CFO Frits Vervoort over de weg naar HPFF: “Je krijgt heel veel dialoog”

Als onderdeel van het traject naar een hoogpresterende organisatie (HPO) besloot de financiële functie van Vesteda ook een transformatie naar een hoogpresterende financiële functie (HPFF) te maken. Onze collega’s van Cm: spraken met Frits Vervoort, de enthousiaste CFO: “Vesteda wil de beste verhuurder van Nederland zijn. Daar hoort ook een best-in-class finance-organisatie bij.”

Al in 2013, voordat CFO Frits Vervoort aan boord komt, is woningbelegger Vesteda een traject ingegaan om een hoogpresterende organisatie (HPO) te worden. Inmiddels is de financiële afdeling aangehaakt om een transformatie te maken naar hoogpresterende financiële functie (HPFF). Nog net voor de corona lockdown is de afdeling Finance & Control in zijn geheel op workshop geweest. Vervoort: “Het duurt een flink aantal jaren voordat een organisatie is getransformeerd naar een hoogpresterende organisatie. We zijn nu een paar jaar bezig met een aantal trajecten die daartoe moeten leiden. Uiteindelijk moet je op alle HPO-factoren een aantal jaren achtereen een 8,5 scoren. Wij zitten daar nog niet aan, maar we maken wel een beweging naar de 8,5 toe. Willen we uiteindelijk HPO worden, dan moet ook Finance & Control een hogere score halen.”

Naar één locatie

Tot 2016 zit Vesteda nog op drie locaties, met het hoofdkantoor op de Zuidas, property management in Zuidoost en de afdelingen Finance, IT, HR en een deel van Operations in Maastricht. Vervoort: “In 2016 is besloten de vestiging in Maastricht op te heffen en alle activiteiten naar Amsterdam over te hevelen. Een beperkt aantal mensen is meegegaan, dus er moest een heel nieuwe afdeling Finance & Control worden neergezet. Alle processen zijn in eerste instantie een-op-een overgezet in de nieuwe finance-organisatie. Dat was overigens ook een uitvloeisel van het HPO-denken meer samenwerken. Uiteindelijk is in 2017 heel Vesteda fysiek bij elkaar gebracht. Behalve onze medewerkers in de regio werken we nu allemaal vanuit Amsterdam. We zitten op de eerste verdieping in een van onze eigen appartementencomplexen, dus met onze huurders direct boven ons.”

>> Lees ook: Aan de slag op weg naar de hoogpresterende financiële functie

Nieuw ERP-systeem

“Met de verhuizing naar Amsterdam hebben we gekozen om een nieuw ERP-systeem te implementeren. Daar hebben we ongeveer twee jaar over gedaan, inclusief de keuze van het pakket en alle voorbereidingen. Afgelopen juni is de daadwerkelijke implementatie geweest”, schetst Vervoort nog een belangrijke mijlpaal in de aanloop naar de beslissing een HPFF te willen worden. “Het was een logisch onderdeel van de transformatie die we in 2013 al hebben ingezet en een logisch uitvloeisel van een aantal verbetertrajecten, inclusief de start van een heel nieuwe F&C-organisatie. De laatste jaren hebben we veel geïnvesteerd in de organisatiekant, met nieuwe systemen en processen. Nu is het tijd om meer aandacht te besteden aan de medewerkerskant.”

Verbeterinitiatieven verzanden vaak na enige tijd

Vesteda heeft de afgelopen jaren een aantal verbeterinitiatieven doorlopen. Bij veel bedrijven verzanden dat soort initiatieven na verloop van tijd. Er zijn altijd weer andere prioriteiten en dagelijkse beslommeringen. “Het mooie van HPO/HPFF is dat je een kapstok hebt om die verbeterinitiatieven aan te koppelen”, antwoordt Vervoort op de vraag waarom de keuze op een HPFF-traject valt. “HPFF past binnen het HPO-initiatief binnen Vesteda, het is er een logisch onderdeel van. Iedereen begrijpt het.”

“Het team van André de Waal heeft inmiddels al veel onderzoek verricht bij ondernemingen, zodat je jezelf heel goed kunt scoren ten opzichte van andere organisaties. Daardoor weet je hoe je ervoor staat. En er is heel goed nagedacht over hoe je dat in de organisatie kunt neerzetten”, vervolgt hij. “Met de vijf HPFF-factoren (zie kader) kun je acties binnen de organisatie beleggen, met een heel duidelijke methodologie. Daarmee krijg je heel concrete handvatten voor verbeteracties.”

Workshop met het hele team

Begin dit jaar krijgt Vesteda de HPO-score waaruit blijkt dat Finance & Control ook echt een slag moet maken om een hogere score te krijgen. Vervoort: “Met een paar senior managers is nagedacht over hoe we invulling konden geven aan een workshop met het finance-team. We hebben daarbij de HPFF-methodologie gebruikt en de afdeling op vijf HPFF-factoren gescoord.”

Vervolgens is begin maart de workshop voor het hele team georganiseerd – nog net voor de lockdown. De ochtend wordt besteed aan het bespreken van de uitkomsten van de enquête. En vervolgens gaat het team in groepen aan de slag met de vragen:

1. Wat betekenen de resultaten van het onderzoek?
2. Hoe ziet de ideale financefunctie eruit?
3. Welke acties hebben we daarvoor nodig?

“De grote toegevoegde waarde van deze workshop is dat je de hele groep bij elkaar hebt”, vertelt Vervoort. “En dat iedereen meepraat over issues waar ze tegenaan lopen, verbeterpunten die ze zien en hoe we uiteindelijk een betere finance-functie kunnen worden. Je ziet verschillende mensen uit de organisatie die opstaan om hun verhaal te doen, of die een deel van de workshop modereren. Dat is heel leuk om te zien. Je krijgt heel veel dialoog. Alleen dat al is een heel goede uitkomst van de dag.”

