Waar ligt de toekomst van finance? In digitalisering. Onmiskenbaar. De eerste tekenen van de veranderingen zijn al duidelijk zichtbaar.
Waar liggen die digitale veranderingen dan precies in de financiële functie? Daar deed Executive Finance onderzoek naar onder finance professionals. Daaruit blijkt dat verregaande automatisering van de administratie één van de meest voorkomende technologische ontwikkelingen op de werkvloer is. 39,5 procent van de ondervraagden zei hiermee geconfronteerd te worden op hun werk. Andere veelvoorkomende technologische ontwikkelingen zijn informatiebeveiliging (41,4 procent), big data (34,1 procent) en e-facturatie (32,2 procent). Nog maar weinig financials krijgen op hun werk te maken met e-procurement (4,1 procent), Internet of Things (4,5 procent), Enterprise Performance Management (5,5 procent) en Blockchain (8,2 procent). Verrassend: één financial zei te maken te hebben met zelfrijdende auto’s op zijn werk.
Door ons ondervraagde financials (97 procent) zien digitalisering vooral als een kans, in plaats van als een bedreiging. “Minder tijd kwijt aan verzamelen van informatie en meer tijd beschikbaar voor analyse. Informatie is sneller en betrouwbaarder beschikbaar,” luidt het antwoord van één van hen op de vraag of digitalisering een kans of een bedreiging is. “Digitalisering helpt om als CFO de business nog meer te ondersteunen,” luidt een andere positieve reactie. Toch is er nog een klein deel dat digitalisering dus wel als bedreiging aanschouwt (3 procent). Vooral de gedachte dat automatisering veel werk zal doen verdwijnen blijkt aanwezig bij deze financials.
Toekomstvisie op beroep Financieel Professional
Een ander aanknopingspunt is de ‘Toekomstvisie op het beroep van de Financieel Professional’ van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Het model in de visie biedt handvatten en helpt bij het vaststellen van de eisen waaraan een finance professional binnen een organisatie moet voldoen. Het model moet tevens hulp bieden bij het identificeren van de risico’s die hij loopt bij het uitvoeren van zijn functie, het ontwikkelen van opleidingscurricula en permanente educatie. Dit alles om ervoor te zorgen dat hij voorop blijft lopen in zijn vak, en daarmee bijdraagt aan een (financieel) gezonde toekomst van de organisatie waarin hij werkzaam is.
Niveau, perspectieven, kennisgebieden en rollen
Het model voor de finance professional bestaat uit:
1. Het niveau waarop de financieel professional werkt.
2. De perspectieven van waaruit de financieel professional zijn rol vervult.
3. De kennisgebieden waarop de financieel professional zich focust én de mate waarin hij gericht is op waardecreatie dan wel waardebehoud.
4. De rollen die de financieel professional kan vervullen.
Met welke technologieën krijgt de finance prof te maken?
Het technologielandschap waar de financieel professional mee te maken heeft, en mee te maken zal krijgen, verandert volgens de opstellers van het model snel. In het onderstaande drie horizon model van McKinsey is in de toekomstvisie aangegeven met welke technologie de financieel professional in de toekomst vertrouwd moet raken. In horizon 1 is aangegeven waar de financieel professional nu mee te maken heeft. In horizon 2 staan de technologische ontwikkelingen die er binnen nu en 5 jaar aankomen. Horizon 3 betreft het landschap dat nog in een zeer premature fase zit.
Andere competenties van de financial van de toekomst
Alle veranderingen op kortere of op langere termijn vereisen volgens professor Frank Verbeeten MBA andere competenties van de financial van de toekomst. Zij moeten met name kunnen samenwerken met anderen en teams inspireren. Daarnaast moeten zij technologie en het analyseren van data kunnen managen. Als laatste zijn competenties zoals het zijn van een businesspartner en het laten zien van professionele waarden en ethisch gedrag belangrijk. Het meten en rapporteren van de performance zijn veel minder belangrijk. Verbeeten: “Technologie heeft een grote invloed op de finance professional. Enerzijds gaat het om het bewaken van de levensvatbaarheid van de organisatie, anderzijds het vergroten van de efficiëntie en effectiviteit van de financiële functie. Robotisering en data analytics worden wel al toegepast, kunstmatige intelligentie nog maar zeer beperkt. De verwachting is wel dat deze ontwikkeling verder doorzet.”
