De coronacrisis houdt de wereld al maanden in zijn greep. Naast de duizenden doden als gevolg van het virus, leven ook veel bedrijven tussen hoop en vrees of zij deze crisis overleven. Executive Finance sprak met vier financieel eindverantwoordelijken over wat zij ervaren van de crisis: Toine Arts, Ritchy Drost, Mark de Haas en Erik Koenraads.
“De impact is gigantisch bij ons”, reageerde financieel directeur Toine Arts van Nederrijn Schoonmaak resoluut toen we hem vroegen wat zijn bedrijf merkte van de crisis voor de versoepelingen. “We hebben heel veel klanten in de evenementenbranche en daarnaast maken we veel scholen, theaters, bioscopen, casino’s en dat soort gelegenheden schoon. Zij hebben allemaal hun deuren (deels) moeten sluiten.”
Lees ook: CFO Toine Arts: “De coronacrisis kan desastreuze gevolgen hebben”
Enorme focus
De crisis haalt het beste naar boven bij Ritchy Drost, CFO van VodafoneZiggo. “Ik denk dat je ziet dat wij meer en meer de bevestiging krijgen, zoals wij dat intern zelf noemen, what we do really matters. Zeker in deze tijden. Wij verbinden mensen en dat is belangrijker dan ooit tevoren.”
“Het zorgt bedrijfsmatig ook voor een enorme focus. Die focus brengt een heleboel mooie dingen met zich mee. We hadden onlangs met mijn volledige team, dan heb je het over een paar honderd mensen, een webinar. We spraken over wat er nou allemaal gebeurt en hoe het ons raakt als finance team. Daar zeiden we uiteindelijk ook: creativity comes with constraints. De hele situatie leidt tot creativiteit.”
Goed gevuld orderboek
Mark de Haas werkt voor Private Equity en is momenteel CFO en statutair directeur van een bedrijf dat handelt in kabels en deze tevens assembleert en produceert. Het bedrijf bevindt zich in een luxe positie. Wat betreft omzet heeft het weinig gemerkt van de coronacrisis. “In maart heeft alleen onze fabriek in Noord-Italië een ruime week stilgelegen. Dan heb je direct een kwart omzet minder in een maand tijd, maar het orderboek is goed gevuld en dus wordt er gecompenseerd.”
Medewerkers beschermen
Nadat het coronavirus Europa had bereikt werd halverwege februari bij Manutan Groep, waar Erik Koenraads financieel directeur is, een speciaal Europees projectteam aangesteld. “We hebben, mede ingegeven door de berichten vanuit onze vestiging in Milaan, een actieplan opgesteld waarbij de veiligheid van de medewerkers op nummer één staat”, legt Koenraads uit. “Het plan heeft als eerste doel te voorkomen dat het virus de medewerkers van Manutan bereikt. We zien het als onze taak om onze medewerkers optimaal te beschermen.”
De langste adem
VodafoneZiggo merkt de gevolgen van de crisis. Drost: “Ik krijg zakelijk en privé veel te horen: ‘jullie zitten goed’. Het is ontegenzeggelijk waar dat wij geen vliegtuigindustrie zijn, waar je zo maar een groot gedeelte van je omzet weg ziet vallen. Toch zal de crisis voor ons impact hebben. Dat moet je niet onderschatten. Ons bedrijfsmodel is echter veerkrachtig, net als onze medewerkers. Maar omdat we nog niet precies weten wat de impact de komende tijd zal zijn bereiden we ons vooralsnog voor op het hebben van de langste adem en bepalen we hoe we het beste vooruitgang en plezier met elke verbinding voor onze klanten kunnen blijven bieden.”
Lees ook: CFO Drost VodafoneZiggo: “De coronacrisis leert ons goed zeilen in slecht weer”
Executiemodus
Al vanaf begin van het jaar werd binnen VodafoneZiggo geanticipeerd op wat komen zou. Drost: “Het virus brak uit in China en je voelde dat het langzaam deze kant op zou komen. We zijn direct in de executiemodus gegaan toen het hier uitbrak. De rapportages naar de buitenwacht en onze aandeelhouders hebben we vanuit huis laten maken. Dat was een grote test, werken al onze systemen en wordt er kwaliteit geleverd?”
Alles blijkt te werken en de huidige manier van werken verandert voorlopig niet. “Het is altijd: prepare for the worst and hope for the best. Het is nu duidelijk the worst. Dit is een situatie waar niemand vrijwillig voor kiest zeker ook omdat het lang gaat duren. Het is niet iets wat over een paar weken zo maar klaar is, al is dat maar omdat de repairtime een tijd zal duren.”
