Integriteitsmanagement: Soft controls zijn doorslaggevend

De financiële crisis en recente affaires in het bedrijfsleven en bij de semipublieke sector hebben geleid tot een herwaardering van normbesef, gedeelde waarden, integriteit en omgevingsgevoeligheid. Organisaties moeten aan de gerechtvaardigde verwachtingen van stakeholders voldoen. Stakeholders kijken kritisch naar de strategische ambities en de waarden en normen van een organisatie. Ze eisen vaak een maatschappelijke opstelling en een brede belangenbehartiging die verdergaat dan alleen het realiseren van financieel rendement. Vooral grote organisaties worden steeds vaker publiekelijk aangesproken op het gedrag van de organisatie, geholpen door de transparantie en laagdrempeligheid van social media.

Mede naar aanleiding van fraude en corruptieschandalen, die de media hebben gehaald, is het belang van governance en interne beheersing van organisaties de laatste decennia duidelijk geworden. Ontoereikende controls hebben een belangrijke impact op de cultuur en daarmee het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Daarnaast stellen toezichthouders en regelgevers cultuur steeds dwingender aan de orde. Voor de financiële sector heeft dit al tot wet- en regelgeving geleid. De verwachting is dat een soortgelijke ontwikkeling zich ook in andere sectoren gaat voordoen. En ook in de nieuwe Nederlandse corporate governance code wordt aandacht aan cultuur besteed.

Van organisaties wordt niet alleen verwacht dat zij ‘de juiste dingen doen’, maar ook dat ‘zij de dingen juist doen’. Het belang van een integere organisatiecultuur als onderdeel van een beheerste en integere bedrijfsvoering wordt breed onderkend. Regels zijn nodig om aan medewerkers duidelijk te maken wat van hen wordt verwacht, maar regels kennen ook hun beperkingen. Ze leiden niet direct en zonder meer tot verantwoord gedrag en kunnen als ‘noodzakelijk kwaad’ worden gezien. Grip krijgen op en het kunnen verklaren van gedrag sluit in het huidige tijdvak beter aan bij de verwachting van de externe stakeholders.

Een zoektocht

Ethiek wordt vaak als moraliserend ervaren. Aangeslingerd door iemand, die met een wijzend vingertje zegt hoe het moet. Daar houden mensen en zeker financieel medewerkers, managers en adviseurs niet van. Daar worden zij opstandig van. Maar zo moet ethiek niet worden gezien. Ethiek is een zoektocht naar hoe je op een goede manier, de goede dingen kunt doen. Daarbij kan van een aantal bouwstenen gebruik worden gemaakt. Het is belangrijk dat financieel professionals beseffen dat er aan ethiek enerzijds een subjectief en persoonlijk aspect zit en anderzijds een professioneel kompas bij het beroep dat zij hebben gekozen. Dat is helemaal niet zo subjectief en persoonlijk. Het alternatief is het slecht of volgzaam uitoefenen van een beroep.

Financieel professionals hebben verschillende verantwoordelijkheden. Op de eerste plaats voegen zij betrouwbaarheid aan financiële informatie toe. Daarnaast worden financieel professionals vaak als het financieel geweten van een organisatie gezien. In die rol krijgen zij met allerlei verleidingen te maken om fouten even niet te zien of aan de grote klok te hangen. Financieel professionals kunnen zelfs worden gevraagd om creatief met cijfers te zijn. Om te voorkomen dat een financieel professional daarin meegaat, moet hij of zij alert en deskundig zijn om te zien wanneer en hoe dat spel moet worden gespeeld. Het is als financieel professional, net als in veel andere beroepen, heel belangrijk om te weten hoe de rug recht te houden. Je eigen integriteit kun je maar een keer verliezen.

In figuur 1 wordt de wisselwerking tussen individu, groep en organisatie geïllustreerd. De kenmerken van het individu beïnvloeden de organisatiecultuur. Door het ontwikkelen van vaardigheden, attitude en kennis kunnen medewerkers aan een integere organisatiecultuur bijdragen. De organisatiecultuur en de daarin aanwezige controls beïnvloeden het individu.

