• Executive Finance nieuwsbrief
  • Finance Academy
    • Collegereeks Controller als Business Partner
    • Business for Finance
    • Masterclass Fusies & Overnames
    • Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
    • Leergang Financieel Leiderschap
  • Permanente Educatie
  • Whitepapers
  • Abonneren
  • Magazine
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact

Executive Finance

Inspireert. In finance en management.


  • Home

  • Coronacrisis

  • Management

  • Finance

  • ICT

  • Controlling

  • Accounting

  • Compliance
  • Corporate
    growth

  • Risicomanagement

  • Fiscaal

  • Vacatures
Je bent hier: Home » Educatie » 10 maatregelen om het risico van fraude te bestrijden

10 maatregelen om het risico van fraude te bestrijden

22 april 2020 door Ron Kieft

Veel fraude wordt gepleegd in de financiële administratie. Hoe ontwikkelt u een systeem voor integriteitsbeheersing? Dat gaat over gedragsbevordering, preventie en detectie.

Fraude is een verzamelnaam voor allerlei strafbaar gestelde gedragingen, zoals oneerlijkheid, valsheid in geschrifte, diefstal, verduistering, oplichting, computerfraude of andere te kwader trouw verrichte handelingen. Fraude betreft het feit dat zaken anders worden voorgesteld dan ze in werkelijkheid zijn. Er wordt van fraude gesproken als er sprake is van een zekere mate van doelbewust handelen. Als er sprake is van een fout, een misverstand of onbewust handelen, wordt dit geen fraude genoemd. Door het frauderisico te beheersen wordt een stimulans gegeven aan het voorkomen van eventueel tekortschieten en wordt het streven tot excelleren gestimuleerd. Fraudebeheersing wordt daarom gelijkgesteld aan integriteitsbeheersing.

Elementen van integriteitsbeheersing

Een systeem van integriteitsbeheersing bestaat uit drie elementen: gedragsbevordering, preventie en detectie. Dit systeem dient te zijn ingebed in een omgeving waar het doel van de organisatie, de strategie waarmee dat doel bereikt dient te worden en de regelgeving die bij die strategie past, helder zijn en aan iedereen adequaat zijn gecommuniceerd. In feite kan die inbedding als onderdeel van de gedragsbevordering worden beschouwd.

integriteit ethiek

Het eerste element, gedragsbevordering, is voorwaardelijk voor het succes van de beide andere elementen, preventie en detectie.

Gedragsbevordering voorwaardelijk voor succes

Het eerste element, gedragsbevordering, is voorwaardelijk voor het succes van de beide andere elementen, preventie en detectie. De mate waarin het management van een organisatie blijk geeft dat ze het navolgen van gemaakte afspraken serieus neemt, en het voorbeeldgedrag dat daarbij hoort, is bijvoorbeeld uitermate bepalend voor het succes van de beheersingsomgeving. Als het management zelf afspraken niet nakomt, werkt dat in de hand dat anderen niet-nakomen als norm gaan zien. Ook is het dan moeilijk om handhaving door het management serieus te nemen.

10 voorbeelden van maatregelen

Voorbeelden van gedragsbevorderende maatregelen om het frauderisico te beperken zijn:

  1. Het vaststellen, vastleggen en aanvaarden van normen en waarden (gedragscode).
  2. Het hanteren van gedragsregels voor leveranciers.
  3. Een open cultuur bevorderen waarbij fraude bespreekbaar is.
  4. Het management geeft op alle niveaus een voorbeeldfunctie.
  5. Een zorgvuldig personeelsbeleid (begint bij aannemen van personeel).
  6. Toepassen van specifieke controlemaatregelen.
  7. Referenties nagaan en eventueel een screening laten verrichten.
  8. Hanteren van een duidelijk en scherp handhavings- en sanctiebeleid.
  9. Het houden en opvolgen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
  10. Interne meldingsplicht van fraude met sancties op het niet melden.

Preventie is een essentiële link in integriteitsbeheersing

Preventie is een essentiële link in integriteitsbeheersing en dient vooraf te gaan aan detectie. Preventieve maatregelen geven aan wat als ongewenst gedrag wordt beschouwd, waardoor ook gewenst gedrag wordt bevorderd.

De belangrijkste maatregelen van administratieve organisatie en interne controle zijn:

  1. Controletechnische functiescheidingen.
  2. Toewijzen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
  3. Autorisatie.
  4. Volgen van de geld-goederenbeweging.
  5. Fysieke waarborgen.

