Robotic process automation begint vaak in de financehoek, beschouwt Maurits Houck, regional managing director Benelux bij UiPath. Hij reageert op het IT-Vision-onderzoek van cm: en Executive Finance. “Financials zien een enorm besparingspotentieel.”
Wat is RPA?
RPA staat voor Robotic Process Automation oftewel Robotgestuurde Proces Automatisering. Dat is een techniek die wordt gebruikt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen met behulp van software. Deze software bootst een handmatig proces na, maar voegt daar soms ook kunstmatige intelligentie aan toe. “Het zijn in feite extra, virtuele medewerkers”, aldus Houck. “Die ook kunnen leren van de input van echte medewerkers die het proces overzien.”
“Zonder uitzondering praten we met de grote multinationals en financiële instellingen in Nederland”, stelt Houck. “De coronacrisis heeft daar een versnelling in aangebracht. Niet alleen vanwege kostenbesparingen, maar ook vanuit de wil om saaie, repeterende processen te robotiseren. Zo hoeven hun duurbetaalde medewerkers zich daar niet mee bezig te houden, maar kunnen ze diepgaandere issues tackelen. KLM heeft bijvoorbeeld een tijd geleden de reconciliatie geautomatiseerd, waardoor de accounting professional daar de tijd had om zeer moeilijke problemen in de boekhouding te herstellen.”
Een soort co-bot
RPA is een soort cobot, naast de financial, benadrukt Houck. “Dat is ook op het vlak van compliance zo. Banken kennen tegenwoordig complexe know-yourcustomerprocessen die witwassen via het netwerk van de bank tegen moeten gaan. In dat soort processen is een menselijke fout zo gemaakt. Dan kan RPA consistente controles bieden. Datzelfde geldt voor de facturenstroom. Auditors gebruiken RPA al volop om de juistheid van facturen te controleren. Niet meer via een steekproef, maar door automatisering. Daardoor kunnen ze een controle van 100 procent doen, terwijl je vroeger slechts een deel van de facturen eruit pakte.”
Besparingspotentieel van 60 procent
CM: en Executive Finance legden Houck de resultaten van het IT Vision-onderzoek voor. Uit het onderzoek blijkt dat 18 procent van de respondenten wordt geconfronteerd met RPA. “Gevoelsmatig ligt dat cijfer voor mij wat te laag, want we praten aan alle kanten met CFO’s en financials binnen multinationals en financiële instellingen. Maar wellicht moeten we nog verder werken aan de bekendheid van het fenomeen in de financekolom.” 10 procent van de respondenten zegt het meest te investeren in RPA als nieuwe technologie. Informatiebeveiliging staat met 32 procent op nummer één. “Dat snap ik. Die informatiebeveiliging is ook belangrijker geworden. Alhoewel RPA wel een enorm besparingspotentieel heeft. Dat moet financials aanspreken. Bij de financeafdeling zelfs een besparingspotentieel van 60 procent, zo blijkt uit onderzochte ervaringen van 3.000 van onze klanten wereldwijd. Bij banking en insurance is dat 56 procent. En in de supply chain 43 procent.”
RPA met name gebruikt bij grotere bedrijven
Meer dan de helft van de respondenten kent Robotic Process Automation en daarvan maakt 30 procent er ook gebruik van, blijkt uit het IT Vision-onderzoek. Die 30 procent werkt met name bij de grotere bedrijven, in de industrie en in de handel en nijverheid.
Ook process mining werd onderzocht. Slechts 4 procent van de financials wordt geconfronteerd met process mining in zijn organisatie. “Dat is weinig. Dat doet ook weinig recht aan het potentieel van deze technologie”, zegt Houck. “Want daar ligt een enorme potentie om processen te verbeteren.”
Wat is process mining?
Kortgezegd is process mining een methode om bedrijfsprocessen te analyseren op basis van opgeslagen data in het gehele applicatielandschap. Het gebruik van een systeem laat immers sporen achter in een database. Bijvoorbeeld als een IT-servicemedewerker een incident sluit of een magazijnmedewerker een ontvangst boekt, wordt in een systeem geregistreerd op welk moment, welke gebruiker, welke handeling heeft gedaan. Van deze digitale voetafdrukken worden door de tool zogenaamde event logs gemaakt. De kracht van process mining is om al deze event logs op een dusdanige manier te presenteren, dat deze bruikbaar worden voor tal van analyses en verbeteringsinitiatieven. Zo kun je afwijkingen analyseren en aanpakken, risico’s in het proces analyseren en mitigeren en ontelbaar veel andere analyses uitvoeren.
Een miljoen uren vrijspelen
“Wij zeggen wel eens dat we met RPA en process mining bij wijze van spreken een miljoen uren van medewerkers kunnen vrijspelen”, aldus Houck. “Bij grote organisaties klopt dat ook aardig. Ik merk dat dat in deze coronacrisis heel belangrijk is geworden. Veel bedrijven willen de boot niet missen en willen deze technologieën toepassen in hun organisatie. Waar het een jaar geleden eerder een experiment op een bepaald deelgebied in de organisatie was, wordt het nu strategischer ingezet. Vanuit de boardroom en vaak vanuit de CFO die IT in zijn portefeuille heeft. Daarbij komt dat robots slimmer worden. Ze kunnen facturen goed begrijpen en facturen die ze fout achten uit de stroom halen. Deze kun je vervolgens alsnog door een medewerker laten beoordelen. Van die beoordeling leert de robot dan ook weer. Na drie à vier van dezelfde gevallen neemt hij dat nieuwe aspect ook mee in de beoordeling. Kortom, het gaat met RPA sneller en nauwkeuriger.”
Wilt u het hele onderzoek lezen?
