Meer aansluitingen op Peppol, maar het grote volume aan e-facturen blijft uit. “Terwijl e-facturatie er wel voor zorgt dat finance datagestuurd kan werken.” Executive Finance spreekt Hans van der Kolk, sales manager van Easy Systems, een softwareontwikkelaar die zich richt op het bouwen van ERP-onafhankelijke software voor het purchase to pay-proces en specialist op het gebied van e-invoicing.
Executive Finance vroeg Van der Kolk vorig jaar ook naar zijn bevindingen over e-facturatie. Waar staan we? Zijn reactie toen: “Ik zeg eerlijk dat we met e-facturatie in de rust van een voetbalwedstrijd zitten. We zijn best aardig aan het coachen, maar de rust duurt wel heel erg lang al. Kortom, de versnelling die we met e-facturatie wilden bereiken, komt er maar niet.” Hoe kijkt de sales manager er nu tegenaan? “Het is weer iets meer geland dan vorig jaar, schat ik in. Ik zie ook in het mkb dat meer organisaties ermee bezig gaan. Dat zou ook iets met corona te maken kunnen hebben. In de afgelopen periode zijn meer en meer processen digitaal gegaan. Maar toch vallen de volumes over het Peppol-netwerk nog tegen.”
Aantal aansluitingen stijgt
Dat illustreert Van der Kolk aan de hand van een stijging van het aantal aansluitingen op Peppol. Dat is de afkorting van Pan-European Public Procurement Online en biedt overheden en bedrijven de mogelijkheid om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. “Als we de cijfers van januari tot en met juli bekijken, zie je dat het aantal aansluitingen op Peppol met tweehonderd procent is gestegen. Ook het aantal facturen dat over het netwerk wordt verstuurd stijgt, dus de trend is in wezen positief. Maar de groei van het volume aan facturen is nog te beperkt ten opzichte van het aantal aansluitingen dat erbij is gekomen. We blijven op een of andere manier te veel hangen bij de pdf.”
>> Lees ook: “E-facturatie staat nog in de kinderschoenen”
Overheid moet stappen zetten
Van der Kolk vindt dat de overheid stappen moet zetten. “Het is goed dat ze voor hun leveranciers e-facturatie verplichten, maar die verplichting zou je wat mij betreft ook op de business to business-markt moeten leggen. In dit tempo komen we er niet. In landen als Noorwegen en Italië hebben ze op een gegeven moment de knoop doorgehakt en wel een verplichting opgelegd. Dat betekende een echte doorbraak, ook in digitalisering van bedrijven en overheden. Verplichting maakt ook, vanuit de overheid bezien, een betere controle van btw-afdracht en de belastinggegevens mogelijk.”
Verdedigend gedrag
Peppol is wel de weg die gegaan moet worden, vindt Van der Kolk. “We hebben ook Electronic Data Interchange oftewel EDI, maar dat is vooral voor grote organisaties die grote volumes aan facturen verwerken. EDI is voor het mkb veel te duur.” Volgens de salesmanager is het positief dat er meer partijen op Peppol aansluiten, maar deze zetten nog niet hun poorten open. “Ze durven nog niet te verklappen welke leveranciers ze aansluiten, waardoor je dus ook minder makkelijk op het open netwerk een connectie aan kunt gaan. Dat is verdedigend gedrag. Hoe meer we openstaan voor connecties van anderen in Peppol, hoe meer het loont. Wij hebben ons access point wel opengegooid en ik hoop dat meerdere leveranciers dat doen.”
Voorvechters en aanjagers
Een andere bottleneck is de finance-afdeling zelf. “Eerst maar eens zien, dan geloven. Dat lijkt het credo. We hebben dus voorvechters en aanjagers nodig. Nu weet ik dat Afas, Visma en Exact er wel nadrukkelijk mee bezig zijn, maar deze pakketten draaien niet bij grote organisaties. Terwijl het bij grotere organisaties wel vaak een systeem- of procesaanpassing vergt. Op een proces dat in essentie prima loopt. Niet snel, maar het systeem loopt. Waarom zou je er dan druk op zetten?” Dat is de grote vraag. “Daarom hebben we wetgeving nodig om echt iets af te dwingen. Technisch is er geen belemmering.”
Succes van scan en herken
De adaptatie van de e-factuur wordt ook geremd door het succes van scan- en herkensoftware. “Die verbeterde software maakt de noodzaak van verandering naar de elektronische factuur minder groot. Het maakt minder uit of je nu pdf, papier, Peppol of XML binnenkrijgt.” Let op het woord minder. “Want er kleven zeer zeker grote voordelen aan elektronisch factureren. Hoe groter de stroom elektronische facturen, hoe beter de datavoorziening van het bedrijf is. Dan beweegt het zich naar realtime informatie en je hebt meer stuurinformatie. E-facturatie helpt om data gestuurd te werken en om je dashboards te verbeteren.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet hoger op agenda van CFO staan”
Is de pijn groot genoeg?
Wie het voorproces strak heeft geregeld, voelt minder de behoefte om een factuur uit en te na te controleren. “Omdat het voorproces met een purchase order en een juiste bestelling al is afgetikt. Dan is de factuur slechts een bevestiging. Heb je het proces niet goed op orde, dan komt er ineens wel veel nadruk op controle van de factuur te liggen. Wat dat betreft kun je zo de link leggen naar verandermanagement. Als de pijn maar groot genoeg is, willen mensen wel veranderen. Dan komt de oplossing als vanzelf. We zien overigens al dat de overheid wel stappen neemt om de regie meer te pakken in het dossier e-facturatie.”
Stimulansen inbouwen
Wat moet de CFO doen? “Zorg dat je er klaar voor bent”, stelt Van der Kolk tot slot. “Als het dan een verplichting wordt, hoef je niet alsnog aan de slag. Daarbij wil ik er nogmaals op hameren: het is niet ingewikkeld, het is niet duur en het kan ook nog eens wat opleveren doordat je sneller betaald krijgt. Ik zie in dat laatste ook creatieve oplossingen. Bedrijven zeggen dat ze een e-factuur in acht dagen betalen, een pdf na dertig dagen en papier pas na zestig dagen. Je kunt allerlei stimulansen inbouwen. Kortom, het wordt tijd dat we met z’n allen in de volgende fase komen zodat de volumes omhooggaan. Het gewoon gaan doen, is voor mij het allerbelangrijkste.”