Concreet aan de slag

Het team dat de workshop heeft voorbereid, pakt ook het vervolg op. Alle uitkomsten worden besproken en uitgewerkt per HPFF-factor en het team maakt een spreadsheet met alle acties. “Daarna hebben we een actieplan opgesteld, per HPFF-factor en met een tijdsplanning”, vertelt Vervoort. “Begin juli was het actieplan af en hebben we het gedeeld met alle finance-medewerkers in een virtuele bijeenkomst via Teams. De presentatie was heel concreet: Wat zijn de uitkomsten en wat gaan we ermee doen? We hebben de mensen uitgenodigd mee te werken aan de plannen en er hebben zich na de bijeenkomst daadwerkelijk een aantal mensen aangemeld. We hebben ook goede reacties gehad op de presentaties en de vervolgstappen die we hebben benoemd. In oktober is er een vervolgbijeenkomst om terug te koppelen welke initiatieven zijn opgestart. Wat hebben we beloofd? Wat hebben we gedaan?”

“Het is natuurlijk niet zo dat volgende maand alles opgelost is”,  vervolgt Vervoort. “Maar we proberen de groep erbij te betrekken en veel terugkoppeling te geven over de acties die we doen. En hopelijk willen zoveel mogelijk mensen erbij betrokken zijn. Dan kunnen ze ook zien dat er echt iets gebeurt met hun input.”

>> Lees ook: 11 bewegingen: op naar de high performance financiële functie

Wat zijn de verbetermaatregelen?

De verbetermaatregelen in het actieplan zijn per HPFF-factor ingedeeld. Wat voor verbetermaatregelen levert het plan concreet op? Vervoort:  “Uit de ERP-implementatie komen nog wel wat korte-termijnverbeterpunten. Zo zijn er wat implementatie-issues, dingen die nog niet goed gaan. Maar er zijn ook zaken die binnen nu en een jaar ook verbeterd moeten worden. Ook daaruit volgt een aantal verbetermaatregelen.”

De laatste jaren hebben we veel geïnvesteerd in de organisatiekant. Nu is het tijd om meer aandacht te besteden aan de medewerkers

“Op HR-gebied is persoonlijke ontwikkeling heel belangrijk. We waren al begonnen met een Real drives-programma. Daarbij leren teams elkaar beter kennen door de drijfveren van de teamleden te leren kennen en begrijpen. De één is heel erg op structuren, de ander wil wat meer vaart maken, de volgende richt zich meer op verbinding in het team. Als je de drijfveren van elkaar weet, kun je bepaalde taken beter beleggen in het team en je kunt elkaar beter aanvullen. Daar waren we al mee begonnen, maar dat willen we meer gaan uitrollen binnen de teams. De teamdynamiek wordt daardoor beter en je kunt ook ontwikkelplannen maken.”

“Op het gebied van de factor financiële functieverbetering is continu verbeteren een belangrijk aandachtspunt. Daar zouden we beter op moeten scoren. Er is nu een team Quality & Improvement die daar een grote rol bij gaat spelen. Door bijvoorbeeld specifieke performance-dashboards te maken met performance-kpi’s en allerlei verbeteracties te implementeren. En door ervoor te zorgen dat verbeteringen vanuit de organisatie ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden. Want veel mensen zien allerlei verbetermogelijkheden, dat zie je in zo’n workshop ook weer, maar in de dagelijkse praktijk komen die verbeterinitiatieven niet echt naar boven. Of ze blijven beperkt tot de afdeling. Maar wil je verbeterinitiatieven breed in de organisatie neerzetten, dan moet je toch echt verder denken dan alleen je eigen afdeling. Dat wordt ook een belangrijke rol voor Quality & Improvement. Verbeteringen initiëren en vervolgens goed opvolgen.”

Bewustwording

Een neveneffect is het bewustworden van de rol van finance in de organisatie, zegt Vervoort. “We willen ervoor zorgen dat mensen meer leren over de processen breed binnen de organisatie. Ook begrijpen wat voor impact bepaalde acties van een afdeling hebben op andere afdelingen. Zorgen voor meer opleiding en kennisdeling binnen de organisatie. En ook de financiële afdeling beter profileren binnen de organisatie. Daar staan ook een aantal plannen voor op de rol.”

En de business?

Tot nu toe is het een traject van Finance & Control. Kun je zoiets oppakken zonder de business? Is er niet ook een rol voor managers? Vervoort: “Die vraag hebben we onszelf ook gesteld toen we hiermee begonnen. Moet je voor optimalisatie van F&C niet ook een score hebben over hoe de rest van de organisatie tegen F&C aankijkt? We hebben besloten dat dat een volgende stap in het proces is. Over een jaar zou dat een goede stap zijn. Wat we wel gedaan hebben is de directeur Operations uitnodigen op de workshop. Zij is de hele dag aanwezig geweest en zit ook in het team om de plannen uit te rollen. De business is op die manier dus wel heel duidelijk vertegenwoordigd.”

Positieve vibe

“Het vergt nog wel wat bloed, zweet en tranen”, meent Vervoort. “Maar het mooie is dat er na de workshop een positieve vibe is. We kunnen laten zien dat we de verbeteringen serieus nemen. En tegelijkertijd ook de issues van bijvoorbeeld de ERP-implementatie serieus nemen. Het is daarom ook belangrijk dat we na het presenteren van de plannen in juli ook regelmatig blijven terugkoppelen hoe we ervoor staan. Mensen betrekken. En er moeten successen gevierd worden!”

Volg Executive Finance op LinkedIn!