Visualisatie van grote hoeveelheden zakelijke gegevens was het fort van IT’ers, maar deze methode om gegevens inzichtelijk te maken komt steeds meer bij business users terecht. Financials moeten een leidende rol spelen in deze digitalisering, niet IT’ers, want zij begrijpen de specifieke behoeftes wat betreft boekhouden en bedrijfsvoering, zo betoogt Excel-MVP Tony de Jonker.
Spreadsheets zijn al duizenden jaren oud en software ervoor bestaat alweer een jaar of zestig. Begin jaren 60 werden de eerste versies daarvan in het leven geroepen door vroege computerwetenschappers om data te manipuleren. In de jaren 70 maakte programmeerlogica, in de vorm van formules, deze software bijzonder krachtig. Spreadsheets waren aanvankelijk het fort van IT-specialisten, maar met de komst van software als Lotus 1-2-3 en Excel in de jaren 80 kwam deze programmeerlogica in de handen terecht van business users. Die omarmden het gretig en de financiële wereld werd in de jaren daarop gedomineerd door spreadsheettijgers.
E-learning Power BI-tools in Excel
In de e-learning Big data analyse en presentatie met de Power BI-tools in Excel legt Excel-MVP Tony de Jonker hoe moderne Power BI-tools Power Pivot en Power Query werken binnen Excel. Met deze kennis bent u in staat om zelf dynamische en flexibele rapportages te genereren. In deze cursus leert u:
- Hoe u van data een dashboard maakt
- Welke Power BI-tools u in het moderne Excel heeft
- Hoe u gegevens importeert en er tabellen van maakt
- Om gegevens te modelleren voor flexibele rapportages
- Financiële berekeningen uitvoeren via deze tools
- Wat DAX-functies zijn en hoe ze werken
- Presenteren met Power Pivot
Een soortgelijke evolutie gebeurt nu met visualisaties van grote hoeveelheden data. Niet zo lang geleden was dit het werkterrein van IT-specialisten, maar met de komst van tools als Qlik View, Tableau en Power BI is deze functionaliteit terechtgekomen bij business users. Financials steken voorzichtig hun tenen in het water om te zien wat deze tooling ze kan bieden. Power BI biedt in de kern een geavanceerde subset van wat Excel levert, maar bij Power BI gaat het ook om inzichtelijk maken van gegevens uit meerdere bronnen, niet alleen Excel. Maar voor het bewerken van gegevens komen gebruikers nog bij Excel uit.
Wat is het totale plaatje?
“Het gaat om de samensmelting: wat bouw je in Excel en welke dingen worden mooi zichtbaar in Power BI”, stelt Excel-MVP Tony de Jonker. Hij presenteert de nieuwe e-learning Big data analyse en presentatie met de Power BI-tools in Excel met een demonstratie van deze Power BI-tools. Te vaak wordt Power BI afgeschilderd als een Excel-killer, maar vaak komen doodsverklaringen van spreadsheettools volgens hem van mensen die de klok hebben horen luiden, maar niet weten waar de klepel hangt. “Het wordt gezien als ’the next big thing’, maar wie zeggen dat? Meestal niet de financials, maar bijvoorbeeld specialisten in datawarehousing, die nog nooit een financieel rekenmodel hebben gemaakt.”
Iedereen bekijkt de evolutie van zulke technologie vanuit een eigen blik en hebben dan ook wel vanuit hun standpunt gelijk, maar zien het totale plaatje niet, betoogt De Jonker. Hij haalt de parabel van de zes blinde mannen en de olifant aan, waarin de ene blinde de poot van de olifant voelt, de ander het oor, de ander de slurf et cetera. Vervolgens hebben ze allen een radicaal andere visie op het dier dat ze hebben leren kennen. “Hun individuele beschrijvingen kloppen allemaal, maar pas als je ze samenvoegt zie je dat het om een olifant gaat.”
Lees ook: Yousri Mandour: “Finance heeft cruciale rol bij innovatie”
Kijk naar wat je nodig hebt
Dat gebeurt in zijn optiek ook vaak met de tools. “De waarheid is genuanceerder.” Er wordt wellicht op bestuurlijk niveau iets te veel gekeken naar fonkelende technologie en te weinig naar de daadwerkelijk toegevoegde waarde voor financials. Het is daarom goed om concreet te zijn over wat precies vereist is vanuit de business. “Maak eerst een plan hoe je het wilt gaan doen en kijk dán pas naar de tool”, is een van de belangrijkste adviezen van De Jonker.
