Het idee achter elektronische facturatie is niet nieuw, maar de implementatie van deze technologie komt pas recent op gang. Het werd al jaren geleden geïntroduceerd in onder andere de Noordse landen en Latijns-Amerika. In andere landen staat de implementatie van elektronische facturatie nog op de agenda voor de komende maanden of jaren. Aan welke wettelijke vereisten moeten e-facturen precies voldoen?
Het is belangrijk om te onthouden dat het digitaliseren van het facturatieproces – het vervangen van papieren documenten door hun elektronische tegenhangers – slechts een eerste stap is naar een geautomatiseerd facturatieproces. Zo’n geautomatiseerde facturatie brengt heel wat voordelen met zich mee – denk aan kwalitatief betere data, meer geavanceerde informatiebeveiliging, snelle configuratie en verbeterde cashflow.
Veel bedrijven bij wie de implementatie van een e-facturatieproces op de planning staat, zijn niet langer op zoek naar een basisdigitalisering. Ze willen moderne e-facturatiesystemen, met een holistische benadering van de facturatiecyclus en de mogelijkheid op toegevoegde waarde/functionaliteiten die het facturatieproces zoveel mogelijk automatiseren. Dit is onder meer mogelijk met AI/ML-gestuurde dataverwerking en analyse of met functies die specifiek zijn ontworpen om het onboarding-proces te vereenvoudigen.
In dit artikel zoomen we in op de wettelijke naleving en met name op de wettelijke vereisten waaraan e-facturen moeten voldoen voor die eerste stap naar een geautomatiseerd e-facturatieproces mogelijk is.
Er zijn wetten die bepalen hoe e-facturen tussen verschillende partijen moeten worden uitgewisseld.
Wettelijke naleving
Wettelijke naleving omvat alle handelingen en praktijken die in overeenstemming zijn met de lokale wetten van een land waar een bedrijf actief is. Laten we die term even opsplitsen in twee delen: het wettelijke en de naleving. ‘Wettelijk’ verwijst naar de lokale wetgeving en/of regels, en ‘naleving’ gaat over het handelen in overeenstemming met deze regels.
In het kader van elektronische facturatie betekent wettelijke naleving handelen in overeenstemming met de lokale regels over de verwerking van e-facturen in een bepaald land.
Meer specifiek zijn er dus wetten die bepalen hoe e-facturen tussen verschillende partijen moeten worden uitgewisseld. Deze wetten definiëren onder meer het formaat van de e-facturen, de manier waarop ze worden uitgewisseld (rechtstreeks of via de Belastingdienst) en de archivering (bewaartermijn, locatie van het archief, archiefformaten).
De volgende elementen zijn kernpunten bij de wettelijke naleving voor elektronische facturatie:
- De authenticiteit van de herkomst – Hierbij wordt nagegaan of de elektronische facturen echt zijn verstuurd door de afzender van de factuur en niet door iemand die zich als die persoon of instelling voordoet. Enkele wettelijk aanvaarde manieren om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen zijn elektronische ondertekening of elektronische gegevensuitwisseling.
- De integriteit van de inhoud – Dit betekent dat de inhoud van het document beveiligd is en geen wijzigingen heeft ondergaan gedurende de volledige levenscyclus van de e-factuur (vanaf het moment dat het document werd uitgegeven en aan de ontvanger werd geleverd tot het verstrijken van de bewaringstermijn). Net als bij de authenticiteit van de herkomst kan dit bepaalde IT-vereisten met zich meebrengen (e-handtekening of EDI).
- De leesbaarheid – De elektronische documenten moeten leesbaar zijn gedurende de volledige geldigheidsduur van het document. Dit is met name belangrijk wanneer e-facturen in een gestructureerd formaat (XML of UBL) worden uitgewisseld en er een menselijk leesbare preview wordt voorzien.
- Bewaring – Elektronische facturen moeten gedurende een bepaalde periode worden gearchiveerd en beschikbaar blijven voor fiscale inspecties of controles. Hierbij kan ook de locatie van het archief worden bepaald – of lokale opslag nodig is (in eigen land) of dat archivering in het buitenland aanvaardbaar is.
Merk wel op dat ‘belastingsnaleving’ (tax compliance) niet hetzelfde is als ‘wettelijke naleving’ (legal compliance) bij elektronische facturatie. Hoewel ze met elkaar verwant zijn, mogen ze niet gemengd of gecombineerd gebruikt worden. Wettelijke naleving gaat namelijk over de manier waarop elektronische facturen in een bepaald land moeten worden verwerkt, terwijl belasting naleving gaat over het voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving door het tijdig betalen van het juiste bedrag.
Wettelijke naleving: de globale visie
Het e-facturatielandschap is internationaal gezien duidelijk niet goed geharmoniseerd. Dit geldt zowel voor de technische aspecten (formaten van e-facturen) als voor de wettelijke vereisten.
