Als de CFO data-analyse wil oppakken, moet hij of zij eerst zorgen dat de data representatief is voor wat zich real-time afspeelt binnen de organisatie. “Van daaruit is het mogelijk te visualiseren en analyseren, onder meer over de inkoopstromen of uitnutting van contracten”, benadrukt Robert-Jan van der Pouw, Manager Sales & Marketing Benelux bij Proactis, dat business spend management oplossing aanbiedt.
“Of Nederland een scan- en herkenland is?”, reageert Van der Pouw. “Ja, daar lijkt het nog wel op. In grote mate. De breidwilligheid om over te gaan naar e-facturatie is er best, maar het is ook een kwestie van doen en er iemand bij financiën verantwoordelijk voor maken. Je moet er simpelweg tijd in steken om je leveranciers actief aan te sluiten en je zou e-facturatie als standaard mee moeten nemen in de gesprekken die je met leveranciers hebt. Als je een nieuwe leverancier contracteert, is dat een heel natuurlijk moment om het te bespreken.”
Inkoop versus budget
De CFO die via data-analyse inzicht willen krijgen in zaken als de uitgaven versus budget of überhaupt uitgavenpatronen wil analyseren, moet haast wel over op e-factureren, stelt Van der Pouw. “Elk webinar die je tegenwoordig kunt volgen gaat over data-analyse en wat je daar allemaal mee kunt. Het gebruiken van dashboards ziet er mooi uit, maar is de data representatief voor wat er echt in je organisatie speelt. Voor analyses heb je twee elementen nodig: procesinformatie en financiële data. Orders en facturen maken integraal onderdeel uit van de financiële data. Hoe sneller je gegevens door jouw systeem kunt laten lopen, hoe eerder je dus ook analyses en forecasts hebt. Hier kan de e-factuur van waarde zijn, want de factuurdata is direct beschikbaar voor verwerking en rapportages. Digitale processen geven eenvoudig inzage in lopende verplichtingen, openstaande facturen, oplopende verwerkingstermijnen en ze geven informatie voor je cashflowmanagement. Kortom, data-analyse begint bij het hebben van betrouwbare data.”
>> Lees ook: “E-facturatie is een middel, geen doel op zich”
Purchase order is cruciaal
De purchase order is daarin cruciaal, vindt Van der Pouw. “Who owns the purchase order, owns the journey. Oftewel: als je het inkooptraject gestroomlijnd hebt via de purchase order en deze eventueel combineert met goederenontvangst, dan kun je makkelijker de factuur tegen die elementen wegstrepen.” Dat kan dan automatisch, maar dat is voor veel organisaties nog spannend. “Ze willen in het proces vaak toch nog een controleslag door medewerkers hebben, maar in feite zou dat, als je het voortraject maar goed hebt geregeld, niet hoeven. Software kan de validatie van talloze velden oppakken. Van bedrag, IBAN, BTW-nummer, Kvk-nummer tot aan het nummer van de purchase order. Dat is een controle van honderd procent. Dat maakt dat je het talent binnen de organisatie beter kan aanwenden v voor het oplossen van de afwijkingen of uitzonderingen.”
Leveranciers gezond houden
Als de factuur automatisch en elektronisch het proces volgt, kan de CFO gaan sturen op het proces. “Je kunt een factuur juist langer vasthouden of, zoals ik nu ook zie gebeuren, eerder betalen omdat je je leveranciers in de supply chain financieel gezond wilt houden. Zo pak je je sociale verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld richting mkb- of zzp-leveranciers. Of je kunt ook een korting vragen aan je leveranciers omdat je sneller betaalt. Op die manier genereer je als crediteurenadministratie echt waarde met een digitaal proces.”
>> Lees ook: “Een papieren factuur is zo jaren tachtig”
Peppol blijft achter
Het gesprek komt op Peppol. Dat staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het biedt overheden en bedrijven de kans om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, komt de elektronische factuur direct binnen, gevalideerd en wel. “De technologie is er en wij sluiten er ook op aan. Maar ik zie wel dat het aantal facturen wat er doorheen loopt, achterblijft. Dit platform is handig, maar in feite kun je bij facturatie via een e-factuur in een e-mail ook de benodigde validaties uitvoeren om de betrouwbaarheid van de factuur te borgen. Dat maakt dat je nog onder Peppol uit kan, om het zo te zeggen.”
E-factuur vindt zelfstandig zijn weg
Zou de overheid e-facturatie voor business to business verplicht moeten stellen? “Ik ben niet zo van de verplichtingen”, reageert Van der Pouw. “Want in principe zijn de voordelen van e-facturatie zo groot dat het ook zelfstandig wel zijn weg kan vinden. Om een beeld te geven: organisaties hebben er rechtstreeks baat bij als hun leveranciers elektronisch factureren. Dat scheelt in het aantal fte, in het verwerken van de hoeveelheid stromen en verzamelen of verrijken van data-analyse. Het mkb hoeft er niet veel werk aan te hebben. Immers, vanuit laagdrempelige pakketten als Exact en Twinfield zijn al e-facturen te versturen. Het enige dat ontbreekt, is dat we het ook daadwerkelijk gaan doen. Daar kan de leveranciersmanager of afdeling inkoop ook een rol in spelen. Bovendien kan enige druk vanuit het grootbedrijf en de overheid leveranciers ook motiveren.”
Kritischer naar processen kijken
De uitbraak van het coronavirus zou de adoptie van elektronisch factureren kunnen versnellen, zegt Van der Pouw. “Ik zie dat nu, onder druk van de crisis, er kritischer naar processen wordt gekeken. Inkoop en finance kunnen dit moment pakken om samen naar spend management te kijken en samen voor één proces, één systeem en één datastroom te gaan. Tot nu toe zijn het vaak twee gescheiden werelden, maar door Covid en de impact op leveranciers is de rol van inkoop opvallender geworden. De transactionele informatie zit in een financieel systeem, leveranciersinformatie, contracten of budgetten weer in andere. Daardoor kost een analyse van uitnuttingsrapportage veel tijd en moeite. Juist nu wil je weten hoe het uitgavenpatroon van je organisatie zich ontwikkelt, waar eventuele risico’s zitten en waar de mogelijkheden zitten bij de leveranciers. Bovendien geldt dat de data je in stelt staat om patronen te herkennen en op in te spelen voor de toekomst. Bijvoorbeeld over het finance-personeel dat bij de pieken rondom het einde van het boekjaar en het begin van het nieuwe jaar wordt ingehuurd. Daar kun je data proactief naar handelen.”
>> Lees ook: “E-facturatie moet een samenspel van partijen zijn”
Leveranciers onboarden
Van der Pouw raadt tot slot finance professionals aan het factuurproces eens onder de loep te nemen. “E-facturatie begint bij een analyse van hoe het proces nu verloopt en waar je in stappen naartoe wilt werken. Voel je er als finance verantwoordelijk voor. Heb je het proces helder, dan is het kwestie van uitvoeren. De technologie is laagdrempelig beschikbaaar. Stel in offertetrajecten e-facturatie verplicht. Of benader je leveranciers structureel en maak inzichtelijk wat het voor hen kan betekenen. Bijvoorbeeld een kortere betalingstermijn. Want toegang tot cash betekent zekerheid in deze onzekere tijden. Wellicht kunnen ze al e-factureren? Het mooiste is: al die aspecten hoeven helemaal niet veel geld te kosten. In veel gevallen kun je al heel snel overgaan op e-facturatie. Veel organisaties hebben dat helemaal nog niet zo door.”
