• Executive Finance nieuwsbrief
  • Finance Academy
    • Collegereeks Controller als Business Partner
    • Masterclass Bestuurdersaansprakelijkheid in Finance
    • Leergang Financieel Leiderschap
    • Business for Finance
    • Masterclass Fusies & Overnames
    • Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
    • Masterclass Essenties van Finance
  • Permanente Educatie
  • Whitepapers
  • Abonneren
  • Magazine
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact

Executive Finance

Inspireert. In finance en management.


  • Home

  • Coronacrisis

  • Management

  • Finance

  • ICT

  • Controlling

  • Accounting

  • Compliance
  • Corporate
    growth

  • Risicomanagement

  • Fiscaal

  • Vacatures
Je bent hier: Home » ICT » “Digitale transformatie begint met RPA”

“Digitale transformatie begint met RPA”

2 maart 2021 door Henk-Jan Buist

“Robotisering van processen is een laagdrempelige manier om een organisatie kennis te laten maken met digitale transformatie”, stelt Nikie van Duurling, Strategic Lead RPA bij Deloitte Tax & Legal. “In plaats van met complexe technologieprojecten te werken, gaat het hierbij om heel simpele tools die bestaande processen assisteren en verbeteren.” 

Van Duurling legt uit hoe fiscalisten de technologie gebruiken om eentonig arbeidsintensief werk uit de handmatige processen te halen en uit te besteden aan technologie. Toen Deloitte zijn interne declaratieproces digitaliseerde, kwam de organisatie een onverwachte uitdaging tegen. Met de introductie van SAP Concur werd er van papieren declaraties naar digitale gegaan. Dat leverde natuurlijk een stapel digitale bonnetjes op in plaats van fysieke. Het indieningsproces werd een stuk makkelijker met de digitalisering, waardoor de hoeveelheid toenam. Daarbij merkten de fiscalisten op dat de er met de nieuwe bonnetjesberg voldaan moest worden aan de bewaarplicht van de Belastingdienst en diens voorwaarden daarbij. Daardoor nam ook de achterstand in het declaratieproces toe. Er moest snel een oplossing komen.

Belastingdienst eist procescontrole

“Je ziet dat er bij organisaties steeds meer wordt overgegaan naar een systeem waar je gewoon een foto kunt maken van een bonnetje met een app”, vertelt van Duurling. Maar deze digitaliseringsslag zorgt er ook voor dat er af en toe bonnetjes dubbel worden ingediend, niet eens met kwaadwillende bedoelingen, maar omdat gebruikers fouten maken met de app of de bon per ongeluk op verschillende momenten nog een keer indienen. “Daar moet wel een controle op worden uitgevoerd. Voor de Nederlandse Belastingdienst heb je dan een proces nodig waarin je kunt aantonen dat er op dubbele bonnen wordt gecontroleerd.”

Controleproces inrichten

Dat controleproces moest worden ingericht, een uitgelezen taak voor Robotic Process Automation (RPA). Het basisidee van RPA: men neme een repetitief proces dat een financial keer op keer moet doorlopen, analyseert dat proces tot een abstract niveau en bouwt dan vervolgens een softwarematige tool die dat proces overneemt. RPA is dus eigenlijk heel simpel gezegd het automatiseren van specifieke processen. Dat zijn de arbeidsintensieve taken die eigenlijk altijd alleen maar van A naar B lopen en niets complexer dan dat. Als we het hebben over een robot, gaat het in de kern om software die een taak uitvoert op basis van de simpele specificaties: ‘doe dit’ en ‘doe dat niet’.

–> Lees ook: Odile Schmutz: “RPA is de revolutie van 2020”

Intelligentere processen

“Als je te maken krijgt met mitsen en maren, loop je tegen intelligentere processen op”, vervolgt Duurling. “Waarbij je bijvoorbeeld cognitieve intelligentie kunt inzetten om verder te automatiseren. Robots houden namelijk niet van ‘soms’, ‘af en toe’ en ‘misschien’. Robots willen ‘altijd’ of ‘nooit’. ’Soms’ of ‘misschien’ is een extra scenario om rekening mee te houden en dat gaat tijd kosten. Vooral in het begintraject van RPA is het een kwestie van de vraag zo simpel mogelijk houden.”

Fiscus gaat akkoord met manier van werken

Het technische verhaal komt erop neer dat het proces dubbele bonnen herkent waarna deze handmatig worden onderzocht door de back office: de declaratierobot die achterin het systeem draait, pakt de bonnetjes uit SAP Concur, vergelijkt afbeeldingen met elkaar om te ontdubbelen, doet extra controles met Optical Character Recognition, voert fuzzy matching uit met wat er in de database staat en gooit uiteindelijk de bonnetjes eruit die mogelijk dubbel zijn. Waar dit voor een persoon een onmogelijke opgave zou zijn kunnen afzonderlijke bonnen door de robot gecontroleerd worden tegen de gehele digitale database aan bonnen die de robot elke dag inleest. Het systeem is gepresenteerd aan de Belastingdienst en de fiscus is met de RPA-controle akkoord gegaan.

