Als je een factuur elektronisch kan ontvangen, dan is dat natuurlijk goed, maar het moet geen doel op zich zijn. Dat stelt CEO Marcel Duijvestijn van Blue10. Zijn bedrijf helpt organisaties met cloudsoftware om administratieve processen te automatiseren.
Wat de stand van zaken op het gebied van e-facturatie in Nederland is? “Dat is in feite helemaal niet zo belangrijk”, reageert Duijvestijn. “De factuur is het sluitstuk van een heel proces. Je moet deze factuur dus in het grotere geheel bekijken. Als de bestelling – bij voorkeur automatisch – is vastgelegd, de ontvangsten binnen gemeld zijn, dan zou de factuur hiermee overeen moeten komen en zou je deze in feite helemaal niet hoeven te zien. Of de factuur dan als pdf-bestand of elektronisch bericht binnenkomt, maakt voor de verwerker eigenlijk niet zoveel uit.
Het aandeel e-facturen verschilt per sector en grootte van de organisatie. Kijkend naar het volume van het aantal elektronische facturen – UBL en XML – dat wordt verzonden en verwerkt, komt een aanzienlijk deel voor rekening van organisaties in de publieke sector en multinationals. Als zij hun facturen elektronisch versturen naar hun klanten, dan is het aandeel elektronische facturen ten opzichte van het totaal aantal facturen al snel groot.”
Aanpassingen systemen
Als gekeken wordt naar het aantal organisaties dat meer elektronische facturen wil ontvangen, dan zien we een heel ander beeld, stelt Duijvestijn. “Het onderwerp speelt eigenlijk niet in het mkb. Een ondernemer kan de pdf-factuur zelf maken en lezen. Bij een elektronische factuur kan hij dat niet. Bovendien vereist een elektronische factuur soms aanpassingen van bestaande systemen. De vraag is gerechtvaardigd of het dan wel loont om voor de paar elektronische facturen die zij nu ontvangen aanpassingen te doen in deze systemen. Zoals eerder gezegd, gaat het er bij het een ondernemer in MKB of groot zakelijk om dat facturen met zo min mogelijk handelingen verwerkt wordt in de administratie.”
>> Lees ook: “Een papieren factuur is zo jaren tachtig”
Is het erg?
Volgens Duijvestijn is het de vraag of dat erg is. “Ik ben geneigd te zeggen van niet. Optical character recognition oftewel optische tekenherkenning in combinatie met andere vormen van herkenning en machine learning zijn zo goed geworden dat je ook op die manier al snel vanuit de e-mail automatisch een factuur kan verwerken.” Het doel is volgens Duijvestein niet persé een elektronische factuur an sich, maar een administratie met minimale menselijke handelingen. “Daar leiden meerdere wegen naartoe. OCR, pdf, XML, UBL, Peppol, enzovoorts. Het is een combinatie van deze factoren die leidt tot een zo geautomatiseerd mogelijke administratie” Dat is ook de lering die Duijvestijn uit de afgelopen jaren trekt.
Een duidelijk voordeel
Een sprong naar een nieuwe technologie moet een duidelijk voordeel hebben, is zijn les. “Staatsecretaris Jan-Kees de Jager brak een lans voor de pdf-factuur toen hij in 2008 de verplichting van de digitale handtekening op een pdf-factuur afschafte. Zijn stelling toen was: ‘Hoeveel bedrijven plaatsen een watermerk op hun papieren factuur? Bijna niemand. Dan moeten we deze verplichting ook niet aan een digitale factuur koppelen’ Daarmee zag je een enorme groei aan per e-mail verstuurde pdf-facturen. De papieren factuur, die per post toch iedere keer weer een paar cent kostte, werd vervangen voor een gratis variant, de pdf-factuur. Nu zie je weer een omgekeerde beweging. Het versturen van een elektronische factuur via een provider kost een paar cent per factuur. Sterker nog, soms moet zelfs de ontvanger betalen om elektronische facturen te mogen ontvangen. Dat is nu niet echt een prikkel die ervoor zorgt dat de adoptie snel toeneemt. ”
Misverstand
Het is volgens Duijvestijn een misverstand dat e-facturatie meteen volledige geautomatiseerde verwerking betekent. “Nee, want we hebben enerzijds met diverse UBL-standaarden te maken en anderzijds met de wisselwerking tussen verschillende administratieve systemen. Als een leverancier bijvoorbeeld voor een factuurnummer 21 posities in een UBL vult en voor die waarde kan het administratief systeem er maar 20 aan, dan valt deze nog steeds buiten een volledig geautomatiseerd proces. Dit is met de papieren- en pdf-factuur ook het geval, maar verandert dus ook niet met de ontvangst van een elektronische factuur.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet een samenspel van partijen zijn”
Alle verschijningsvormen
Duijvestijn pleit voor realisme. “Zorg dat je als CFO niet afhankelijk bent of wordt van één van de drie verschijnvormen: papier, pdf of de e-factuur, maar dat je ze allemaal kunt verwerken. Want in de praktijk gaan we zien dat je altijd nog ergens een kassabonnetje ontvangt of een papieren of pdf-factuur van een lokale ondernemer. Daarnaast: ga in gesprek met je twintig grootste leveranciers. Grote kans dat zij tachtig procent van de facturen sturen. Als je daar afspraken mee maakt, het liefst al aan de voorkant bij het uitwisselen van orders, dan maak je een enorme sprong.”