Omzetterugval gecompenseerd
Manutan heeft de afgelopen periode te kampen gehad met een omzetterugval, maar deze is ten dele gecompenseerd. “De afzet van corona gerelateerde producten op het gebied van persoonlijke bescherming en hygiëne is toegenomen. Denk aan mondkapjes, handschoenen, veiligheidskleding, zeep en handdoekjes”, somt Koenraads op. “Daarnaast is er een opkomend marktsegment op het gebied van social distancing. We hebben onszelf de vraag gesteld hoe we daar op kunnen inspelen. Wat heb je nodig om dat op kantoor te realiseren? Wij kijken hoe je een kantoortuin kan herinrichten rekening houdend met het feit dat je afstand moet bewaren. Bijvoorbeeld door een vloerplaat onder je bureau die aangeeft dat een ander wellicht te dichtbij staat.”
Factuur naar nul reduceren
Als gevolg van de overheidsmaatregelen namen de werkzaamheden voor Nederrijn Schoonmaak af. Sommige klanten vroegen zich vervolgens af of de factuur niet naar nul gereduceerd kon worden. “Op zich een begrijpelijke vraag, maar er moet natuurlijk wel rekening gehouden worden met het feit dat wij vaste contracten met onze medewerkers hebben”, zegt Arts. “Het feit dat maar negentig procent van de loonkosten vergoed worden door middel van de NOW-regeling, dekt de lading natuurlijk lang niet. Als we de werkelijke kosten bepalen komen we nog een stuk lager uit dan die negentig procent. Het wordt nog een hele uitdaging om er op een acceptabele manier uit te komen.”
Goede buffer
Arts geeft te kennen dat zijn bedrijf de afgelopen jaren hard aan de weg heeft getimmerd om de solvabiliteit zo hoog mogelijk te krijgen. “An sich hebben we dus een hele goede buffer. We zullen de komende maanden dus niet direct in de problemen komen. Het is alleen wel zo dat als bij vijftig procent van onze klanten het werk stil komt te liggen, dat een grote impact heeft. Dat houd je geen half jaar vol.”
Klaar zijn voor wat komen gaat
De Haas kan niet voorspellen of de impact groter gaat worden, maar probeert zich wel zo goed mogelijk voor te bereiden. “Als CFO moet je altijd voorzichtig zijn en klaar zijn voor wat komen gaat, maar nu zien we toch wel een flinke storm op ons afkomen. Daar moet je je voor klaarmaken. Een goede tool hiervoor is na de kredietcrisis door de ECB veel gebruikt en dat is de zogenaamde ‘stresstest’. Wat als gedurende een bepaalde periode weinig of helemaal geen omzet meer binnenkomt, maar de vaste kosten doorlopen? Wat als er een aantal klanten het niet redden en de rekeningen niet betalen? Welke kosten kunnen we nog verlagen en onder welke verplichtingen kunnen we nog uit? Dat zijn belangrijke vragen om te stellen. De antwoorden daarop zijn voor alle bedrijven anders.”
Team in haar kracht zetten
Welke rol ziet Drost voor zichzelf als CFO tijdens deze crisis? “Die is denk ik meerledig. Iedereen in het managementteam heeft en houdt zijn functionele verantwoordelijkheid. Daarnaast realiseren wij ons meer en meer dat onze teams in hun kracht gezet moeten worden. Ik besteed veel tijd aan het snappen van de financiële impact van de crisis en het bijsturen daarvan. Want wij moeten ook heel veel maatregelen treffen en snappen wat daarvan de impact is. Maar ik denk dat ik vooral bezig ben om te zorgen dat de creativiteit die in het bedrijf zit, gebruikt wordt. Zodat we zevenduizend mensen niet harder later werken, maar nog meer als een team.”
Het werkt volgens Drost niet dat medewerkers daarbij directief worden aangestuurd. “Ik denk dat mensen duidelijkheid nodig hebben als het gaat over structuren rondom besluitvorming. Daarbinnen moet je niet directief aan lopen sturen. Ik denk dat dat een misvatting is. We hebben een managementteam van negen mensen. Zij kunnen veel, maar niet alles. We zijn in positieve zin afhankelijk van zevenduizend collega’s. De creativiteit die ontstaat in het bedrijf door de situatie sla je helemaal plat op het moment dat je militaristisch de tent aanstuurt. Dat is sowieso mijn stijl niet en helemaal niet in een situatie als deze. Ik denk echt dat je mensen vertrouwen moet geven.”
Lees ook: CFO De Haas: “Een ideaal moment om cashmanagement strak te trekken”
Autonomie valt weg
Koenraads ziet zichzelf meer als een leider die tijdens de coronacrisis de balans probeert aan te brengen. “Voor een deel gaat dat over ‘power’: Het doelgericht toewerken naar resultaten, het doorbreken van routines en het helder maken dat we het niet meer gaan doen zoals we het voorheen deden. Een deel van de autonomie van de medewerkers valt hierdoor weg. Iets wat zij normaal gesproken veel hebben.”