Er is een aanzienlijk verschil tussen de Latijns-Amerikaanse en de Europese aanpak. In Latijns-Amerika kiezen ze voor het goedkeuringsmodel, in Europa is het post-auditmodel het meest gangbaar. De onderstaande tabel toont de belangrijkste verschillen tussen deze twee modellen:
Opvallend genoeg nemen steeds meer landen het Latijns-Amerikaanse goedkeuringsmodel over of een variant daarvan. Dat geldt bijvoorbeeld voor Turkije, dat in 2013 e-facturatie implementeerde, en Italië, dat in 2019 verplichte e-facturatie invoerde.
Er is een duidelijke globale verschuiving van het post-auditmodel naar het goedkeuringsmodel. Steeds meer landen kiezen voor dit model omdat overheidsinstanties een realtime overzicht wensen van alle transacties. Zo willen ze meer controle krijgen over de belastinginning en gepast kunnen reageren op illegale boekingen in belastingaangiften. De voordelen voor overheidsinstanties zijn duidelijk –aanzienlijk minder fraude en een eenvoudige verbetering van de belastinginning.
E-facturatie in India
India koos ook voor het goedkeuringsmodel. De introductie van verplichte e-facturatie verliep hier in meerdere fases. In januari 2020 werd e-facturatie op vrijwillige basis geïntroduceerd in India. Vanaf 1 oktober 2020 wordt e-facturatie verplicht voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan INR 500 Crore (ca. 65 miljoen euro).
Alle bedrijven met een hoofdkantoor of filialen op Indisch grondgebied moeten e-facturen aanmaken met hun eigen systemen en deze elektronisch naar het Indische registratieportaal sturen in JSON-formaat, ter validatie. Alle facturen krijgen een factuurreferentie en een QR-code waarmee alle factuurgegevens kunnen worden geconsulteerd. Als dit succesvol is afgewerkt, worden de facturen met digitale handtekening naar het GST-systeem gestuurd. Het bedrijf ontvangt een bewijs dat de factuur is geregistreerd en de goedgekeurde factuur wordt daarna beschikbaar voor de verkoper en de koper op het GST-portaal.
Andere landen die het goedkeuringsmodel implementeren zijn onder andere:
- Egypte – verplichte B2B-e-facturatie vanaf 15 november 2020 voor geselecteerde bedrijven (proeffase)
- Vietnam – verplichte B2B-e-facturatie vanaf november 2020 (de deadline wordt waarschijnlijk uitgesteld tot 2022)
Afhankelijk van de lokale regelgeving
Het regelgevende landschap is gefragmenteerd. Sommige landen verplichten het gebruik van e-facturen, terwijl andere landen bedrijven zelf laten kiezen hoe ze willen factureren. Dat zorgt voor grote verwarring rond de wettelijke naleving voor bedrijven wereldwijd. Er zijn ook grote verschillen tussen de landen die e-facturatie hebben omarmd: sommige gebruiken EDI om gegevens uit te wisselen, terwijl andere landen zich richten op e-handtekeningen. E-facturen moeten voor een bepaalde tijd worden gearchiveerd en bewaard, maar de duur is afhankelijk van de lokale regelgeving. Tenzij een bedrijf de regelgeving kent van elk land waar het actief is, loopt het bedrijf het risico om in de problemen te komen zonder deskundige ondersteuning.
Sommige landen verplichten het gebruik van e-facturen, terwijl andere landen bedrijven zelf laten kiezen hoe ze willen factureren.
Inzicht in de lokale regelgeving is een van de belangrijkste succesfactoren van e-facturatieprojecten. Een van de grootste problemen voor bedrijven is het waarborgen van de wettelijke naleving van de facturatie bij internationale projecten, gezien de grote verschillen tussen landen. Dit niet-geharmoniseerde en zeer complexe landschap bezorgt (internationaal actieve) bedrijven vaak aanzienlijke IT-kosten om aan de lokale eisen te voldoen.
Een helpende hand
Gespecialiseerde bedrijven zoals Comarch kunnen bedrijven helpen om zich een weg te banen in deze complexe wereld en de uitdagingen van wettelijke naleving rond e-facturatie te overwinnen. De Comarch-experts kunnen organisaties helpen om de lokale regelgeving te begrijpen en, nog belangrijker, om wereldwijde e-facturatieprojecten te implementeren.
Comarch benadrukt graag de voordelen van het implementeren van een moderne e-facturatieoplossing. U kan rekenen op geoptimaliseerde processen en betere bedrijfsprestaties dankzij de moderne functionaliteiten van deze systemen (zoals AI/ML-gestuurde dataverwerking, analyse en functies voor een eenvoudiger onboarding-proces). E-facturatie is niet nieuw, maar de toevoeging van moderne technologie die e-facturatie aanzienlijk kan verbeteren, is dat wel. Wacht niet op een regeringsmandaat om uw bedrijfsprocessen te moderniseren. Verdiep u in AI/ML-gestuurde facturatie en profiteer onmiddellijk van alle voordelen die automatisering te bieden heeft.
Dit artikel is gesponsord door Comarch