Nu al rekening houden met ontwikkelingen finance functie
“Aanpassingen in het werkveld van de financiële functie zijn niet van het ene op het andere jaar te realiseren”, stelt Frans Roozen, hoogleraar verbonden aan de EMFC/Controllersopleiding van de Vrije Universiteit in Amsterdam. “Organisaties zullen in hun visie voor de financiële functie dan ook nu al rekening moeten houden met wat er op korte en op wat langere termijn aan ontwikkelingen op de organisatie afkomen. In dat verband kunnen drie stadia van technologische ontwikkeling onderscheiden worden met ieder eigen consequenties voor het werkveld van de financiële functie.” Zie daarvoor onderstaande figuur.
Transparant, veilig en een zichzelf verifiërend accountingssysteem
Voor wat betreft de financiële functie zijn wij volgens Roozen nog niet veel verder dan het stadium van het nadenken over de wijze waarop voor accounting gebruik zou kunnen worden gemaakt van blockchain. Het meest uitgewerkte voorbeeld daarvan is te vinden in Dai en Vasarhelyi (2017). Zij schetsen zowel het concept als de globale uitwerking naar systemen van wat zij een blockchain based triple entry accountingsysteem noemen. Triple entry accounting behelst in dit geval de combinatie van dubbel boekhouden en cryptografie. Door de transacties tussen partijen niet alleen in de gegevensbestanden van ieder van de betrokken partijen vast te leggen (lees: in ERP-systemen) maar ook en wel cryptografisch versleuteld en voorzien van een tijdstempel in een gedistribueerd gegevensbestand (lees: blockchain) ontstaat een transparant, veilig en een zichzelf verifiërend accountingsysteem dat het delen van betrouwbare data faciliteert en een continue verslaglegging naar belanghebbenden mogelijk maakt (Dai en Vasarhelyi, 2017).
Een dergelijk op blockchain gebaseerd triple entry-accountingsysteem belooft realtime, verifieerbare en transparante financiële informatie te verschaffen die:
● Op meerdere aggregatieniveaus te benaderen is.
● Waarvan de toegang tot de verschillende niveaus van informatie geregeld wordt via
autorisatie op grond van rol en behoefte van de vrager naar informatie.
● De bedrijfsstandaard voor de realtime rapportage van jaarrekeningen wordt.
Impact van blockchain is radicaal
“Als de voortekenen ons niet bedriegen zal de impact van blockchain radicaal zijn”, vervolgt Roozen. “Juist daarom moet nu al vanuit een visie op wat de onderliggende principes van blockchain gaan betekenen voor het financiële werkveld, worden nagedacht over de consequenties daarvan voor de inrichting en organisatie van de financiële functie. Of blockchain dan wel een vergelijkbare ontwikkeling binnen drie tot vijf of ‘pas’ over tien jaar mainstream is in de besturing van bedrijven, is niet te voorspellen. Niet nu al nadenken over de consequenties daarvan voor het financiële werkveld zal vanwege de radicale transformatie die dit vraagt onherroepelijk tot gevolg hebben dat de financiële functie achter de feiten aan gaat lopen.”
Taalgerichte robot helpt bij automatisering handmatige werkzaamheden
Naast blockchain, is er ook een grote rol in de finance functie weggelegd voor robotisering. Een taakgerichte robot helpt mensen bij het automatiseren van handmatige werkzaamheden. Dit type “finance robot” werkt op basis van een aantal bedrijfsregels om opeenvolgende taken uit te voeren zoals het ophalen van data uit één systeem, het aanpassen van de data en vervolgens de aangepaste data naar een ander systeem te verplaatsen. Door gebruik van algoritmen weet de robot op het juiste moment wat te doen met accountingsinformatie.
