In hoeverre is e-facturatie doorgedrongen in Nederland? “In de business-to-business wordt er nog vrij weinig gebruik van gemaakt en worden nog veel facturen op papier of per pdf verstuurd”, constateert Ruben Slagmulder, pre-sales consultant van Basware.
“De organisaties die e-facturen doen dat voornamelijk om compliant te zijn of omdat de Rijksoverheid dit verplicht heeft gesteld. Maar uiteindelijk is het ook zaak dat de business-to-business het omarmt omdat het een efficiënte manier van facturen versturen is. Met de data die daarbij wordt gegenereerd, kunnen organisaties het factuurproces beter op orde brengen.”
>> Lees ook: “E-facturatie staat nog in de kinderschoenen”
Voornamelijk nog pdf
De meeste klanten van Basware maken voornamelijk nog gebruik van pdf’s om facturen te versturen. Slagmulder: “Een pdf-factuur is een zeer low effort-manier om een digitaal bestand te sturen van leverancier naar koper. In mindere mate zien wij elektronische facturatie voorbij komen. Dat is vaak nog een één-op-één relatie. Een leverancier stuurt mij een bepaald bestand en dat heeft een bepaald formaat. In dat bestand staan data en dat moet worden omgezet naar een bestand dat bruikbaar is in mijn eigen systeem. Het is zaak dat er een bepaalde standaard purchase to pay-software wordt gevonden waarmee organisaties onderling kunnen werken.”
Een internationale standaard die dat praten tussen twee systemen mogelijk maakt is Peppol. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het biedt overheden en bedrijven de kans om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. “Het wordt over de gehele breedte al gebruikt in Australië en het zou logisch zijn als men in Nederland hier ook op overstapt. Het is een post-auditmodel, waarin facturen rechtstreeks worden uitgewisseld tussen verkoper en koper. De transacties worden achteraf gecontroleerd door de belastingautoriteiten.”
Honderd procent compliance
Slagmulder vindt het ook niet ondenkbaar dat op termijn het clearance-model wordt ingevoerd. “Dat model is opgekomen uit Latijns-Amerika. Facturen worden niet rechtstreeks uitgewisseld tussen de koper en verkoper, maar een belastingautoriteit of overheidsserver wil ze eerst elektronisch controleren. Als je dit verplicht stelt, ga je toe naar honderd procent compliance en volledige e-facturatie. De voorspelling is dat dit model, zoals we zien in Italië, Hongarije en Turkije, een verdere opmars maakt.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet hoger op agenda van CFO staan”
Overheid in de lead
De pre-sales consultant sluit het niet uit dat het clearence-model wordt doorgevoerd in Nederland, maar houdt ook een slag om de arm. “Het is al heel lang onderwerp van gesprek. In mijn nog jonge carrière van tien jaar heb ik vaak de vraag gehoord: Wanneer komt er nou eens een verandering in de manier van facturen? Dat facturen niet meer op papier of per pdf worden verstuurd, maar volledig digitaal.’ Btw-aangiftes zijn dan verleden tijd, omdat het automatisch wordt geregeld. De technologie is daarvoor aanwezig. Het is alleen de vraag wanneer de overheid zich hier volledig achter schaart om het op deze manier te doen. Ik vind namelijk dat de overheid in de lead moet zijn als je e-facturatie voor honderd procent wil doorvoeren.”
Sustainability
“Een factuur op papier versturen, vind ik zo jaren tachtig”, vervolgt Slagmulder. “We leven in een tijd waarin ecologisch ondernemen en sustainability een grote rol spelen. Een factuur op papier vind ik niet passen in dat plaatje. Het vergt productiekosten om papier te maken, er wordt water voor gebruikt en dan is er nog de CO2-uitstoot. Het is te belachelijk voor woorden dat we voor zo’n basisproces op een dergelijke manier werken. Ik vind dat het een heel kleine stap is voor een bedrijf om af te stappen van papier en te facturen via pdf en uiteindelijk via e-facturatie. Het gaat een grote impact hebben op het milieu.”
Inzicht realiseren
Naast de positieve impact die e-facturatie heeft op het milieu, kleven er nog een aantal voordelen aan. “Een papieren factuur versturen is een tijdrovend proces, waarbij je nooit zeker bent dat de datakwaliteit op orde is. Met e-facturatie kun je wel bepaalde garanties geven in datakwaliteit. Uiteindelijk moet de doelstelling van organisaties zijn om data te gebruiken om inzicht te krijgen in hoe men opereert en waar de waarde zit. Data representeren de volledige uitgaves van een organisatie. Het maakt het makkelijk om analyses te maken. Waar geven we veel en weinig aan uit? Waar liggen kansen om te besparen? Dat zijn zaken die van waarde zijn voor een organisatie.”
>> Lees ook: “E-facturatie helpt om datagestuurd te werken”
Bal aan het rollen
Grote bedrijven kunnen volgens Slagmulder een kartrekker zijn in de verdere uitrol van e-facturatie. “Een bedrijf als KPN verwerkt de facturen al lang digitaal. Als zij alle facturen op papier zouden versturen, moeten ze drie extra mensen aannemen. Het resultaat is dat zij hun leveranciers ook verplichten om de factuur elektronisch aan te leveren. De leveranciers zijn aangesloten bij een e-facturatienetwerk en kunnen dat ook weer gebruiken richting andere klanten. Zo komt die bal steeds meer aan het rollen.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet een samenspel van partijen zijn”
Rol voor de CFO
Er is ook een rol weggelegd voor de CFO om e-facturatie aan te jagen binnen de organisatie, besluit Slagmulder. “Wij zien dat bij organisaties die met succes e-facturatie hebben ingevoerd, het meenemen in nieuwe contractonderhandelingen. Het wordt als een vereiste gesteld aan nieuwe klanten of leveranciers. Als een factuur vervolgens per post of als pdf wordt ontvangen, wordt aangegeven dat dit niet volgens afspraak is. Bij een organisatie waar e-facturatie nog niet is ingevoerd, ligt een mooie businesscase voor de CFO. Met één stap kun je vijftig procent van je factureren mogelijk wel als e-factuur versturen.”
