Een studie (1) van het accounting en tax consulting bedrijf WeiserMazars toont aan dat 87 procent van de CFO’s nog steeds beroep doen op Excel voor hun financial close en FP&A-activiteiten, alsook voor budgettering en rapportering. De grootste voordelen van het gebruik van spreadsheets zijn bekend: het is een relatief flexibele, beheersbare en goedkope tool, die ook nog eens gebruikt wordt door zowat iedere professional. Toch is er een betere manier om te voldoen aan de FP&A-behoeften van organisaties.
Artikel geschreven door Ahmed Fenidek, FP&A specialist bij Sigma Conso.
Is het gebruik van Excel voldoende of is er een snellere, efficiëntere en meer betrouwbare manier om te voldoen aan de FP&A behoeften van een organisatie? Sigma Conso heeft ervaren voor welke uitdagingen de finance professionals in hun netwerk staan met het gebruik van Excel voor FP&A doeleinden.
De uitdagingen van Excel voor FP&A doeleinden
- Het onvermogen om voorspellingen te doen op lange termijn, wat het voor bedrijven enorm uitdagend maakt om financiële resultaten te projecteren voor nieuwe markten of producten.
- Het is onmogelijk om “what-if” scenario’s uit te voeren: vragen van eindgebruikers die verschillende scenario’s willen onderzoeken, kunnen enkel na afloop worden beantwoord en nemen bovendien veel tijd in beslag.
- Terminologiekwestie: elke unieke gebruiker creëert en past zijn eigen spreadsheets aan. Terminologiekwesties kunnen opkomen wanneer de data moet samengevoegd worden om tot geconsolideerde resultaten te komen.
- Wie heeft toegang tot deze spreadsheet? Een bekend probleem van Excel is het feit dat de bestanden gebaseerd zijn op de personen die ze aanmaken. Wie heeft toegang tot de spreadsheets, en wat gebeurt er wanneer deze persoon niet (meer) aanwezig is?
- Tijdrovend werk: gebruikers kunnen misschien wat tijd winnen omdat ze Excel kennen, toch tonen studies aan dat een aanzienlijk deel van het werk elke maand gaat naar het samenvoegen, het aanpassen en het corrigeren van de spreadsheets. Het spreekt voor zich dat deze tijd beter gespendeerd kan worden aan taken met meer toegevoegde waarde.
- Grote bestanden zijn gevoelig om te crashen en fouten worden niet snel opgemerkt. Fouten in gegevens, formules of links zijn bekende problemen van Excel. Daarentegen kan het gebruik van dergelijke grote bestanden ook wat uitdagingen met zich meebrengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer data geaggregeerd wordt over verschillende business dimensies (opsommen van maanden tot jaren en departementen tot een totaal). Deze bestanden worden alleen maar groter en moeilijker te beheren.
- Spreadsheets zijn gemaakt voor individuele personen, niet voor samenwerking. Excel kan het beheer van verschillende gebruikers die data op hetzelfde moment analyseren niet behandelen. Hoe meer mensen er toegang hebben tot de spreadsheet en deze kunnen wijzigen, hoe meer foutgevoelig deze dan ook wordt.
- Datavisualisatie is zeer moeilijk in Excel en vereist ofwel veel tijd ofwel een zeer uitgebreide kennis van de tool.
- Data loading is minder veilig met Excel, vergeleken met andere systemen waar men ervoor kan zorgen dat de data rechtstreeks en veilig kan vloeien vanuit bijvoorbeeld het ERP systeem. Deze actuele data wordt dan gebruikt als een startpunt voor het budgetteringsproces.
- Gebrek aan gegevensbescherming op vlak van databeveiliging, coherentie van de data (onmogelijk te beheren hoe de data werd ingevoerd, geformatteerd, opgeslagen en gebruikt) en back-ups (zelfs indien de meeste bedrijven een gemeenschappelijke cloud server hebben, moet elke gebruiker zich ertoe verbinden om altijd de laatste versie van het document op te laden).
Gebruik een professionele tool
Het wordt duidelijk dat Excel bepaalde uitdagingen geeft op het vlak van fouten en efficiëntie van uw processen. Een professionele tool die in uw FP&A behoeften voorziet, zal ervoor zorgen dat u tijdwinsten kan genereren, minder inconsistenties zal waarnemen en de efficiëntie van uw planning en forecasting processen zal verhogen.
Sigma Conso biedt een high-performance Planning tool die het toelaat om:
- Op een snellere en efficiëntere manier meer betrouwbare resultaten te behalen, terwijl de onzichtbare kosten voor de budgetopmaak worden gereduceerd.
- Uw organisatie aan te passen aan de steeds kortere planning en forecasting cyclussen en te kunnen rekenen op data die altijd up-to-date is.
- Zich onmiddellijk aan te passen aan de evoluties van uw economische omgeving.
- Tijdwinsten te behalen en de beste en meest gefundeerde operationele beslissingen te nemen.
- Een volledige transparantie met uw andere systemen (SAP, Excel, enz.) te garanderen.
Bovendien biedt de tool sterke capaciteiten voor allocaties, berekeningen, flexibiliteit van de modellering van verschillende processen en sterke interacties tussen deze processen: een efficiënte Integrated Financial Planning met balans, P&L en cashflow als finaal resultaat. De tool biedt tevens een ruim algemeen marktbereik en de capaciteit om te antwoorden op de problematieken van elke sector. De setup is relatief gemakkelijk en de verschillende voorgeprogrammeerde business contents kunnen aangepast worden aan de specifieke verticale industrieën.
(1) Weiser Mazars, 2011, Insurance Finance Leadership Study (https://eng.mazars.mx/content/download/156890/22070707/version//file/2012%20Finance%20Leadership%20Insurance%20Study.pdf)
Dit artikel is gesponsord door Sigma Conso