RPA zeer geschikt voor grote hoeveelheden informatie
Software voor robotic process automation (RPA) zorgt voor het automatiseren van de dagelijkse repeterende werkzaamheden. Wanneer deze werkzaamheden gestructureerd zijn en een bepaalde logica hebben (gebaseerd op bedrijfsregels), dan kunnen ze worden geautomatiseerd. Het grootste voordeel van RPA is dat robots repeterende taken sneller en nauwkeuriger uitvoeren dan mensen. RPA is zeer geschikt voor taken waarbij grote hoeveelheden informatie moeten worden aangepast zoals bankreconciliaties. Door gebruik te maken van ‘finance robots’ kunnen de menselijke finance-medewerkers zich richten op de afwijkingen die de robots gevonden hebben.
Ook purchase to pay-proces leent zich voor automatisering
Ook het purchase to pay-proces leent zich uitermate voor automatisering. Dankzij Optical Character Recognition-software kan de informatie op de gescande facturen worden herkend en omgezet naar data. Aansluitend wordt deze data elektronisch intern ter goedkeuring verstuurd naar de betreffende budgethouders, die vervolgens visueel controleren of de informatie matcht met de inkooporder. Bij goedkeuring boekt de crediteurenadministratie de facturen handmatig en stelt deze betaalbaar in het financiële systeem of ERP-pakket. Wie verder dan dat wil gaan, laat facturen automatisch matchen met de achterliggende inkooporders en eventueel ook met de ontvangsten of prestatieverklaringen. Dit heet respectievelijk 2-way en 3-way matching. Facturen waarvan het totaalbedrag overeenkomt met de inkooporder, worden direct betaalbaar gesteld terwijl afwijkende facturen nog door mensen worden behandeld.
Kunstmatige intelligentie bij Cargill
Wat kunstmatige intelligentie voor de finance functie gaat betekenen, kan CFO Marcel Smits van Cargill het beste vertellen. “Ik begin eerst met de conclusie dat artificial intelligence minder groot is dan menigeen denkt. Als simpel voorbeeld: Als je in je groep vier ERP-systemen hebt, kan het zijn dat een leverancier twaalf keer in je systeem voorkomt. Een AI-laag kan uitzoeken of het handig is de gegevens van die ene leverancier samen te bundelen en kan die vraag voorleggen aan een medewerker van ons. Het is zo een hulptool. Maar we gebruiken AI ook in het vooruitkijken voor de business, de kristallen bol. We zijn een samenwerking aangegaan met een bedrijf uit New Mexico dat ook big-data-analyses verzorgt voor de Amerikaanse krijgsmacht. Zij halen enorme hoeveelheden satellietdata naar binnen en die data houden we weer tegen onze data aan. Met de dwarsverbanden kunnen we bijvoorbeeld vragen over oogsten beantwoorden. Maar ook: is het handig om op een bepaalde plaats een silo in het netwerk van boeren te hangen? Of kunnen we het graan beter naar een andere silo brengen? Dat soort vragen, rechtstreeks gekoppeld aan de business, pakken onze datascientists op.”
Het doorlichten van debiteurenportefeuilles
Cargill verzorgt ook analyses van prospects. “Zijn we in de juiste klanten aan het investeren? Daar zijn we net mee begonnen, maar we weten dat een bank als JPMorgan dat ook al kan en doet. Met automatisering kunnen we debiteurenportefeuilles doorlichten. Op basis van kredietratings kunnen we vervolgens dynamische beprijzing toepassen. Buiten finance ligt het voorbeeld dat we onderwater met microfoons luisteren naar garnalen om hun behoefte aan voeding te bepalen. Maar we zetten ook gezichtsherkenning in bij koeien en experimenteren met blockchain. We kennen kortom een hele waslijst aan AI-initiatieven. Wij leveren eigenlijk het proofpoint. Vandaar ook dat vele bedrijven wereldwijd bij ons in de keuken willen kijken. We zijn in feite een data-analytisch bedrijf aan het worden en we zijn ook volop gecommitteerd aan die omslag.”