Domeinkennis fiscalist gebruiken

Van Duurling richtte zich op automatisering binnen Tax en welke oplossingen voor de afdeling disruptieve innovatie kunnen brengen. Breder gezien onderzocht Deloitte in 2016 blockchain, cognitieve intelligentie en RPA als disruptieve technologieën die een impact zouden kunnen hebben op finance. Inmiddels wordt er dieper gekeken naar serious gaming AI, augmented reality en meer. Vanuit het plan om met zulke technologie praktisch te experimenteren is Van Duurling Strategic Lead RPA geworden. Deloitte is er eerst mee aan de slag gegaan en heeft pas later een visie op robotisering ontwikkeld. De crux van die visie is samen te vatten in één zin: “Wij vinden dat het makkelijker is om een fiscalist te leren hoe technologie werkt, dan om een techneut precies aan te leren hoe de fiscaliteit werkt.” Een ontwikkelaar voor een financieel proces moet dat proces door en door begrijpen om te zien wat de eisen zijn om een proces te robotiseren. Die domeinkennis ligt bij de financial, niet per se bij de IT’er.

–> Lees ook: “RPA biedt een uitgelezen kans voor financials”

Businesscase neerzetten voor technologie

“Wij wilden onszelf trainen en die kennis overdragen, zodat robotics eigenlijk een eerste stapje is richting de laagdrempeligheid van technologie”, licht Van Duurling toe. “Heel veel mensen denken bij technologie: dit is een black box waarbij ik weet niet wat er gebeurt. En zeker fiscalisten denken niet alleen in structuur, maar in uitzonderingen. Dus ze gingen soms op zoek naar uitzonderingen waardoor het systeem niet zou werken: ‘… maar dit zou niet werken in een fiscale eenheidssituatie.’ We zijn het veel meer transformationeel gaan benaderen: hoe kunnen we een robot bij klanten neer gaan zetten, zodat ze in het klein ervaren hoe zo’n technologieproject werkt. Zo leren ze begrijpen dat je een businesscase moet neerzetten voor zo’n proces. Daarbij schat je in of het de investering waard is. Houd je rekening met de aankoop van licenties. En zet je deze robots in samenwerking met IT ergens neer. Je houdt ook rekening met het onderhoud van aangeleverde software en als business owner moet je heel duidelijk verandermanagement inzetten.”

Van simpele tool naar hele toolbox

Van Duurling legt de ontwikkeling van RPA de laatste jaren uit . “In het begin richtte RPA zich heel erg op het outsourcen van activiteiten naar de technische back-end (de virtuele machines).”  Dat deel werd vooral ingestoken met het idee dat bedrijven kunnen besparen. Inmiddels is RPA de stap geworden om de reis van digitale transformatie te beginnen. Het laat mensen kennismaken met de praktische aspecten van technologie, zoals het ontwikkelen van een businesscase. “Voor zo’n back-end robot moet je een goede businesscase hebben waarin je laat zien hoeveel uur per dag je gaat besparen. Met de volwassenheid van RPA gaan we van een robot die op een aparte omgeving zijn processen uitvoert naar de infrastructuur daaromheen.”

Hoe dragen data bij aan bedrijfsprestaties?
Meld u aan voor de collegereeks

Robots volstoppen met processen

Dat betekent dat organisaties op een gegeven moment een platform hebben om de softwarerobots en de bijbehorende licenties te beheren. Dat verlaagt de investering voor het uitrollen van additionele robots – ook omdat de processen in samenwerking met IT inmiddels duidelijk zijn. “Doordat wij ook zelf zoiets zijn gaan draaien en zelf de robots meer volstoppen met processen, maar ook die robots weer afsplitsen, kan er een switch worden gemaakt naar de assistent-robots.” Zo’n assistent is bijvoorbeeld een proces bij de werknemer zelf. De robot-assistent voert een check uit op het declaratieproces.  Denk daarbij aan parameters die vaststellen of de werknemer recht heeft op een reiskostenvergoeding. Of hij in aanmerking komt voor een leasevoorziening. Of de leidinggevende correct gekoppeld is. Et cetera. “Je start heel klein met een robot die een paar dingen kan doen, maar je kunt heel makkelijk bijbouwen naar de toekomst toe vanwege het modulaire bouwen, zodat het een volwaardige assistent kan worden voor zo’n backofficemedewerker.”