Bij het voorkomen van fraude spelen de interne beheersingsmaatregelen een belangrijke rol. 100 procent garantie tegen fraude is daarbij niet te geven. De menselijke factor staat immers centraal in het naleven van interne beheersingsmaatregelen, terwijl juist deze menselijke factor de grondslag vormt van de frauduleuze praktijken.

100 procent garantie tegen fraude is niet te geven

De menselijke factor staat immers centraal in het naleven van interne beheersingsmaatregelen, terwijl juist deze menselijke factor de grondslag vormt van de frauduleuze praktijken.

Detectieve maatregelen, tijdig signaleren

Detectieve maatregelen dienen om tijdig te signaleren of bepaalde bijstellingen in een proces noodzakelijk zijn, zonder dat de gebeurtenissen waarop wordt toegezien op zich worden voorkomen. Goede detectie beperkt zich niet tot zaken die fout of onjuist zijn, maar omvat ook het toezicht op het adequaat uitvoeren van het proces. Op die wijze stimuleert detectie de behoefte van medewerkers om verantwoording af te leggen. Detectieve maatregelen werken meestal ook afschrikkend en zijn daardoor bevorderlijk voor gewenst gedrag.

Voorbeelden van detectieve maatregelen zijn:

  • Screening bij personeelsaanname en -promotie.
  • Frauderisicosessies.
  • Monitoring red flags; waaronder transactiemonitoring met behulp van software die speciale analyses maakt en het analyseren van cijfers.
  • Klachtenmeldingssysteem.
  • Klokkenluiderfaciliteit.
  • Personeeltevredenheidsonderzoek.
  • Houden van exitgesprekken.
  • Functieroulatie en verplichte vervanging bij vakanties en ziekte.
  • Onafhankelijke controle.

4 fasen in bestrijding fraude

Forensic auditing is het vakgebied dat zich bezighoudt met fraudebestrijding, een specialisme binnen het vakgebied auditing. De bestrijding van fraude bestaat uit een viertal fasen:

  1. Inventarisatiefase

In de inventarisatiefase wordt bepaald met welke soorten fraude de organisatie te maken kan krijgen. In de vorm van een op fraude gerichte risicoanalyse kunnen de risicovolle processen, systemen en functies in kaart worden gebracht. Voor de inventarisatie kan van bestaande gevallen en branchespecifieke voorbeelden gebruik worden gemaakt. Kennis van de organisatie en bijbehorende fraude-indicatoren is in deze fase van belang.

  1. Preventiefase

In de preventiefase worden medewerkers opgeleid en getraind. Een hoger bewustzijn over fraudesignalen kan eraan bijdragen dat ‘het kwaad’ wordt voorkomen. Andere preventieve maatregelen zijn het screenen van mogelijk toekomstige medewerkers en het hanteren van een fraudeprotocol, waarbij de medewerkers een integriteitsverklaring moeten ondertekenen. Ook functiescheiding en toegangscontrole horen bij de preventiefase.

  1. Detectiefase

In de detectiefase wordt onderzocht of er sprake is van frauduleus handelen.

  1. Onderzoeksfase

In de onderzoeksfase wordt een indicatie gegeven voor een mogelijke fraude die nader moet worden onderzocht. Er wordt dan bijvoorbeeld gekeken naar het internet, de kas, naar nevenactiviteiten of naar het verloop van een aanbesteding.

Forensic auditing richt zich primair op de eerste drie beheersingsfasen van fraude. Het betreft hier vooral proces- en functiegericht onderzoek met aandacht voor gelegenheidsfactoren achter frauderisico’s. Daarnaast ligt de focus op de organisatiecultuur, -beleid en -strategie, leiderschap en soft controls, met daaraan gekoppelde risico’s van druk en rechtvaardiging. Interne medewerkers kunnen in deze drie beheersingsfasen een belangrijke signaal- of adviesfunctie vervullen, mits zij zich ervan bewust zijn wat specifieke fraudesignalen zijn en weten wat van hen wordt verwacht. In relatie tot forensic auditing wordt doorgaans vooral ook gedacht aan de vierde beheersingsfase, het onderzoek.