Praktijk Peppol valt nog tegen
Peppol: het woord is gevallen. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het biedt overheden en bedrijven de kans om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Duijvestijn: “Het had een grote belofte in zich en ook wij zijn er klaar voor, maar tot nu toe valt het in de praktijk nog wat tegen. Aangesloten billing service providers, die de uitwisseling van facturen voor hun klanten verzorgen binnen het netwerk, durven, kunnen of willen onderling op het netwerk niet kenbaar maken wie van hun klanten klaar zijn voor het verzenden en ontvangen van facturen via Peppol.”
Duijvestijn vervolgt: “We deden bij één van hen een scan op onze leveranciersdatabase – over al onze klanten heen – en daar kwamen maar twintig matches op terug. Helaas waren dat niet bepaald leveranciers die door 80 procent van onze klanten werden gedeeld. Vervolgens wilden we graag een uitvraag over het hele netwerk doen, maar dat kon niet automatisch… Er zit dus blijkbaar nog een heel beschermende gedachte bij aanbieders van e-facturatie. Ik heb er te weinig gevoel bij hoe dat nu komt, maar ik mis een openbare leverancierskaart van aangesloten bedrijven, zodat de matches veel eenvoudiger tot stand kunnen komen.”
Logius trekt e-facturatie naar zich toe
Logius (de dienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat generieke ICT-voorzieningen verzorgt voor het Rijk, red.) trekt e-facturatie naar zich toe. “Logius gaf zelf in een kennismaking aan dat zij geconstateerd hebben dat de adoptie van e-facturatie moeizaam op gang kwam in de tijd dat het aan de markt werd overgelaten.” De overheid zelf zegt alleen nog elektronische facturen te willen ontvangen. Sinds 1 augustus 2019 accepteren volgens Logius de meeste organisaties binnen de Rijksoverheid enkel nog e-facturen.
>> Lees ook: “E-facturatie helpt om datagestuurd te werken”
Delen van btw-informatie
Van een algehele verplichting vanuit de overheid aan het adres van ondernemingen om alleen nog elektronisch te factureren, wil Duijvestijn nog niets weten. “Dat dient volgens mij geen enkel doel. De papieren-, de pdf- of de e-factuur zijn voor een gemiddelde mkb-organisatie zo snel in hun administratief systeem gezet, dat het nauwelijks uitmaakt welke variant je kiest. Waar ik wel toekomst in zie, is in het delen van realtime informatie vanuit systemen over de te ontvangen en uitgegeven btw. Die informatie wordt vervolgens automatisch gedeeld met de belastingdienst. Het belangrijkste doel hiervan is het automatiseren van de btw-aangifte van bedrijven, zodat zij hier niet meer naar om hoeven te kijken. Dat mechanisme wordt onderzocht in verschillende landen.”
Slechts een verschijningsvorm
E-facturatie moet geen doel op zichzelf zijn, het is één van de verschijningsvormen van een factuur. Duijvestijn: “Spend management zou het doel moeten zijn. Daarbij maakt het niet uit of de data van een papieren, pdf of elektronische factuur afkomstig zijn. Belangrijker dan dat is dat je inzicht hebt in de uitgaven van de organisatie. En dat je die uitgaven eventueel kunt vergelijken met je budget. Dat gebeurt nu vaak pas in een ERP-systeem of in een business intelligence tool, maar dat is achteraf en niet bij de bron. Je zou dit al veel eerder inzichtelijk kunnen hebben, bijvoorbeeld bij het ontvangen van de factuur. Een budgethouder ziet bij de factuur direct wat er de vorige keer gekocht of betaald is aan de betreffende leverancier. Of je ziet direct dat je meerdere leveranciers hebt voor min of meer dezelfde kostenpost. Dat vergt vervolgens verdere analyse en kan mogelijk efficiënter.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet hoger op agenda van CFO staan”
Niet wachten
Tot slot raadt Duijvestijn aan niet te wachten op e-facturatie om de inkoopstroom te verbeteren. “Begin gewoon met het digitaliseren van inkomende en uitgaande facturen en zie hoe ver je komt. Natuurlijk wordt het nog eenvoudiger als je een factuur nu of in de toekomst elektronisch kan ontvangen, maar de grootste winst zit hem al tussen papier en pdf. Dan moet je de pdf-factuur natuurlijk wel volledig digitaal verwerken en niet eerst uitprinten voor verwerking. Als je eenmaal begint met het digitaliseren van een papieren proces, kom je als vanzelf bij analyses die je geld opleveren in de inkoopkolom. Een digitaal proces biedt al vele voordelen voor een organisatie. Bovendien wordt de basis gelegd om meer inzicht te krijgen in het spend management van de organisatie. Door nu te beginnen met digitaliseren, is een eventuele toekomstige stap naar elektronische facturen zo gezet.”
