In hoeverre is e-facturatie doorgedrongen in Nederland? Die vraag legde Executive Finance voor aan zeven marktpartijen: Axians, Basware, Blue10, Dynatos, Easy Systems, Proactis en TIE Kinetix. De algemene conclusie: er is nog veel werk aan de winkel.
“E-facturatie staat nog duidelijk in de kinderschoenen”, stelt Christian van Geel, vice-president sales en marketing bij Dynatos dat financiële processen automatiseert. Om het te illustreren komt hij met een anekdote. “Het was in 2007 of 2008. Ik was als SAP-consultant bij een klant om op financieel gebied een implementatie te doen. We zetten daarbij ook scansoftware in om een geprinte factuur te scannen en deze vervolgens als bestand in het systeem te laden. En aan de andere kant van de lijn gebeurde eigenlijk hetzelfde. Dan zie je de onzinnigheid ervan in. Ik vrees dat er in ruim tien jaar tijd weinig is veranderd. Waar dat door komt? De hoofdreden is adaptatie van technologie. Je moet willen investeren in een proces om het te verbeteren, in een werkveld dat niet tot de kern van de business behoort.”
Invloed van Rijksoverheid
De Rijksoverheid heeft de afgelopen jaren een belangrijke rol gehad om het gebruik van e-facturatie te stimuleren. Na het leveren van diensten of producten aan het Rijk, moet de factuur elektronisch zijn. Arjan Sloot, Country Manager Benelux van TIE Kinetix, legt uit: “Die verplichting geldt sinds 1 januari 2017 en inmiddels is zestig procent van de gestuurde facturen een e-factuur. Dat is alleen een klein aandeel van het gehele bedrijfsleven in Nederland. Een aantal jaren geleden is berekend dat het totale besparingspotentieel in Nederland met de invoering van e-facturatie 1,2 miljard euro per jaar is. Het is gek dat het besparingspotentieel niet interessant genoeg wordt gevonden om met z’n allen e-facturatie te omarmen.”
Aantal aansluitingen stijgt
Hans van der Kolk, sales manager van Easy Systems, ziet wel dat in het mkb steeds meer organisaties ermee bezig gaan. “Dat zou ook iets met corona te maken kunnen hebben. In de afgelopen periode zijn steeds meer processen digitaal gegaan. Maar toch vallen de volumes over het Peppol-netwerk nog tegen.” Peppol is de afkorting van Pan-European Public Procurement Online en biedt overheden en bedrijven de mogelijkheid om (internationaal) e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. “Als we de cijfers van januari tot en met juli bekijken, zie je dat het aantal aansluitingen op Peppol met tweehonderd procent is gestegen. Ook het aantal facturen dat over het netwerk wordt verstuurd stijgt, dus de trend is in wezen positief. Maar de groei van het volume aan facturen is nog te beperkt ten opzichte van het aantal aansluitingen dat erbij is gekomen. We blijven op een of andere manier te veel hangen bij de pdf.”
Een duidelijk voordeel
De acceptatie en invoering van nieuwe technologie, in dit geval e-facturatie, moet voor organisaties een duidelijk voordeel hebben, vindt CEO Marcel Duijvestijn van Blue10. “Staatssecretaris Jan-Kees de Jager brak een lans voor de pdf-factuur toen hij in 2008 de verplichting van de digitale handtekening op een pdf-factuur afschafte. Zijn stelling toen was: ‘Hoeveel bedrijven plaatsen een watermerk op hun papieren factuur? Bijna niemand. Dan moeten we deze verplichting ook niet aan een digitale factuur koppelen.’ Daarmee zag je een enorme groei aan per e-mail verstuurde pdf-facturen. De papieren factuur, die per post toch iedere keer weer een paar cent kostte, werd vervangen door een gratis variant, de pdf-factuur. Nu zie je weer een omgekeerde beweging. Het versturen van een elektronische factuur via een provider kost een paar cent per factuur. Sterker nog, soms moet zelfs de ontvanger betalen om elektronische facturen te mogen ontvangen. Dat is nu niet echt een prikkel die ervoor zorgt dat de adoptie snel toeneemt.”
Veel voordelen
Volgens Marcel Verhoeven, manager Consultancy & Projecten bij Axians, levert het doorvoeren van e-facturatie veel voordelen op. “Een e-factuur versturen kost minder tijd, de kosten zijn lager en de kans op fouten is honderd procent zeker lager. Als je een factuur digitaal ontvangt, kun je deze digitaal controleren en kwalificeren. Dat betekent dat je controles veel beter zijn. Er zijn veel tools en programma’s voorhanden waarmee je een bestand kunt controleren. De ketencontrole kun je automatiseren en dat levert op termijn grote voordelen op. Je ziet ook steeds meer dat de nadruk komt te liggen op de afhandeling aan de voorkant. Vervolgens loopt de geldstroom. De factuur is daarmee geen sluitstuk meer.”
