“Wees streng in het bewaken van de juistheid van data”

Hoe maakt finance organisaties echt datagedreven? Die vraag stond centraal tijdens een digitale thought leadership lunch georganiseerd door Oracle NetSuite en Executive Finance. Een gesprek over standaardisering, het beheersen van data, maar ook over kansen pakken met data.

Zonder er meteen direct een antwoord op te hebben, legt één van de CFO’s een hamvraag op tafel. “In hoeverre moet finance datastromen beheersen? Hoeveel laat je over aan marketing, logistiek en alle andere afdelingen en hoe houd je zelf controle? Dat is zeker een issue. Dagelijks. Ook omdat diverse afdelingen initiatieven nemen om data te vergaren.” Aansluitend daaraan vraagt een andere CFO zich ook af wie verantwoordelijk is voor de data. “Je kunt, bij wijze van spreken, zoveel data hebben als je wilt, maar hoe bewaak je de kwaliteit? Waar ligt de verantwoordelijkheid? En hoe zorg je dan dat je die data first time right in de systemen krijgt? Als medewerkers van je organisatie op vier plaatsen in je organisatie dezelfde soort informatie aan het verzamelen zijn, heb je al een probleem.”

Bovenlangs regelen

Er zal dus bovenlangs in de organisatie ‘iets’ geregeld moeten worden. Wat dat iets is, is per organisatie verschillend. Maar duidelijk wordt tijdens het gesprek wel dat de CFO daar een belangrijke rol voor zichzelf ziet. “Bij finance zijn we druk met het verzamelen van data van klanten en leveranciers. Maar dat doen we ook bij marketing en bij inkoop. Voor de komende periode is het een mooie uitdaging bij ons: hoe ga je die datastromen structureren? En dan zodanig dat we niet verzanden in schoonheid, maar echt stappen zetten.” Een andere CFO: “Het verzekeren van de masterdata tussen bijvoorbeeld de fabrieken in China en het hoofdkantoor lijkt simpel, maar dat moet je goed hebben geregeld. Zodanig dat je één versie van de waarheid hebt.”

Finance houdt regie over de data

Eén van de CFO’s ziet de finance department als de plaats om de regie over data te nemen. “We houden namelijk sinds jaar en dag de financiële data al gestructureerd bij. Daarbij komt dat we deze ook combineren met non-financial data om tot key performance indicatoren en bijbehorende dashboards te komen. Wat nieuw is, is dat we deze combineren met data die van extern komt. Finance heeft de skills om al die data bij elkaar te brengen, alleen moeten we onszelf wel opnieuw uitvinden om het naar een nieuw niveau te brengen. Wij zitten er ook op een strategische plaats voor. Niet bij één van de disciplines, bijvoorbeeld marketing, waar de data niet compleet is, maar centraal waar je gegevens kunt bundelen.”

Inzichten verschaffen

“Het gaat erom dat je als finance inzichten verschaft die van meerwaarde is voor de business”, reageert één van de deelnemers. “Dan lever je echt toegevoegde waarde. Door data aan elkaar te koppelen en daar informatie van te maken. Dat maakt betere beslissingen mogelijk. Dat gaat over het koppelen van financiële data, niet-financiële data en data van buiten. Die moet je als CFO zien te structureren in een datamodel. Dat model moet je niet zelf verzinnen, maar samen met de business. Want het gaat om de vraag hoe zij tot betere inzichten komen. We zijn nu bezig met het bouwen van een datawarehouse waar deze elementen samenkomen. We zijn daarbij eerst begonnen met historische data. Forecasts en scenario’s volgen hierna.”

Data in de keten

Eén van de CFO’s is voor zijn data afhankelijk van de keten van leveranciers, partners en eindklanten. “Wij creëren vraag naar producten, maar waar blijven deze producten dan uiteindelijk? Via welke distributiepartners worden ze waar verkocht? Het is heel interessant om dat te weten. We hebben daarvoor een businessanalist in dienst genomen. Die is voortdurend bezig om in onze systemen en in de systemen van onze partners te kijken om analyses te trekken. Onze digital marketeer werkt met hem samen en brengt data van buiten in. Dat gaat bijvoorbeeld over een vraag als: Waarom is de dekking van een bepaald product van ons in het zuiden veel beter dan in het noorden van Nederland? Welke producten van ons zitten in het assortiment van een partner en welke van de concurrent?”

Fantastische tool

“In de retail scrapen we dagelijks de website van concurrenten”, reageert een CFO. “Zodat je precies weet wat ze hebben verkocht. Als je dat wekelijks in een model zet, heb je op een gegeven moment de stroom van inkoop en verkoop van een concurrent door. Webscraping is een fantastische tool.” Een financieel directeur heeft een ERP-systeem draaien en wil daar een CRM-systeem aan koppelen. “Die kruisbestuiving moet er komen. In ons ERP-systeem staat de data over het gebruik door de klant niet, dus zul je wel moeten koppelen.”

