Voorkomen is beter dan genezen. Dat geldt ook voor betalingsachterstanden. Ongeacht omvang of bedrijfssector, betalingsachterstanden leveren veelal grote problemen op. Credit managers weten dat als geen ander. Ondanks hele onzekere tijden, zijn er toch adequate maatregelen genoeg die helpen de DSO te verlagen.
Uit de Nederlandse betalingsbarometer 2019 van Atradius blijkt dat meer dan driekwart van de bedrijven te maken heeft met uitblijvende betalingen. Bijna 44 procent van de ondernemers geeft aan dat achterstallige betalingen grote invloed hebben op bedrijfsresultaten. Maar het gaat verder. Structurele betalingsachterstanden schaden ook een bedrijfssector of zelfs de gehele economie. De meeste ondernemers zijn ervan overtuigd, dat betalingsachterstanden verder oplopen temidden van huidige onzekere tijden. Daarmee is het bedrijfsleven volledig overgeleverd aan het economische landschap. Dat geldt met name voor kleinere bedrijven. Met de voortdurende onzekerheid zal dat helaas niet snel veranderen.
Op weg naar een lagere DSO
Onzekerheid vraagt om creativiteit. De geschiedenis leert ons bovendien dat noodzaak de moeder is van alle uitvindingen. Daarom is het hoog tijd om uw facturatieprocessen weer eens onder de loep te nemen. Dit zijn vier tips die u op weg helpen naar een lagere DSO:
1. Heldere betalingsvoorwaarden op papier
Als betalingsvoorwaarden zwart op wit staan, is er geen ruimte voor twijfel. Het is zaak dat deze voorschriften ook heel duidelijk zijn voor zowel klanten als collega’s. En dat deze consequent worden toegepast. Ook al is bekend dat een betaling binnen 15 dagen binnenkomt, dan kan het nog geen kwaad om dat schriftelijk te bevestigen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
2. Zit bovenop uw facturatieproces
Hoe langer het duurt voordat je besluit te factureren, hoe groter de kans dat je langer op betalingen moet wachten. Probeer dus altijd zo snel mogelijk factureren. Ook al lijkt het extra werk om meerdere facturen uit te zetten, vermijd de zogeheten batchfacturatie. Hoe eerder u factureert, hoe eerder immers het betaalproces start. Zo krijgen klanten nauwelijks tijd om te vergeten dat ze u nog iets verschuldigd zijn. Dat voorkomt dus late betalingen en tegelijkertijd zorgt het voor een gestage inkomstenbron. Tools helpen bij het beheren van facturen in een platform. Daarmee zijn alle gegevens via één scherm beschikbaar. Het versturen van facturen is op die manier een automatisch proces. Bovendien heeft u inzicht in elk klantprofiel zodat u weet welke facturen bij wie openstaan en welk betalingsgedrag van toepassing is.
3. Handel direct bij te late betalingen
Urgentie is en blijft cruciaal. Hoe langer u wacht, hoe langer het duurt voordat de klant betaalt. Ook wanneer u erop vertrouwt dat het geld wel binnen gaat komen. Bij het verstrijken van de betalingstermijn, is het van belang direct contact op te nemen met de klant. Bij voorkeur op een manier die de klant prettig vindt; per e-mail, telefonisch of bijvoorbeeld via whatsapp.
4. Automatiseren en optimaliseren
Met de inzet van de juiste tools kun je betalingsprocessen versnellen. Zo zijn verouderde systemen doorgaans tijdrovend en frustrerend. Alle tijd die nodig is voor inefficiënte taken, kunt u beter besteden aan het voorkomen van late betalingen en het verlagen van uw DSO. Gespecialiseerde order-to-cash software bespaart daarbij veel tijd. Dit omdat het proces van facturatie tot betalen volledig automatisch gaat. Order-to-cash oplossingen zijn bovendien makkelijk te integreren in bestaande ERP-systemen. De juiste order-to-cash software biedt verder allerlei tools om klantrelaties te versterken zoals het op maat aanmaken van specifieke betalingsscenario’s.
Langetermijnvoordelen van een lagere DSO
Een lage DSO heeft uiteraard invloed op meer dan alleen uw liquiditeit. Zo is het ook prettig dat u mede hierdoor uw eigen leveranciers snel kunt betalen. Kortom, het is zeker mogelijk de DSO te verlagen wanneer u heldere betalingsvoorschriften hebt, batchfacturatie vermijdt, gebruikmaakt van geautomatiseerde order-to-cash processen en snel ingrijpt bij te late betalingen. Zo bevordert u ook nog eens de bedrijfscontinuïteit en tevredenheid van uw klanten en leveranciers.
Raymon van Viegen, CFO van Onguard