Met een fraudeonderzoek wordt tot in detail achterhaald welke fraude er is gepleegd en wie erbij betrokken waren. Veel fraude wordt gepleegd in de financiële administratie. Daarom bestaat een fraudeonderzoek vaak uit het doorspitten van alle onderdelen van de administratie. Denk aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de personeelsadministratie en het ICT-beheer. Na het achterhalen van de beschikbare informatie, wordt deze geanalyseerd en geïnterpreteerd. Dit resulteert in een onderzoeksverslag. Dit onderzoeksverslag kan in een arbeidsrechtelijke of civielrechtelijke procedure of aangifte bij een opsporingsinstantie worden gebruikt.

Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft in Hoofddorp.

Wilt u meer weten over fraude? Volg dan een van de cursussen over fraude op The Finance Academy.

Volg Executive Finance op LinkedIn!


Categorie: Educatie, Nieuws Tags: Fraude, fraudebeheersing, integriteit, PE, PE-punten, permante educatieDossier: Compliance/ Integriteit

« Vorige
Volgende »

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CAPTCHA
Refresh

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Maak kans op uw gratis exemplaar: The CFO in Pole Position

Speciaal voor onze nieuwsbriefabonnees worden 3 exemplaren weggegeven van het populaire managementboek: The CFO in Pole Position.

Tot en met 30 april 2021 kunt u via de Executive Finance nieuwsbrief aangeven of u geïnteresseerd bent in dit boek. Onze redactie zal uit de ingestuurde reacties 3 winnaars bepalen. Bent u geïnteresseerd in een gratis exemplaar maar nog geen nieuwsbriefabonnee? Schrijf u dan direct in.

Net als in de Formule-1, is het nemen van beslissingen cruciaal voor zakelijk succes en kan het verschil uitmaken tussen de geruite winnaarsvlag of de zandbak. Beslissingen worden in toenemende mate gemaakt op basis van data maar welke afdeling binnen een organisatie is het meest geschikt voor de transformatie naar een Decision Oriented Organisation?

Alles over Fraude

  • Coronacrisis bron voor fraude en bestuurdersaansprakelijkheid van CFO (16 apr)
  • Megafraudeur Bernard Madoff overleden in gevangenis (15 apr)
  • “CFO moet meer leren over fraude-oorzaken” (8 apr)
  • Beleggersclub wil opheldering van ABN AMRO over witwasonderzoek (23 mrt)
  • Nederlandse Palm Invest-fraudeur opgepakt in Spanje (20 jan)

Hét e-learning platform voor financieel professionals

Volg ons op social media
  • Twitter
  • LinkedIn

Best gelezen

  • “Financial moet zijn repertoire verbreden”
  • Column Ronald Bruins: How to respond to life in a crisis?
  • Coronacrisis bron voor fraude en bestuurdersaansprakelijkheid van CFO
  • Alex Dowdalls: “Data, kunstmatige intelligentie en digitaal zakendoen zijn de bepalende factoren”
  • Mike Hoogveld: “Finance moet verandering omarmen”

Topjobs

  • Entity Finance Manager
    Entity Finance Manager
    Japan Tobacco International
  • Controller (FT)
    Controller (FT)
    Hocras

Agenda

Collegereeks Controller als Business Partner
Start 10 mei 2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Business for Finance
Start 1 juni 2021 – Utrecht

Masterclass Fusies & Overnames
28 & 29 juni 2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
Start 8 september 2021 – Nyenrode, Breukelen

Nationale Controllersdag
7 oktober 2021 – De Rijtuigenloods, Amersfoort

Leergang Financieel Leiderschap
Start 16 november 2021 – Nyenrode, Breukelen

Vacatures

  • »
    Administrateur
  • »
    Entity Finance Manager
  • »
    Controller (FT)
  • »
    Financieel directeur
Meer partnernieuws »

Direct naar

  • Nieuws
  • Educatie
  • Nieuwsbrief
  • Magazine
  • Partner of Choice
  • Power BI cursus
  • Finance Academy

Kennis

  • Accounting
  • Compliance/ Integriteit
  • Consolidatie
  • Controlling
  • Corporate growth
  • Finance
  • Fiscaal
  • Management
  • Risicomanagement
  • Treasury

Executive Finance

  • Abonneren
  • Shop
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact
  • Algemene voorwaarden
  • Publicatievoorwaarden
  • Privacy en cookies

Categorieën

  • Nieuws
  • Inspiratie
  • Educatie
  • Branded content
  • Whitepapers