“Totdat een bedrijf echt in de problemen komt, is corporate cashmanagement vaak een ondergeschoven kindje”, constateert Mark de Haas als ervaren CFO, herstructureerder en spreker tijdens de masterclass Essenties van Finance. “Dat komt door onbekendheid met het onderwerp.”
“Dat terwijl cash toch echt een van de belangrijkste middelen is in een onderneming om strikt controle op te houden”, aldus De Haas. “Dat wordt er bij financiële opleidingen al vroeg ingepeperd.” Hij constateert dat veel managers cash en cashflow nogal globaal benaderen. “Zij kijken vaak naar het geconsolideerde banksaldo, maar weten niet exact waar het geld is en wanneer het voor welke reden nodig is. Dat is een serieus risico. Als je geen goede analyse van je kasstromen maakt, kun je niet zien waar het geld wordt verdiend, waar het zich ophoopt, maar ook niet waar geld als het ware weglekt. Met goed cashmanagement zorg je ervoor dat een probleem bij een bedrijfsonderdeel niet andere bedrijfsonderdelen infecteert.”
Een gebrek aan overzicht van kasstromen
De Haas was begin deze eeuw betrokken bij de totstandkoming van XBRL in Nederland. Maar hij stond als (interim-)CFO ook aan de wieg van menige herstructurering. Onder andere via de Transformatie & herstructureringsgroep van Boer & Croon. “Soms kom je in situaties waar het twee minuten voor twaalf is. Waar de bank de onderneming onder verscherpt toezicht heeft geplaatst en men zich afvraagt of wel moet worden doorgegaan met financieren. Dan verbaas je je er altijd weer over dat het ontbreekt aan overzichtelijk en gestructureerd cashmanagement. Herstel is dan alleen mogelijk als de basis wordt aangepakt. Dat betekent ten eerste een goede analyse van het bestaande cashlandschap. Hoeveel geld heeft het bedrijf eigenlijk? Wat zijn de financieringsverplichtingen en welke lijnen heeft men? Welke bankrekeningen en bankrelaties zijn er? In welke valuta’s wordt betaald?”
Cashflowoverzicht over de afgelopen periode
Ten tweede moet er een cashflowoverzicht over de afgelopen periode worden opgesteld. Uiteraard volgens de zogenoemde ‘directe methode’. Gevolgd door een forecast op weekbasis in hetzelfde model. De Haas: “Dit geeft inzicht in alle belangrijke kasstromen, de inkomsten en uitgaven zoals betalingen van inkoopfacturen. Maar ook in vaste uitgaven aan bijvoorbeeld personeel, huur en verzekeringen. Dit per operating company en per land. Het actieplan bevat vervolgens allerhande vereenvoudigingen. Denk aan het verminderen van het aantal bankrelaties of het clusteren van bepaalde kasstromen. Dan volgt uiteraard de verplichting aan de business om volgens dit model de wekelijkse standen te rapporteren en op de uitkomst te sturen.”
Cashmanagement om signalen op te pikken
Ook dit is verrassend eenvoudig, schetst De Haas. “Als er een miljoen binnenkomt, kun je als business niet twee miljoen uitgeven. Maar vaak zie je dat cashflow forecasts door de businessunits zelf nauwelijks worden bekeken. Als managers dit wel zouden doen, zouden ze zelf tot de conclusie komen dat zij in de uitgaven moeten snijden of andere afspraken moeten maken met klanten en leveranciers. Het kan ook zijn dat je als groep bereid bent een tekort tijdelijk te financieren. Maar te vaak worden cashtekorten doorgeschoven naar zusjes in de groep. Zo kan een cashprobleem zich langzaam verspreiden over de hele groep.”
Signalen van insolventie oppakken
Goed cashmanagement is van belang om vroege signalen van insolventie op te pikken. De Haas: “Die signalen zijn op groepsniveau niet altijd zichtbaar, omdat je soms (te) ver van de business af zit. Denk aan signalen als het significant laat betalen van leveranciers of personeel of niet voldoen aan belastingverplichtingen. Het leidt vaak tot verstoringen in de supply chain, waardoor leveringen niet op tijd of helemaal niet meer aankomen. Of het leidt tot boetes en dat maakt de situatie uiteindelijk alleen maar erger. Als je niet ter plaatse bent en geen goed cashmanagement hebt ingeregeld, ontvang je die signalen op corporate niveau veel te laat.”
Met standaardmodel onderken je waarde business niet
De Haas raadt bedrijven aan geen standaard cashmanagementmodel te implementeren, maar deze toe te spitsen op de situatie. “Je kunt namelijk met zo’n standaardmodel krijgen dat je de waarde van een bepaalde business te weinig onderkent. Kortom, there’s no one size fits all. Sluit daarom het cashmanagementmodel zoveel mogelijk op de business aan. Je moet een model hebben dat voor managers in de business intuïtief aanvoelt. Alle data die er instaan moeten relevant zijn. Niet te hoog over, maar ook niet te gedetailleerd. De beste cashmanagementmodellen hebben maximaal tussen de 10 en 20 datapunten. Vergeet vervolgens de visualisatie door middel van grafieken niet. En zorg voor een goed standaard wekelijks proces. Eén plaatje zegt niet veel. Maar meerdere plaatjes maken een film. Die film helpt het management in de business om een analyse te maken. En helpt de groep om waardevolle feedback te kunnen formuleren.”
Actuals erbij halen om kwaliteit van forecast te bepalen
Wie de kwaliteit van de cashflowforecast wil evalueren, moet de actuals opvragen. De Haas: “Als CFO vraag je de forecast voor de komende 8 tot 12 weken vooruit en de werkelijkheid over de afgelopen week. Over een langere periode krijg je dan een goed beeld van de kwaliteit van de forecast. Dat is een rijke bron voor het meten van de prestaties in de business en het onderkennen van potentiële issues.” Cashmanagement is ook om een andere reden een must. De Haas: “In sommige situaties houdt het lokale management de toekomstige cashbalans bewust laag om vooral niets aan het hoofdkantoor te hoeven overmaken. In hun forecast worden de inkomsten structureel laag ingeschat en de uitgaven te hoog. Dat wordt ook wel sandbagging genoemd. Dat maakt het voor corporate lastig om bijvoorbeeld een financiering voor een andere dochtermaatschappij mogelijk te maken. Alleen met een goed cashmanagementmodel en wekelijkse rapportage met actuals kun je hier doorheen prikken.” Cashmanagement is dus cruciaal om meerdere redenen. “Dit kun je niet laten versloffen.”
Masterclass Essenties van Finance
Het zijn uitdagende tijden. Er wordt veel van u gevraagd. Tijdens de tweedaagse Masterclass Essenties van Finance behandelen we onderwerpen die juist nu relevant zijn voor iedere finance professional. Bereid u voor op risico’s, minimaliseer schade, realiseer doelstellingen en benut kansen.
Toonaangevende sprekers praten u volledig bij over de onderwerpen:
Risk & Compliance – Waarborg de continuïteit, winst en kwaliteit van de organisatie door goed risicomanagement.
Accounting – De belangrijkste veranderingen voor uw organisatie.
Digitalisering en finance – De toegevoegde waarde van de finance professional in dit digitale tijdperk.
Verandermanagement – Invloed van het veranderende speelveld voor finance.
Liquiditeitsmanagement –Cashmanagement, werkkapitaal, financiering.