Directief leiderschap
“Directief leiderschap, wat geen autoritair leiderschap is, wordt gebruikt om zaken snel gedaan te krijgen. Met name tijdens deze crisisperiode. Het is prima als werknemers hun gedachtes hebben over bepaalde beslissingen, maar daar te lang bij stilstaan daar is nu niet het juiste moment en dat hebben we ook uitgelegd. We zitten in een crisissituatie en dus varen we een bepaalde koers. Ik vind het prima als we er nadien nog over spreken, maar de medewerkers moeten ook heel goed begrijpen dat we een bepaalde richting opgaan en er weinig tijd en ruimte is voor allerlei discussies.”
Het dak repareren voordat het gaat regenen
Voor bedrijven waar het water nog niet aan de lippen staat, is dit volgens De Haas de uitgelezen mogelijkheid om de corporate cashmanagement onder de loep te nemen. “Nu er echt wat aan de hand is, gaan mensen ook echt luisteren. Dat ik het niet alleen als finance-jongen roep richting de CEO en general management, maar de aandeelhouders hetzelfde zeggen. Het is een ideaal moment om de boel strak te trekken. Je wilt dat doen voordat je het echt nodig hebt. Het is het dak repareren voordat het gaat regenen.”
Overheidssteun is nooit verkeerd
De overheid biedt bedrijven die momenteel in zwaar weer verkeren financiële steun. Het is iets waar zij gebruik van moeten maken, vindt De Haas. “Overheidssteun is nooit verkeerd. Als je een omzetdaling verwacht moet je gebruikmaken van de mogelijkheid om uitstel te krijgen van je BTW en loonbelasting. Als je dat soort regelingen hebt, net als een subsidie, en je voldoet aan de voorwaarden, is het natuurlijk stom om het niet te doen. En zeker in deze situatie.”
Schoonmaak is mensenwerk
Arts vindt het lastig om aan te geven of er in de bedrijfsvoering richting de toekomst rekening gehouden kan worden met een crisis, al dan niet van deze omvang. “Schoonmaak is natuurlijk een arbeidsintensieve dienst. Je hebt te maken met schoonmakers. Mensen die voor je werken. Het zijn geen artikelen waarvan je bij wijze van spreken kan zeggen: je maakt de voorraad iets kleiner of juist groter voor het geval er iets gebeurt. Schoonmaak kan ook niet vanuit huis gebeuren, voor onze medewerkers is dat natuurlijk niet mogelijk. Zij reizen immers naar de plek waar schoongemaakt moet worden.”
“We maken ons wel zorgen over het aanpassen van de algemene leveringsvoorwaarden door deze coronacrisis die er nu speelt. We zien nu al dat de eerste aanpassingen op de mat vallen. Als een soortgelijk virus een volgende keer speelt zullen de gevolgen voor schoonmaakbedrijven nog veel groter zijn omdat opdrachtgevers dan direct een beroep kunnen doen op de algemene voorwaarden. In de huidig leveringsvoorwaarden is er nog geen rekening gehouden met de gevolgen van een virusuitbraak.”
Lees ook: Financieel directeur Koenraads: “We gaan er niet met de botte bijl doorheen”
Sturen op andere zintuigen
Drost heeft een dergelijke crisis als de coronacrisis nog nooit meegemaakt. “Dit is een crisis die om de as van de mens gaat en zich beweegt naar een economische crisis. De crises die we in het verleden hebben meegemaakt, dat waren andere type crises. Deze is nieuw voor iedereen en dus ook voor mij. Dat betekent dat alle houvast die je hebt ontwikkeld van waarde is, maar niet meer van enige waarde. Je moet ook gaan sturen op je andere zintuigen, in plaats van alleen maar vanuit de bak van kennis van de hard zakelijke kant.”
Nieuwe werkelijkheid
Kijkend naar de toekomst is voor Koenraads “de enige zekerheid, de onzekerheid”. “We zijn geconfronteerd met een nieuwe werkelijkheid. Daarin gaat het concept social distancing een hele belangrijke rol spelen. Dit in combinatie met veiligheid en gezondheid en daar spelen we op in.”
Rekening houden met mindere periode
Volgens De Haas is het met het oog op de toekomst eigenlijk altijd belangrijk dat bedrijven in hun bedrijfsvoering rekening houden met het feit dat er financieel een mindere periodes gaan volgen. “Je hebt een hoog- en een laagconjunctuur. Soms gaat het goed en soms gaat het slecht. Je kunt altijd pech hebben met een klant hebben die zijn rekeningen niet meer kan betalen. In z’n algemeenheid moet je altijd zorgen dat je reserves hebt om een mindere periode op te kunnen vangen. Maar wat je nu ziet is echt uniek voor onze generatie. Een scenario voor deze situatie bestaat niet. Niemand had dit kunnen voorspellen.”