De focus op de tool zelf leidt snel tot een verkeerde aanpak. “Dan wordt er bijvoorbeeld gezegd dat een prognose van de jaaromzet beter in Power BI gemaakt kan worden. Waar is het model dan? Dan komt de aap uit de mouw en komen mensen er opeens achter dat je geen gegevens kunt invoeren: Power BI gaat ervan uit dat er al iets is. ‘Die tabellen haal ik uit de boekhouding.’ O ja? Dat is informatie uit het verleden, maar met een forecast kijk je naar de toekomst. Dan kun je zoveel inladen als je wilt, maar dat ga je niet in je ERP vinden.”
Meerwaarde Power-tools
Veel van de functionaliteit van Power BI is terug te vinden in tools als Power Pivot en Power Query (tegenwoordig Ophalen en transformeren) in Excel. Deze toevoegingen zijn gericht op het inzichtelijker maken van data. Hier hebben gebruikers als kennis kunnen maken met de geavanceerdere formuletaal DAX, waarmee mogelijkheden die voorheen voorbehouden waren aan softwareontwikkelaars nu ook bij doorsnee zakelijke gebruikers zijn te vinden.
Deze tools zijn beschikbaar als onderdeel van het moderne Excel. In zijn e-learning legt De Jonker uit wat deze tools precies zijn, hoe ze op elkaar inhaken en laat hij aan de hand van een praktische demonstratie waarin een Actual Budget wordt gebruikt om te laten zien hoe financials Pivot en Query kunnen gebruiken om hun spreadsheetdata inzichtelijker te maken.
Power BI is een compleet pakket, met deze geavanceerde Excel-tools, alsmede een platform waar meerdere bronnen op kunnen worden aangesloten, zoals data uit het boekhoudsysteem, HR-pakket en allerhande andere relevante databases. Andere gebruikers kunnen interactieve grafieken realtime inzien met de recentste gegevens, onder meer via mobiele apps. Dat maakt dat een controller niet langer elke maand een rapport genereert op basis van de nieuwste cijfers en forecasts rondstuurt, maar dat stakeholders deze op elk gewenst moment kunnen bekijken op basis van de recentste veranderingen.
Controller als IT-evangelist
Het gebruik van datavisualisatie kan de business naar een hoger niveau tillen en er kan sneller worden geacteerd op wat de gegevens in de praktijk laten zien. De financial moet daar een leidende rol in spelen, vindt De Jonker. “Dat vereist een geestelijke omslag. Je kunt dit overlaten aan IT, maar dan krijg je technobabble en een leuk verhaal, maar geen echte gebruikers. Een financial snapt de de business en de boekhouding, en kan die vertaalrol spelen. Die moet een evangelist worden.”
Nog vaak zie je dat bedrijven inzetten op presentaties van dataprojecten met PowerPoint en verslagen in PDF. De Jonker noemt dat “waanzin”. “Het is opeens alsof het 1998 is.” De meerwaarde zit juist in realtime dynamische visualisaties en niet in statische rapporten. De Excel-MVP meent dat controllers zich moeten verdiepen in deze technieken, omdat ze anders op de behoeftes in het bedrijfsleven raken en hun waarde op de arbeidsmarkt verliezen. “Zorg dat je bij de tijd bent.”
Over Tony de Jonker
Tony de Jonker is Microsoft Excel-MVP en als consultant helpt hij organisaties met het presenteren van data. Hij heeft specifieke kennis op het snijvlak van business en finance, waarmee hij bedrijven kan helpen om Office-applicaties efficiënt te gebruiken. Tony schrijft Excel-columns voor diverse vaktijdschriften. Daarnaast geeft hij Excel-trainingen voor financials, waaronder masterclasses en interactieve cursussen.
Finance Academy E-learning
Leeromgeving Finance Academy E-learning bevat cursussen met een breed scala aan onderwerpen die voor controllers van belang zijn. Met het platform kunt u uw leerdoelen verwezenlijken en kennis vergaren om op de toekomst voorbereid te zijn volgens de nieuwe richtlijn voor Permanente Educatie. Maak nu kennis en profiteer van 10 procent korting op een abonnement. U kunt ook geheel vrijblijvend een gratis e-learning proberen om de omgeving te leren kennen.