Nieuwsgierigheid tentoonspreiden

Als er één versie van de waarheid is, moet de data ook gebruikt worden. Ook daar zijn stappen in te zetten, stelt een CFO. “We hebben lang niet iedereen in de organisatie zo ver dat ze nieuwsgierigheid naar de data tentoonspreiden. Men vindt het nog steeds niet altijd een groot probleem om beslissingen vanuit een onderbuikgevoel te nemen. Zonder gebruik van enige data. Hoe krijg je het momentum zo ver dat een groot deel van je organisatie data gebruikt op vraagstukken te benaderen? Daar ben ik day to day mee bezig momenteel.”

Een andere CFO reageert: “Begin niet met grote projecten om medewerkers van het nut van het gebruik van data te overtuigen. Neem kleine initiatieven, maar die moeten wel groot genoeg zijn om hen te overtuigen. Daarbij heb je wellicht niet data met een audit trail, maar het is wel data waar ze daadwerkelijk en meteen wat aan hebben.”

Wie is voor welk veld verantwoordelijk?

“Je hoeft niet bij alle data boekhoudkundige kwaliteit van data te hebben”, reageert een deelnemer. “Dat klopt. Maar je moet wel naar een zo groot mogelijke kwaliteit streven, ook om geen appels met peren te vergelijken.” Dat is essentieel, stelt een finance director van een internationale organisatie. “Alle landen zitten bij ons op één systeem. Nu hebben we kpi’s op de masterdata over producten, klanten en leveranciers. Daarbij hebben we ook afgesproken wie voor welk veld verantwoordelijk is. Dat hebben we helemaal uitgewerkt, ook in standaarden waar de data aan moet voldoen. In 2017 hadden we dat al bepaald, maar daar hebben we opnieuw een assessment voor gedaan. Een organisatie wijzigt in de tijd, dus moet je telkens die verantwoordelijkheid voor die data onder de loep nemen. Als je zeker weet dat die masterdata op orde is, dan is dat essentieel. Want van daaruit kan iedereen zijn eigen analyses maken.”

Juistheid en betrouwbaarheid van data

Als de backbone goed is, kunnen disciplines naar hartenlust data uit de systemen halen. “Bijvoorbeeld met business intelligence tools. Maar we zijn heel streng in het bewaken van de juistheid van de data. We hebben zelfs een master data governance board. Daar zitten de directeuren in van de verschillende afdelingen. Daar praten we maandelijks over de kpi’s over de juistheid en betrouwbaarheid van de data. Daar hebben we het over meer dan 99 procent accuratesse die we eisen. Als er wat mis is, doen we een deep dive. Dan duiken we diep de gegevens in om het probleem te ontdekken. Welke leverancier is bijvoorbeeld een aantal velden vergeten in te vullen of waar zit er inconsistentie?”

Silo’s verhinderen werken met data

Eén van de CFO’s ziet dat er meer data beschikbaar is in de categorie business to consumer, dan in de business to business. “Dat is helemaal in onze setting het geval, waar lokale partners in diverse landen leveren aan de eindklant. Dat maakt het lastiger.” Dat is ook vaker een probleem. Niet alleen over landen, maar ook intern over afdelingen heen, stelt Michiel Ramakers van NetSuite. “Silo’s die verhinderen om gestandaardiseerd en geïntegreerd over ketens heen met data aan de slag te gaan. Dat vind ik jammer. Soms kijken we iets te rigide naar processen en het feit dat die op orde moeten zijn in organisaties. Dat in plaats van dat we de kansen van data zien. Data is een kans om met multidisciplinaire teams goede conclusies voor de koers van de organisatie te trekken.”

Datasets zijn gewoonweg te koop

Een ander inzicht is dat data niet altijd in de eigen systemen hoeft te zitten. Een CFO: “Ik heb gemerkt dat heel veel datasets over de markt gewoonweg te koop zijn bij derde partijen. In business to business en in business to consumer. Die kun je vervolgens met je eigen data combineren. De data van buiten kan vooral behulpzaam zijn als je je nog aan het ontwikkelen bent. Je weet dan nog niet precies wat je nodig hebt, maar kunt dan wel ermee experimenteren. Dat betekent samenwerken met een externe partij. Ik heb gemerkt dat het handig is om dat de eerste twee à drie jaar te doen. Dat zijn de jaren voordat je besluit het helemaal zelf te doen, omdat dat strategisch verstandiger is. Je hoeft kortom niet alles zelf te verzinnen en op te bouwen.”

Tot slot concluderen de CFO’s dat zij een belangrijke rol spelen om de digitale organisatie tot stand te brengen. Die begint bij het combineren van financiële en niet-financiële data, eventueel aangevuld met data van buiten. De basis van waaruit analyses worden gedaan, moet coûte que coûte gestandaardiseerd zijn. Garbage in is nog altijd garbage out. Ook daar heeft de CFO, mits hij of zij oog heeft voor de digitaliseringsgolf, zijn rol te spelen. Het is wel zaak om de kansen die er liggen voor finance ook te pakken.

Volg Executive Finance op LinkedIn!