Magie uit technologie schrappen

Ze noemt RPA een opstap aan het begin van de curve om intelligent te automatiseren. “Vervolgens ga je omhoog. Dus je begint met RPA en gaat daar later stukjes cognitieve intelligentie aan toevoegen zoalsNatural Language of zelfs kunstmatige intelligentie.” Voor medewerkers die hun eerste schreden op het pad naar daadwerkelijke digitale transformatie zetten, werd direct nadruk gelegd op de businesscase bij Deloitte. “We zeiden: ga eerst op zoek naar een businesscase en dan mag jij meebouwen aan die robot en RPA ontwikkelaar worden naast je fiscale werkzaamheden.”

Een blauwdruk voor RPA-ontwikkeling

Het model dat Tax ontwikkelde voor RPA, zet Deloitte ook op andere plekken in de organisatie in. Van Duurling: “Het is een blauwdruk. Wij hebben dit bij een andere Deloitte-afdeling gedaan, maar ook in het buitenland. We zijn naar andere Deloitte-kantoren geweest om de methodologie te delen, omdat je merkt dat ze daar ook zelf aan de slag willen met technologie en het beter willen begrijpen. Het wordt soms afgehouden alsof het magie is, terwijl je juist die magie eruit wilt halen. Zodat collega’s zich er inderdaad aan durven te wagen en zelf de kennis kunnen gaan opdoen.”

Volg Executive Finance op LinkedIn!



Categorie: ICT, Nieuws Tags: automatisering, Data Driven Finance, RPA, UitgelichtDossier: ICT

« Vorige
Volgende »

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CAPTCHA
Refresh

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Maak kans op uw gratis exemplaar: The CFO in Pole Position

Speciaal voor onze nieuwsbriefabonnees worden 3 exemplaren weggegeven van het populaire managementboek: The CFO in Pole Position.

Tot en met 30 april 2021 kunt u via de Executive Finance nieuwsbrief aangeven of u geïnteresseerd bent in dit boek. Onze redactie zal uit de ingestuurde reacties 3 winnaars bepalen. Bent u geïnteresseerd in een gratis exemplaar maar nog geen nieuwsbriefabonnee? Schrijf u dan direct in.

Net als in de Formule-1, is het nemen van beslissingen cruciaal voor zakelijk succes en kan het verschil uitmaken tussen de geruite winnaarsvlag of de zandbak. Beslissingen worden in toenemende mate gemaakt op basis van data maar welke afdeling binnen een organisatie is het meest geschikt voor de transformatie naar een Decision Oriented Organisation?

Alles over RPA

  • Robotic Process Automation (24 mrt)
  • “RPA biedt een uitgelezen kans voor financials” (15 feb)
  • CFO Hans Van Slooten: “RPA is een welkome aanvulling in IT-landschap” (2 feb)
  • Odile Schmutz: “RPA is de revolutie van 2020” (1 feb)
  • Ronde tafel: RPA is niet alleen creëren maar ook onderhouden (19 jan)

Hét e-learning platform voor financieel professionals

Volg ons op social media
  • Twitter
  • LinkedIn

Best gelezen

  • Paul Verhagen vertrekt bij Fugro: “Het waren zeven tropenjaren”
  • “CFO moet meer leren over fraude-oorzaken”
  • Wat is er aan de hand bij de Volksbank?
  • Masterclass: Wat kunnen we leren van de overnamecase SAB Miller?
  • Pacelle van Goethem: “Overtuigen is een kwestie van slim schakelen”

Topjobs

  • Controller (FT)
    Controller (FT)
    Hocras

Agenda

Collegereeks Controller als Business Partner
Start 10 mei 2021 – Nyenrode, Breukelen

Masterclass Bestuurdersaansprakelijkheid in Finance
25 & 26 mei 2021 – Bilderberg Hotel, Garderen

Leergang Financieel Leiderschap
Start 31 mei  2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Business for Finance
Start 1 juni 2021 – Utrecht

Masterclass Fusies & Overnames
28 & 29 juni 2021 – Nyenrode, Breukelen

Collegereeks Turnaround Management & Restructuring
Start 8 september 2021 – Nyenrode, Breukelen

Masterclass Essenties van Finance
5 & 12 oktober 2021 – Bilderberg Hotel, Garderen

Nationale Controllersdag
7 oktober 2021 – De Rijtuigenloods, Amersfoort

Vacatures

  • »
    Controller (FT)
  • »
    Financieel directeur
Meer partnernieuws »

Direct naar

  • Nieuws
  • Educatie
  • Nieuwsbrief
  • Magazine
  • Partner of Choice
  • Power BI cursus
  • Finance Academy

Kennis

  • Accounting
  • Compliance/ Integriteit
  • Consolidatie
  • Controlling
  • Corporate growth
  • Finance
  • Fiscaal
  • Management
  • Risicomanagement
  • Treasury

Executive Finance

  • Abonneren
  • Shop
  • Adverteren
  • Colofon
  • Contact
  • Algemene voorwaarden
  • Publicatievoorwaarden
  • Privacy en cookies

Categorieën

  • Nieuws
  • Inspiratie
  • Educatie
  • Branded content
  • Whitepapers