Randstad zet vol in op RPA, aldus Hans van Slooten, CFO van de Randstad Groep Nederland. In Nederland heeft de organisatie inmiddels tachtig robots draaien, verspreid over de gehele organisatie.
“Het duurt even voordat je robotic process automation kunt inzetten”, aldus Van Slooten. “We zijn er in Nederland nu ruim twee jaar mee bezig en hebben er dus voldoende ervaring mee. Het heeft ons een half jaar gekost – gegeven de complexiteit van onze it-omgeving – om de infrastructuur goed in te richten, compleet met een beheersorganisatie. RPA begint bij een proces tegen het licht houden. Welk proces is dusdanig gestandaardiseerd dat we het kunnen automatiseren? Daarbij is een belangrijk punt dat je moet weten welke robots met jouw ICT-systemen overweg kunnen, want niet iedere robotsoftware is in staat met jouw ICT-infrastructuur te praten. Heb je een geschikt proces gedefinieerd, dan moet je ook expertise opbouwen in het programmeren en hoe zo’n robot nu eigenlijk werkt.”
Een robot in de lucht krijgen
“Het is niet al te ingewikkeld en als het proces eenvoudig is, dan kun je vrij snel één robot in de lucht krijgen”, stelt Van Slooten erachteraan. “Maar dat is er maar één. Als je verder je robots wilt opschalen, vraagt dat meer denkwerk. Wil ik de robots via de cloud laten lopen? Hoe beheren we de robots? Wat doen we met updates? Als de robot’s nachts draaien en een proces loopt niet, hoe gaan we daar dan mee om? Enzovoorts.” Randstad Nederland heeft de robots vooral in de mid- en backoffice gebruikt. “Bijvoorbeeld bij de declaratieverwerking en de screening van kandidaten. We krijgen die screenings door van instanties en een robot kan zo’n verkregen document openen, de gegevens wegschrijven op de juiste plaats en een vinkje zetten. Vroeger had je macro’s in spreadsheets. Dit is een macro maar dan veel slimmer, flexibeler en stabieler.”
–> Lees ook: Odile Schmutz (CFO Randstad Frankrijk): “RPA is de revolutie van 2020”
Niet de ultieme ICT-oplossing
RPA is behulpzaam, zeer zeker, stelt Van Slooten. “Maar ik vind het niet de ultieme ICT-oplossing. Als processen niet goed zijn geautomatiseerd, is dit voor een tijdlang de tussenoplossing. Het liefst wil je de manier waarop je dit geautomatiseerd hebt, in je kernsystemen hebben zitten. Het kan dan ook zijn, als je kernsystemen doorontwikkelen, dat zo’n robot dan ook weer verdwijnt. Omdat je de functionaliteit in je kernsysteem hebt geïntroduceerd. Als je de ontwikkelcapaciteit voor je kernsystemen niet hebt of er de tijd niet aan kwijt wil, is dit een mooie en simpele tussenoplossing. Een soort hulpknecht. Je gaat er geen grote automatiseringsslagen mee maken.”
Voorspellingen voor de toekomst
Op welke digitalisering zet Van Slooten vanuit Finance vol op in? “Data-analyse en algoritmes waarmee we voorspellingen voor de toekomst kunnen maken. Bijvoorbeeld voor de omzet. Dat vooruitkijken is belangrijker dan ooit. Daarbij constateer ik dat je niet te veel tijd aan budgetteren moet besteden, omdat budgetten snel achterhaald raken in de tijd. Kijk naar de uitbraak tijdens de coronacrisis. In maart konden alle gemaakte budgetten overboord. Hoewel sommige disciplines, zoals marketing, het nog steeds fijn vinden om een jaarbudget te hebben. Dat biedt hen zekerheid over wat er mogelijk is. We werken sowieso met een rolling forecast van drie maanden en een van zes maanden. Die schuiven we telkens een maand naar voren. Toen corona kwam konden we daardoor de nieuwe situatie al vrij snel in scenario’s gieten.”
ICT niet in portefeuille CFO
Onlangs kwam het boek The CFO in Pole Position uit waarin wordt gesteld dat de CFO dé persoon is om de digitale transformatie van organisaties te leiden. “Ik weet niet of dat verstandig is”, zegt Van Slooten. “Ik hoef ook niet per se ICT in de portefeuille te hebben. Als ik bijvoorbeeld kijk naar software om kandidaten met vacatures te matchen, moet daar vooral de business wat van vinden. Kerndienstverlening hoort daar. We kennen wel een CIO op groepsniveau die de digitale transformatie leidt. In Nederland zit ook ICT niet bij mij, maar bij een operationele collega. In ons bedrijf vind ik dat heel logisch. De primaire verantwoordelijkheid voor digitalisering zou niet bij de CFO moeten liggen. Dat hij of zij meekijkt is logisch, maar ook key-performance-indicatoren liggen in eerste instantie bij de business. Zodat ze zich daar verantwoordelijk voor voelen. Daar kijken we natuurlijk wel mee.”
ICT snappen
Tot slot komt het gesprek op de competenties van een CFO. Moet deze ICT snappen? “Ja, je moet je verdiepen in technieken en ontwikkelingen, anders word je een eiland. Hoe zit een algoritme in elkaar? Hoe werkt RPA? Ik heb zelf ook trainingen gevolgd, ook een waarbij we zelf robots programmeerden. Dat viel me niet tegen. Een RPA-obot bouwen die één keer werkt is niet heel spannend. De uitdaging is meerdere robots te bouwen die altijd goed draaien.”
