In hoeverre is e-facturatie doorgedrongen in Nederland? Marcel Verhoeven, manager Consultancy & Projecten bij Axians: “Er zijn nog weinig klanten die er mee werken.”
In samenwerking met Exact, heeft Axians een e-facturatiemodule ontwikkeld. Deze module is gekoppeld aan Digipoort en Simplerinvoicing en biedt een aantal extra functionaliteiten die verder rijken dan de standaard e-facturatie software. “Klanten die hiermee werken, zijn klanten die ook facturen naar de overheid sturen”, legt Verhoeven uit. “Vanuit de business to business wordt er nog maar weinig gebruik van gemaakt. Maar de Rijksoverheid heeft het verplicht gesteld en dus hebben de partijen die met hen samenwerken geen keuze.”
Samenspel tussen partijen
Volgens Verhoeven kijken bedrijven te veel naar de voordelen voor henzelf als het gaat om het gebruik van e-facturatie. “Als een bedrijf een systeem heeft waarmee het een e-factuur kan versturen, is het belangrijk dat de ontvangende partij ook een systeem heeft waarmee het de facturen rechtstreeks kan inladen. Als de ontvanger dit niet heeft en het alsnog handmatig moet inboeken, hebben zij er geen voordeel van.”
>> Lees ook: “E-facturatie staat nog in de kinderschoenen”
“Als ik een bedrijf heb en ik ga beginnen met e-facturatie, dan denk ik allereerst aan mezelf. Het kost mij minder tijd en geld. Dan beoordeel je de situatie vanuit je eigen positie, maar je moet juist kijken: waar kan ik de andere partij mee helpen als ik dit doe.”
Ga in gesprek
Verhoeven vindt dat partijen in gesprek moeten gaan om e-facturatie te omarmen. “Ik vind dat je klein moet beginnen, om het uiteindelijk groter te maken. Dat betekent dat je allereerst met een aantal grote klanten aan de slag moet. Je schets hen de situatie: ik wil e-facturatie invoeren en dit zijn de voordelen voor jullie en voor mij.”
Bewustwording ontbreekt
De grootschalige adoptie blijft vooralsnog uit en dat is volgens Verhoeven te wijten aan onwetendheid. “De gedachte leeft nog dat een pdf versturen ook e-facturatie is, maar dat is niet zo. Die bewustwording ontbreekt nog.”
De manager Consultancy & Projecten ziet een groei in purchase-to-pay-oplossingen en e-facturatie is daar volgens hem een mooi vervolg op. “Je hebt met purchase-to-pay goedgekeurd dat er besteld mag worden en dat een artikel is ontvangen. De factuur is eigenlijk een administratieve handeling voor hetgeen dat daarvoor al is afgehandeld. Waarom zou je het nog handmatig inboeken? Om het door iemand te laten goedkeuren? Dat kan digitaal ook. Een e-factuur hoeft in principe niet gecontroleerd te worden en dat betekent dat er sneller wordt betaald. Voor beide partijen is dat wenselijk.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet hoger op agenda van CFO staan”
Veel voordelen
Volgens Verhoeven kleven er veel voordelen aan het doorvoeren van e-facturatie. “Een e-factuur versturen kost minder tijd, de kosten zijn lager en de kans op fouten is honderd procent zeker lager. Als je een factuur digitaal ontvangt, kun je deze digitaal controleren en kwalificeren. Dat betekent dat je controles veel beter zijn. Er zijn veel tools en programma’s voor handen waarmee je een bestand kunt controleren. De ketencontrole kun je automatiseren en daar kleven op termijn grote voordelen aan. Je ziet ook steeds meer dat de nadruk komt te liggen op de afhandeling aan de voorkant. Vervolgens loopt de geldstroom. De factuur is daarmee geen sluitstuk meer.”
Samenspel van partijen
E-facturatie is volgens Verhoeven een samenspel van partijen. “Met de gehele supply-chain zijn afspraken noodzakelijk. Als ik als ontvangende partij een e-factuur ontvang en ik kan daar niets mee omdat het ERP-systeem het niet herkent en ik de factuur alsnog handmatig moet inboeken, dan ga ik niet samenwerken met de versturende partij. De uitgaande en ingaande stroom aan facturen moeten geautomatiseerd ingelezen kunnen worden. Pas dan ontstaan de voordelen. Ik vind dat de CFO het initiatief moet nemen om de invoering te bespreken. Met e-facturatie kun je het perspectief schetsen dat facturen vijf tot tien dagen eerder worden betaald of zelfs á la minute.”
>> Lees ook: “E-facturatie helpt om datagestuurd te werken”
Verplichting blijft uit
Verhoeven denkt niet dat e-facturatie ooit een verplichting wordt in de business to business, zoals de Rijksoverheid het wel verplicht heeft gesteld voor haar leveranciers. “Zo’n vaart zal het niet lopen, maar ik denk wel dat je als bedrijf op een gegeven moment niet anders kunt dan overgaan op e-factureren. Het is alleen nog de vraag wanneer dat moment is.”