NextGen Finance bij KPN
Onder de naam NextGen Finance bouwt CFO Jan kees de Jager aan een nieuwe sturing bij KPN. “In telecom zijn kpi’s als average revenu per user, ARPU, en netto aantal nieuwe klanten, Net Adds, van oudsher leidend. Wij sturen nu ook op customer lifetime value. Als je weet dat klanten gemiddeld acht jaar bij ons blijven, kijk je met deze kpi dus acht jaar de toekomst in. Een andere kpi is de first time right van onze monteurs. Ook deze kpi zegt iets over toekomstige inkomsten. Immers, als we de foutmarge van monteurs weten te verlagen, levert dat niet alleen hogere waardering van klanten op, ze zullen ook langer klant blijven en we kunnen met minder monteurs toe, waardoor de kosten dalen.”
Af van stapels managementletters
De Jager wilde ook af van stapels managementletters. “Want daar praatten we vaak pas halverwege de volgende maand over. Het was letterlijk oud nieuws. Met grote beeldschermen in de boardroom beschikken we over veel actuelere cijfers. Maar wat eigenlijk nog belangrijker is, is dat de meerderheid van de informatie, zo’n zeventig procent, niet meer financieel van aard is, maar iets zegt over de kwaliteit van de processen of bijvoorbeeld over de ontwikkeling in de markten rondom KPN. We volgen bijvoorbeeld het sentiment op Twitter: wat wordt er over telecombedrijven gezegd? In een word cloud zien we de belangrijkste thema’s oplichten, wat informatie geeft over hoe KPN het doet ten opzichte van concurrenten.”
Waar staat Wolters Kluwer met digitalisering?
Angelique Rooijmans digitaliseert vanuit haar rol als Vice President Business Analysis & Control Wolters Kluwer. “Als eerste probeer ik een beeld te krijgen van waar we daadwerkelijk staan in de digitalisering. Hoe volwassen zijn we daarin en wat is onze ambitie? We bieden zelf producten zoals CCH Tagetik aan waarmee we efficiëntie in processen van de CFO-office bij klanten brengen. Kunnen we die ook niet zelf gebruiken? Dat gaan we in kleine stapjes doen voor het oprollen van budgetten, planningen en prognoses naar de corporate functie.”
Transitie naar digital finance niet van de ene op andere dag
Rooijmans begrijpt dat de verdere transitie naar een toekomstbestendige financiële afdeling niet van de één op de andere dag gedaan is. “Dat kost tijd, ook omdat je bestaande systemen en processen hebt. Je moet aanpassen als de mogelijkheid zich voordoet. Of wanneer je intern kunt demonstreren dat die digitalisering ons verder gaat helpen. Dan pakken we natuurlijk door. Een goed voorbeeld waar we snel meters hebben gemaakt, is met de interne uitrol van onze GDPR-oplossing. GDPR kwam zo dringend binnen, dat we meteen al draagvlak hadden om dat product te implementeren. Dat kan dan ook heel erg snel gaan. Het ondernemerschap wat ik zag bij die implementatie stemt me dan ook positief voor die grote scope. We zijn flexibel genoeg. We gaan bij digital finance komen, zij het in kleinere stapjes.”
Finance profs niet overbodig, ondanks technologie
Bouman Christien Brinkgreve, hoogleraar Sociale Wetenschappen, beschouwde tijdens de Dag van de Financial dat finance profs niet overbodig worden. Ondanks alle technologische ontwikkelingen. “Data lijken soms de nieuwe goden die over ons leven beslissen. Maar wíj beslissen wat we meten en hoe we dat interpreteren. Als je bijvoorbeeld de definitie van armoede verandert, veranderen ook de cijfers. En dus ook het beleid. Dat brengt ons vervolgens op de vraag wie de definitie vaststelt. En daar komt u om de hoek kijken. Het is niet zo dat data de werkelijkheid weergeeft, maar data schept ook een werkelijkheid. Data spreken dus niet voor zichzelf. Mensen beslissen. En daarachter zit een wereld van waarden. Wat wordt belangrijk gevonden?”
Lees ook
Blockchain: Moderne methode voor het beveiligen van transacties
CFO Marcel Smits van Cargill: Kunstmatige intelligentie versnelt onze groei
