IT-systemen en data zijn alom aanwezig in organisaties. Behalve dat IT de interne processen van bedrijven ondersteunt, maken IT en data ook steeds vaker deel uit van het producten- en dienstenportfolio van organisaties. De controller speelt daar een heel waardevolle rol in, aldus hoogleraar Business & IT Cokky Hilhorst. “Dat betekent wel dat je moet leren begrijpen wat er gebeurt. En je moet de juiste vragen stellen.”

In de praktijk heeft ze het vaker moeizaam zien verlopen. In de media zijn ook genoeg (te veel!) voorbeelden te vinden van organisaties die grote investeringen doen in IT en vervolgens vastlopen. “Zij lopen daardoor achterstanden op en verliezen veel geld. Daar had de controller wat aan kunnen doen als hij of zij goed opgelet had”, zegt Cokky Hilhorst, hoogleraar Business & IT en docent van de collegereeks Actualiteiten Accountancy & Control aan Nyenrode. “Dat zit hem voor een belangrijk deel in gezond-verstandvragen.”

Interne processen en continuïteit

Inzet van IT en het gebruik van data zijn van grote invloed op het functioneren van organisaties en de manier waarop diensten en goederen geproduceerd, vastgelegd en opgeslagen, en gedistribueerd worden. “Twee zaken zijn daarbij belangrijk”, zegt Hilhorst: “Enerzijds zijn dat de gegevens van de organisatie om een beslissing te kunnen nemen. Hoe staan we er voor? Wat loopt er operationeel? Moeten we bijsturen? Daarvoor moet je als controller weten welke data je gebruikt. Die gegevens moeten kwalitatief goed zijn. Je moet weten welke data uit welke systemen je moet kunnen combineren. Dat geldt voor de dagelijkse operatie, maar ook voor de toekomst. Daarom moet je als controller ook weten welke risico’s er zijn voor de continuïteit van de organisatie. Want als je IT-systemen niet op orde zijn, of je wordt gehackt, kan de continuïteit van je organisatie in gevaar komen. Als er problemen zijn met privacy of security, kan dat zelfs leiden tot reputatieschade voor de organisatie.”

Data als nieuw verdienmodel

“Daarnaast”, vervolgt Hilhorst, “worden IT en data steeds belangrijker voor nieuwe business. Wanneer organisaties nieuwe verdienmodellen ontwikkelen spelen IT en data steeds vaker een rol als onderdeel van nieuwe producten. Neem bijvoorbeeld Philips. Philips heeft altijd consumentengoederen ontwikkeld, maar richt zich nu op healthcare. Daar zijn software en data onderdeel van hun producten. Zelfs een elektrische tandenborstel meet tegenwoordig al of je goed en vaak genoeg poetst. Of denk aan accountants. Ook zij hebben tooling nodig om hun analyses te doen. Daarmee zijn IT en data een heel belangrijk onderdeel geworden, niet alleen van hun interne processen, maar ook van hun dienstverlening.”

Belangrijk voor de strategische adviesrol van de controller

De controller kan voor heel veel bedrijven een heel belangrijke rol spelen bij deze ontwikkelingen, meent Hilhorst. “De controller is iemand die gegevens beoordeelt en kijkt hoe het loopt. Maar hij of zij is daarnaast ook strategisch adviseur en kijkt welke richting het bedrijf moet gaan. Hij of zij moet daarom ook snappen waar die business naartoe gaat. Wat zijn de strategische ontwikkelingen op het gebied nieuwe verdienmodellen? In deze verdienmodellen speelt technologie vaak een belangrijke rol. Innovatie vraagt dan vaak ook om investeringen in IT. Waar moet je dan op letten bij deze investeringen? Wat zijn risico’s bij grote investeringen? En hoe krijg je een goede balans in het investeren in nieuwe business, terwijl je nog geld verdient met de bestaande business?’ Dat zijn typisch vragen waar de controller een cruciale rol speelt.

Als je investeert moet je nadenken over: welk organisatieprobleem los je eigenlijk op? Als je met data gaat werken: welke vraag wil je beantwoord hebben? Wat is het doel daarvan?

Controller ziet het belang

Data en IT zijn dus van belang voor de strategische adviesrol van de controller. “De controller kan bij uitstek inzicht geven in de data die de organisatie nu gebruikt”, betoogt de hoogleraar. “Maar ook in de potentiële gebieden waarin de organisatie verder kan ontwikkelen.” Hilhorst ziet wel dat heel veel controllers daar nog wel wat te leren hebben. Maar “controllers vinden dit wel een heel belangrijk onderwerp. Zij zien echt wel dat dit relevant is.”

Gezond verstand

“IT wordt vaak nog wel als spannend gezien”, vervolgt Hilhorst. “Er zit veel jargon in. Maar het is ook leuk en het vraagt vooral veel gezond verstand. Als je investeert moet je nadenken over: welk organisatieprobleem los je eigenlijk op? Als je met data gaat werken: welke vraag wil je beantwoord hebben? Wat is het doel daarvan? En juist omdat de controller dat businessinzicht met de financiële informatie kan combineren heeft hij of zij daar een heel waardevolle rol in. Een controller kan zich richten op operationele efficiency, maar ook of de organisatie met genoeg focus de goede investeringen doet om straks waarde toe te voegen, gericht op groei.”

Leer begrijpen wat er gebeurt

“Dat betekent dat je je moet scholen. Je moet zorgen dat je het onderwerp snapt”, zegt Hilhorst. “Het is echt een vakgebied. Tegelijkertijd moet je je niet omver laten blazen door ingewikkelde termen. Je moet leren begrijpen wat er gebeurt. Je hoeft de technologie zelf niet te gebruiken. Je moet de juiste vragen leren stellen om te snappen hoe de technologie wordt toegepast en hoe risico’s worden beheerst. En ze ook durven stellen! Laat je niet omver blazen door deskundigen. Als je het niet begrijpt, laat het ze het dan nog maar een keer duidelijker uitleggen.”

De juiste vragen

Om een concreet voorbeeld te geven. Wat is de eerste vraag die je moet stellen als je bijvoorbeeld een investering overweegt? Hilhorst: “De eerste vraag die je dan moet stellen is: welk probleem wordt hiermee opgelost of welke waarde wordt hiermee toegevoegd? Vervolgens: welke risico’s zien we? En hoe kunnen we die risico’s verminderen?
Als je zo’n investering niet aan je vader of moeder kunt uitleggen, dan klopt er iets niet. Dan moet je doorvragen. Leg maar uit wat je gaat doen in begrijpelijk Nederlands. Dan heeft de ander de plicht het nog een keer zo uit te leggen dat je het wel begrijpt. Of dat nu de leverancier, de consultant of de directeur is. Jij als controller bent dan vervolgens kundig genoeg om de vragen te kunnen stellen die nodig zijn. Maak de risico’s inzichtelijk en zorg voor maatregelen.”

Collegereeks Actualiteiten Accountancy & Controlling

In deze collegereeks Actualiteiten Accountancy & Controlling, georganiseerd door cm: in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit, worden de ontwikkelingen op het gebied van accountancy & controlling en de veranderingen in het vakgebied belicht door deskundige docenten vanuit verschillende disciplines. Professor dr. Cokky Hilhorst gaat in haar college in op digitale transformatie, van strategie tot invoering en risico’s. De collegereeks bestaat uit 6 colleges op maandagavond en gaat van start op 25 januari. In kort tijdsbestek bent u volledig op de hoogte en krijgt u handvatten om zelf aan de slag te gaan.