Robotic process automation gaat een grote rol spelen in de digitale transformatie van de financefunctie. Dat constateert het Institute of Management Accountants na kwalitatief onderzoek onder veertig experts op het gebied van RPA. Alain Mulder, Senior Director Europe Operations van IMA: “RPA biedt een uitgelezen kans voor financials.”
Seminar over RPA
IMA hield onlangs in samenwerking met UiPath een seminar over robotic process automation. Deze is hier terug te kijken.
IMA voerde veertig gesprekken, maar sloeg er ook tal van artikelen op na. Een van die artikelen, van IMA en Deloitte, komt met een opvallende conclusie: 76 procent van de finance professionals ziet dat hun accountingprocessen voor minder dan 75 procent geautomatiseerd zijn. Mulder: “Dat is weinig, gezien de potentie die er ligt om transactionele processen daar te automatiseren.” Respondenten zien RPA met 34 procent als een van de meest veelbelovende technologieën, gevolgd door kunstmatige intelligentie (22,7 procent) en data science (14,1 procent). Vijftig procent van de ondervraagde IMA-leden zegt dat hun finance en accounting significant kan profiteren van RPA. Het rapport quote ook een onderzoek van IBM in 2019. Daarin stelt het technologiebedrijf dat de komende drie jaar 120 miljoen werknemers in de twaalf grootste economieën getraind moeten worden vanwege de opkomst van kunstmatige intelligentie.
–> Lees ook: Odile Schmutz: “RPA is de revolutie van 2020”
Rule based-taken automatiseren
Mulder neemt de cijfers door en concludeert: “Waar we al jaren over praten, is dat we als finance professionals business partner willen worden. Wij denken dat RPA een uitgelezen kans biedt om repetative en rule based-taken te automatiseren zodat we tijd vrijspelen voor het geven van advies aan de business.” CFO’s zien zich als dé partij binnen organisaties om de digitale handschoen op te pakken. Overschatten ze zich hiermee of zit het bij de CFO op de juiste plaats? “Ik denk het laatste. Als geen andere discipline is de financefunctie, met de CFO voorop, in staat om analyses uit te voeren. Om het verhaal te ontdekken achter de cijfers. Om te benchmarken. En de financefunctie heeft overzicht over alle disciplines verder in de organisatie. “
Wel genoeg competenties?
Heeft de financefunctie wel genoeg competenties aan boord om ICT op te pakken? “Dat hangt af van de volwassenheid van de financefunctie. Ik zie daar twee punten opkomen. Aan de ene kant moet de financial werken aan zijn ICT-skills, zonder meteen ICT’er te worden. Aan de andere kant pakt automatisering meer werkzaamheden op wordt en dus zal de nadruk voor de financial liggen op impact maken op de business. Business acumen noemen de Engelsen het zo mooi. Begrijp je hoe het bedrijf in elkaar zit? Dat is wel wat spannend voor de gemiddelde financial. Al met al wordt het aantal competenties voor de financial veel. Het gaat tegenwoordig van core finance tot aan automatisering, soft skills en data governance.”
–> Lees ook: CFO Hans Van Slooten: “RPA is een welkome aanvulling in IT-landschap”
RPA is volwassen aan het worden
Hans van Slooten, CFO van Randstad Nederland, noemde onlangs tegenover Executive Finance RPA behulpzaam, maar niet de ultieme ICT-oplossing. “Als processen niet goed zijn geautomatiseerd, is dit voor een tijdlang de tussenoplossing.” Mulder ziet meer mogelijkheden. “De eerste is automatisering van meerdere applicaties mogelijk maken en dus niet alleen in een enkele applicatie. Nummer twee is automatisering mogelijk maken binnen applicaties zonder native automatiseringsoplossingen. De derde is kunstmatige intelligentie integreren voor intelligente automatisering. De echte toekomst van RPA is intelligente automatisering. Momenteel zitten veel RPA-oplossingen nog in het eerste domein. Maar je ziet RPA-leveranciers opschuiven naar enterprise-oplossingen, compleet met process mining. En je ziet dat ERP-leveranciers RPA omarmen in hun oplossingen. Het is een teken dat RPA volwassen aan het worden is.”
Een hobbelig proces blijft een hobbelig proces
Wat is de grootste valkuil van RPA? “Als je een hobbelig proces automatiseert, blijft het een hobbelig proces. Kortom, je moet eerst het proces aanpakken en dan pas kun je RPA toepassen. Daarom ook passen organisaties vaak eerst process mining toe. Om te zien hoe de processen lopen en waar datapunten middels RPA toch aan elkaar verbonden kunnen worden.” Maar is dat niet waar ERP in essentie voor bedoeld is, het brede overzicht over processen van diverse afdelingen? “Er zijn altijd zaken die niet in een ERP-pakket zitten. Daar kan deze tool de overbrugging voor zijn.” Een andere valkuil is een te grote focus op de technologie zelf. “Je kunt RPA-experts aan het werk zetten met de technologie, maar als je het proces niet op orde hebt, is de uitkomst van deze technologie alsnog nul.”
CFO gaat over automatiseringsbudget
Uit het eerdergenoemde onderzoek blijkt ook dat RPA-leverancier hun weg het vaakst vinden via finance. Dus niet sales, de operatie of HR, maar finance. Mulder: “Omdat daar zich veel repetitieve taken bevinden. Daar is een perfecte case te bouwen om te automatiseren. Daarnaast bevindt zich degene die over het automatiseringsbudget gaat, de CFO, zich in het finance domein. Ook dat speelt mee. Aan de andere kant heeft de CFO een kans om een mooie casus neer te zetten, waarmee hij of zij het besparingspotentieel van RPA kan laten zien. In zijn of haar eigen achtertuin. Je ziet dan ook dat CFO’s IT’ers aannemen. Dat is soms nog even wennen. Of zoals een lid van IMA het onlangs tegen me zei: ‘Ik heb zojuist voor het eerst in mijn leven een IT’er aangenomen.’ Dat tekent de ontwikkeling.”