In de verdediging schieten

Veel financieel professionals schieten in de verdediging als ze met een ethisch dilemma worden geconfronteerd. Ze checken in de regel vooral of alle procedures zijn gevolgd. De zelfbeschermingsraderen draaien op volle toeren. Om dilemma’s op te lossen moeten medewerkers ethische afwegingen kunnen maken. Dat is soms best moeilijk. In zo’n geval is het prettig om met relaties te kunnen sparren of er met collega’s of andere mensen over te kunnen praten. Het vraagt om een scherpe zelfreflectie om te bepalen wanneer hulp bij een dilemma nodig is en die reddingsboei op tijd uitgooien.

Edgar Karssing heeft onderzoek naar de morele moed van auditors gedaan. Ook auditors worden vaak als het financiële geweten van een organisatie gezien. Het blijkt dat de mensen die ervoor moeten zorgen dat alles netjes in een organisatie verloopt soms behoorlijk onder druk worden gezet. Dat kan lopen van kleine pesterijen tot bezuinigingen op auditafdelingen en zelfs fysiek geweld. Als zo’n situatie zich voordoet is het in de eerste plaats belangrijk om te zorgen dat het eigen morele kompas aanstaat en de goede weg te kunnen vinden. In de tweede plaats moeten ze ervoor zorgen dat ze ook daadwerkelijk naar dat morele kompas kunnen handelen. Het helpt daarbij als het duidelijk is wat de bevoegdheden van een financieel professional zijn.

Gedragsonderzoek laat zien dat mensen al heel jong, nog vóórdat ze kunnen praten, goed en slecht van elkaar kunnen onderscheiden; kunnen herkennen wat schadelijk is voor anderen en de natuurlijke neiging hebben om voor het goede te kiezen. Veel gedragsdeskundigen vinden dan ook dat organisaties niet alleen regels moeten opleggen en handhaven, maar dat ze ook aandacht aan het cultiveren van wat van nature aanwezig is moeten besteden.

Hoge eisen aan integriteit

Het juist omgaan met druk stelt hoge eisen aan de integriteit van financieel professionals. Hun professionele kompas moet bovenaan staan om het vertrouwen te verdienen, dat nodig is om goed te kunnen functioneren. Daarnaast werken financieel professionals voor of in opdracht van een organisatie. Die organisatie heeft zijn eigen belangen. Maar ook de interne en externe gebruikers van de informatie hebben allemaal belangen en verantwoordelijkheden en dat kan het uitoefenen van de werkzaamheden bemoeilijken. En dan hebben ze nog hun eigen morele kompas. De eigen denkwijze over wat belangrijk is en waar ze waarde aan hechten.

Niet maatgevend

Het eigen morele kompas is niet maatgevend voor het uitoefenen van een financiële functie. Echte professionals kenmerken zich door het omarmen en verinnerlijken van het professionele kompas dat bij de functie hoort. De NBA heeft bijvoorbeeld een heel duidelijke gedragscode opgesteld, waarin kernwaarden worden benoemd. In de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) worden die kernwaarden ‘fundamentele beginselen’ genoemd. Er zijn vijf ‘fundamentele beginselen’ waar een accountant zich in zijn of haar beroepsuitoefening moet houden, te weten:

1. professionaliteit;
2. integriteit;
3. objectiviteit;
4. vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
5. vertrouwelijkheid.

Kernwaarden maken ethiek minder subjectief dan dat het ogenschijnlijk lijkt. Op een moment dat iemand zegt dat hij of zij als financieel professional aan de slag gaat, horen daar ook morele verplichtingen en verantwoordelijkheden bij. Deze vijf ‘fundamentele beginselen’ kunnen door iedere financieel professional worden geïncorporeerd. Als een financieel professional niet bereid is om zich aan de kernwaarden van zijn of haar beroep te conformeren, dan oefent hij of zij het beroep niet goed uit en zal dat waarschijnlijk ook geen lang professioneel leven zijn beschoren.

Literatuur

• Belksma, L.M., e.a., Instrumenten voor gedragsbeïnvloeding, Tijdschrift voor Compliance, Juni 2018.
• IIA Nederland, Discussion paper Soft controls, Wat zijn de aanknopingspunten voor de internal auditor?, juni 2015.
• PWC, Grip op cultuur en gedrag, Een robuuste dialoog met het bestuur, PWC, Mei 2017, opgenomen op: www.pwc.nl.
• Slot, M., “Financieel professional ontkomt niet aan morele verplichtingen en verantwoordelijkheden”, Executive Finance, Vakmedianet, Alphen aan den Rijn, opgenomen op: https://executivefinance.nl/, 25 juni 2020.

Auteur: Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) B.V.