Inkoop versus budget
De CFO die via data-analyse inzicht willen krijgen in zaken als de uitgaven versus budget of überhaupt uitgavenpatronen wil analyseren, moet haast wel over op e-factureren, stelt Robert-Jan van der Pouw, Manager Sales & Marketing Benelux bij Proactis. “Elk webinar die je tegenwoordig kunt volgen gaat over data-analyse en wat je daar allemaal mee kunt. Het gebruiken van dashboards ziet er mooi uit, maar is de data representatief voor wat er echt in je organisatie speelt? Voor analyses heb je twee elementen nodig: procesinformatie en financiële data. Orders en facturen maken integraal onderdeel uit van de financiële data. Hoe sneller je gegevens door jouw systeem kunt laten lopen, hoe eerder je dus ook analyses en forecasts hebt. Hier kan de e-factuur van waarde zijn, want de factuurdata zijn direct beschikbaar voor verwerking en rapportages. Digitale processen geven eenvoudig inzage in lopende verplichtingen, openstaande facturen, oplopende verwerkingstermijnen en ze geven informatie voor je cashflowmanagement. Kortom, data-analyse begint bij het hebben van betrouwbare data.”
Sustainability
Ruben Slagmulder, pre-sales consultant van Basware, vindt een papieren factuur niet meer van deze tijd. “Ik vind het zo jaren tachtig. We leven in een tijd waarin ecologisch ondernemen en sustainability een grote rol spelen. Een factuur op papier vind ik niet passen in dat plaatje. Het vergt productiekosten om papier te maken, er wordt water voor gebruikt en dan is er nog de CO2-uitstoot. Het is te belachelijk voor woorden dat we voor zo’n basisproces op een dergelijke manier werken. Ik vind het een kleine drempel voor een bedrijf om af te stappen van papier en te factureren via pdf en uiteindelijk via e-facturatie. Dat gaat een grote impact hebben op het milieu.”
Overheid moet stappen zetten
Hans van der Kolk van Easy Systems vindt dat de overheid stappen moet zetten om van e-facturatie gemeengoed te maken. “Het is goed dat ze voor hun leveranciers e-facturatie verplichten, maar die verplichting zou je wat mij betreft ook op de business-to-businessmarkt moeten leggen. In dit tempo komen we er niet. In landen als Noorwegen en Italië hebben ze op een gegeven moment de knoop doorgehakt en is er wel een verplichting opgelegd. Dat betekende een echte doorbraak, ook in digitalisering van bedrijven en overheden. Verplichting maakt ook, vanuit de overheid bezien, een betere controle van btw-afdracht en de belastinggegevens mogelijk.”
Rol voor de CFO
Er is ook een rol weggelegd voor de CFO om e-facturatie aan te jagen binnen de organisatie, zegt Ruben Slagmulder. “Wij zien dat organisaties die met succes e-facturatie hebben ingevoerd, het meenemen in nieuwe contractonderhandelingen. Het wordt als een vereiste gesteld aan nieuwe klanten of leveranciers. Als een factuur vervolgens per post of als pdf wordt ontvangen, wordt aangegeven dat dit niet volgens afspraak is. Bij een organisatie waar e-facturatie nog niet is ingevoerd, ligt een mooie businesscase voor de CFO. Met één stap kun je vijftig procent van je facturen mogelijk wel als e-factuur versturen.”
Niet met een big bang
Christian van Geel van Dynatos snapt dat CFO’s soms tegen een implementatietraject opkijken. “Je hoeft niet met een big bang ineens je inkoop- en verkoopfacturen te digitaliseren. Bekijk de verschillende oplossingen die er zijn in de markt. Pak winst in het traject, waar je deze maar kan pakken. Wellicht van papieren facturen naar digitaal. Of van het bundelen van inkoopstromen. Dan gaat e-facturatie vanzelf leven.”
Verdere digitalisering
“Een CFO moet zich voorbereiden op verdere digitalisering”, benadrukt Arjan Sloot van TIE Kinetix tot slot. “In verschillende landen is het al verplicht dat je elke factuur die je verstuurt, ook digitaal aanlevert aan de fiscus. In bijvoorbeeld Italië en Hongarije is dat al de normale gang van zaken en meer landen gaan daarin mee. Het is een kwestie van tijd voordat Nederland ook die stap zet. Bij een CFO in Nederland moet het onderwerp dan wel hoger op de agenda. Hij of zij kan er niet onderuit.”
