als analytisch vermogen hebben, zware affiniteit met IT waarbij data-geletterdheid erg belangrijk is. Dus we hebben hier als een van de eerste Shared Service Centers (SSC) ook een dedicated data-analyseteam zitten, met mensen die echt data-geletterd zijn. Deze businessanalisten snappen welke problemen er in de business zijn en vertalen die naar hele intelligente oplossingen. We hebben hier mensen zitten die communicatie tot een echt vak hebben omgetoverd. We maken bijvoorbeeld hele snelle nieuwsbrieven, we gaan de business in om te trainen, we maken filmpjes. Dat soort dingen.”
Steeds meer hulpvragen van grote bedrijven
Van den Wijngaard is content met de voortgang van het CI-project. “We zijn ver gekomen. Dat blijkt onder meer uit het feit dat het aantal hulpvragen vanuit onderwijsinstellingen en grote commerciële bedrijven dat op ons bordje terechtkomt, groeit. We geven veel advies aan grote organisaties over de financiële functie en de veranderprocessen die er plaatsvinden. Elke stap die wij hebben gezet, hebben we ook gekoppeld aan hoe we de menskant er bij betrokken kan worden en welke gevolgen deze stappen kunnen hebben voor de mensen. En dat zijn niet alleen de leuke verhalen, want we moeten ook realiteitszin hebben. De realiteitszin leert ons onder andere dat de financiële functie enorm aan het veranderen is en dat dit voor veel mensen bedreigend kan zijn. De klassieke data entry-activiteiten, met alle respect, die zijn in heel rap tempo aan het verdwijnen.” Echter hebben de medewerkers van het FSSC hier op een proactieve manier op ingespeeld en dit omgezet in een onvoorwaardelijke motivatie om verantwoordelijkheid te voelen om een financial van de toekomst te worden. De FSSC-medewerker is 2020-proof.
In het kort…
Activiteit bedrijf: Onderzoek en Onderwijs
Jaaromzet: circa 500 miljoen euro per jaar
Aantal medewerkers finance team: 33,5 fte
Doelstelling project: het continue verbeteren van de financiële dienstverlening aan het primair proces
-Opzetten van Financial Shared Service Center
-Diensten en ondersteuning anyplace, anywhere, anytime beschikbaar maken
-Extra aandacht voor Mens & Cultuur in ‘Leids’ Klaverbladmodel
-Gebruikmaken van ContinuousImprovement (CI)
-Medewerkers zijn 2020-proof
