In hoeverre e-facturatie is doorgedrongen? Christian van Geel, vice-president sales en marketing bij Dynatos dat financiële processen automatiseert, is er duidelijk in: “Dit staat in Nederland nog duidelijk in de kinderschoenen.”
Om het te illustreren komt hij met een anekdote. “Het was in 2007 of 2008. Ik was als SAP-consultant bij een klant om op financieel gebied een implementatie te doen. We zetten daarbij ook scansoftware in om een geprinte factuur te scannen om deze vervolgens als bestand in het systeem te laden. En aan de nadere kant van de lijn gebeurde eigenlijk hetzelfde. Dan zie je de onzinnigheid ervan in. Ik vrees dat er in ruim tien jaar tijd weinig is veranderd. Waar dat door komt? De hoofdreden is adoptatie van technologie. Je moet willen investeren in een proces om het te verbeteren, in een werkveld dat niet tot de kern van de business behoort.”
Stapel facturen
Daarnaast speelt er iets puur menselijks. “We vinden het fijn om een stapel facturen op het bureau te hebben liggen. Dat geeft het idee dat we controle over het proces hebben. Dat gevoel heb je minder als informatie tussen systemen, weliswaar met de nodige controleslagen en autorisaties, heen en weer schiet.” De CFO die e-facturatie wil omarmen, moet dan ook loslaten. “Er verdwijnen geen banen. Je kunt met minder handjes meer werk aan en je kunt meer adviseren richting de business.” Maar er is nog een reden voor de moeizame adoptatie. “SAP, Oracle, Afas, Accountview, Exact… Noem ze allemaal maar op. Ze zijn allemaal nog niet goed aan elkaar gekoppeld, waardoor je een system integrator zoals ons nodig hebt om systemen te connecten.”
Eigen platformen
Dat ziet Van Geel ook terug bij purchase to pay-software. “Ze hebben allen hun eigen platformen om digitale facturen te ontvangen. Het is geen open source zoals Peppol dat wel is.” Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het biedt overheden en bedrijven de kans om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Van Geel: “Ik weet niet of Peppol of een commerciële aanbieder dé standaard heeft. Ik roep bedrijven vooral op om de realiteit te accepteren. De realiteit is dat je verschillende soort input moet kunnen verwerken. Het maakt niet uit of dat via een netwerk is, of een XML, UBL of PDF is.”
Drempel ligt laag
If it ain’t broke, don’t fix it. “Dat is vaak de instelling van CFO’s. En waarom zou je dan met het proces aan het werk gaan.” Terwijl de drempel laag ligt om alleen maar te kijken of e-facturatie iets voor het bedrijf is. “Bijna alle leveranciers bieden scans aan waarin ze vrijblijvend analyseren in hoeverre de stroom facturen gedigitaliseerd kan worden. Vaak kunnen ze zien welke leveranciers al met digitale facturen werken en waar je dus zo mee kunt koppelen.”
Inzicht in inkoopstromen
Wie dat doet, krijgt ook inzicht in zijn inkoopstromen. Wat geeft het bedrijf waar aan uit? Welke stromen zijn te bundelen bij één leverancier? “Maar je kunt dan ook – en dat doet Coupa bijvoorbeeld heel goed – kijken of je ten opzichte van anderen wel de beste deal hebt. Spend management is dat. Soms zelfs bundelen ze inkoopstromen via het systeem en leggen ze deze voor aan een leverancier. Dat levert rechtstreeks voordeel op.”
Niet met een big bang
Van Geel snapt dat CFO’s soms tegen een implementatietraject opkijken. “Je hoeft niet met een big bang ineens je inkoop- en verkoopfacturen te digitaliseren. Bekijk de verschillende oplossingen die er zijn in de markt. Pak winst in het traject waar je deze maar kan pakken. Wellicht van papieren facturen naar digitaal. Of van het bundelen van inkoopstromen. Dan gaat e-facturatie vanzelf leven.” Vaak begint zo’n proces met het onder de loep nemen van de leveranciers. “In hoeverre kunnen zij al met digitale facturen omgaan? Kunnen ze deze versturen of ontvangen? Vaak merk je dan dat tachtig procent van de facturen via de digitale snelweg kan verlopen en je nog steeds twintig procent overhoudt die je ofwel via een pdf of via papier moet laten lopen.”
Process mining
Uiteindelijk kan een financiële afdeling naar robot process automation toe. “Als je een factuur kunt matchen met een purchase order, dan kan deze in principe automatisch door naar de betaling. Matcht de factuur niet, dan kun je de factuur eruit laten vallen om toch door een deskundige te laten bekijken.” Van Geel noemt ook process mining als technologie van de toekomst. “Daar laat je software los op het proces, waardoor je een kaart krijgt van die processen. Waar stokt het in purchase to pay? Welk knelpunt moeten we aanpakken, zodat de finance-afdeling effectiever wordt? Daar krijg je door software dan een diagram van, waarop je precies ziet wat de bottle necks zijn. Alsof je water laat lopen om te zien waar het wel en niet naartoe kan.”
