Jorrit Wigchert: “Hoe kunnen we de business beter maken met business intelligence?”

Door de enorme massa in data van een ziekenhuis is het goed mogelijk voorspellingen te doen. Jorrit Wigchert vertelt over de enorme hoeveelheid niet-financiële kpi’s waarover een ziekenhuis moet rapporteren, over predictive analytics, en natuurlijk over COVID-19. “Ik denk dat er weinig plekken zijn, waar je zoveel uitdaging kunt vinden als in een ziekenhuis.”

De afdeling Business Intelligence (BI) heette vroeger Bedrijfsinformatie, zegt Jorrit Wigchert, manager Business Control en Business Intelligence bij het Diakonessenhuis. “Toen was het u vraagt, wij trekken het uit een systeem. Nu is de afdeling steeds meer proactief bezig met data. Hoe kunnen we de business beter maken? Hoe kunnen we de efficiency verhogen? Hoe kunnen we foutenkansen verkleinen? Door bijvoorbeeld te kijken naar proces- en praktijkvariaties tussen dokters en tussen afdelingen. Kunnen wij bepaalde voorspellingen doen over te verwachten patiëntstromen?”

“Om het actueel te maken: COVID-19 neemt nu dusdanige vorm aan dat er zoveel massa is in data, dat je theoretische voorspellingen kunt doen. Bijvoorbeeld: iemand komt binnen op de spoedeisende hulp, hoe groot is de kans dat hij beademd moet worden? En wanneer is dat dan in de tijd?”

Kampioen data genereren

Een ziekenhuis heeft te maken met heel veel externe verantwoording. Ook daarvoor levert BI vaak de informatie aan, want die moet met behulp van query’s uit het datawarehouse gehaald worden. “Er zijn allerhande kwaliteitsindicatoren, waarvan een aantal wettelijk verplicht zijn. Neem bijvoorbeeld de kwaliteitsindicatie POWI: postoperatieve wondinfectie. Dat is een bundel waar heel veel kpi’s onder hangen. Dat gaat heel ver. Bijvoorbeeld: hoe vaak is de deur van een operatiekamer open geweest tijdens een operatie? Welke preventieve antibiotica is er gegeven? Wat was de lichaamstemperatuur van de patiënt bij het verlaten van de OK en het vertrek van de recovery? Al die informatie samen zegt iets over hoe jij als ziekenhuis het risico op een postoperatieve wondinfectie weet te mitigeren. Dus daar moet je op sturen als organisatie. Je wordt ook op de vingers getikt door de inspectie als dat niet voldoende is”, vertelt Wigchert. “Het meten van het aantal deurbewegingen op de OK tijdens een operatie is een voorbeeld van hoeveel data er gegenereerd worden in een ziekenhuis. Dit is een van de duizenden voorbeelden.”

Slimmer organiseren

“En zo zijn er heel veel dingen”, vervolgt Wigchert. “Iedereen die wel eens in een ziekenhuis heeft gelegen herkent wel de vraag: heeft u pijn? Wat voor cijfer zou u die pijn geven? Aan de hand van die pijnscore komt er dan een bepaalde maatregel uit voor de pijnbestrijding: dat gaat van een paracetamolletje tot het raadplegen van een arts voor zwaardere  medicatie. Daar zitten allerlei procedures en protocollen achter die ook weer bewaakt worden. En zo zijn er vergelijkbare protocollen voor ondervoeding en doorliggen. Waar worden de verpleegkundigen nou gek van? Dat zijn dit soort dingen. Kun je ermee stoppen? Met sommige wel, niet met alles.”

“In de praktijk zie je dat de gezondheid van de patiënten toeneemt. Het aantal complicaties neemt af. De betrokkenheid bij het proces neemt toe. Dus er zitten ook allerlei positieve effecten aan. Een van de uitdagingen de komende jaren zal zijn het aantal vastleggingen op een slimmere manier te organiseren, bijvoorbeeld met behulp van smart tech. Zodat het wel meehelpt, maar geen administratieve last meer is. Hoe kan iets voor je werken? De apparatuur wordt slimmer. De handen aan het bed kunnen dan hun tijd gaan besteden aan waar zij het verschil maken.”

En dan wordt het gaaf, want dan komt het rekenen. En dan zie je hoe snijvlakken ontstaan tussen business control en BI en de logistiekafdeling

“Dus mocht je denken dat een ziekenhuis saai is, ik denk dat er weinig plekken zijn waar je zoveel uitdaging kunt vinden als in een ziekenhuis,’ betoogt de enthousiaste manager. ‘En dan is dit alleen nog maar bedrijfsvoering waar we het over hebben. Dan hebben we het nog niet gehad over medisch wetenschappelijk onderzoek, over preventie, over mensen echt beter maken met data.”

Zelfs spoedzorg is voorspelbaar

Niet alle ziekenhuizen zijn even ver in de ontwikkelingen. Er zijn ziekenhuizen die voldoen aan wat moet en terugkijken. Maar steeds meer organisaties maken de slag naar voorspellen: predictive analytics. Want door de enorme massa van bijvoorbeeld een middelgroot ziekenhuis, je hebt het over 450.000 polikliniekbezoeken, treedt er een bepaalde voorspelbaarheid op. Wigchert: “Wanneer een huisarts iemand verwijst met klachten rondom de galblaas, dan moet in 99 procent van de gevallen de galblaas eruit. Dus wat houd je tegen om de OK al in te plannen? En een bed te reserveren, en eten, et cetera. Bij echt planbare zorg, zoals knie- en heupoperaties, geldt dat nog meer. Hoe beter je de processen op elkaar kunt afstemmen, hoe fijner voor de patiënt, hoe beter je de logistiek kunt stroomlijnen en hoe beter je ook kunt monitoren op afwijkingen. Zelfs spoedzorg heeft een voorspelbaar karakter. Niet per uur. Maar globaal op een dag of een week weet je wel wat er voorbij gaat komen.”

Budgethouder heeft altijd inzicht

“BI zorgt dat de exploitatierapportages en de HR-rapportages allemaal online staan in een BI-portal. Business intelligence is ook uitermate geschikt voor ad hoc rapportages. De business controller gaat de gegevens analyseren met de budgethouder als dat nodig is. Eigenlijk alle standaardrapportages in relatie tot de planning & controlcyclus worden door BI in een portal gezet. Dus de budgethouder heeft altijd inzicht in zijn expoitatie-, HR-, kwaliteit- en productiegegevens. De business controller gaat met de ‘eigenaar’ daarvan in gesprek daarover. En dat doet de HR-adviseur ook, en de kwaliteitsadviseur ook.”

Kunnen wij het met elkaar organiseren

“Stel de wachttijden lopen op: kunnen we een extra spreekuur inlassen voor dit specialisme? Wat betekent dat voor de omzet? En voor de inzet van het personeel? En past het binnen de productieafspraken van de zorgverzekeraar? Dan zie je waarom al die adviseurs dicht bij elkaar moeten opereren. Je hebt zoveel specifieke kennis nodig per domein. Je moet er bijna op een businesscase-achtige manier naar kijken. De vraag is niet: Levert het genoeg geld op? Maar: Kunnen wij het met elkaar organiseren? Niemand wil wachtlijsten, maar er moet wel een dokter zitten, een OK open zijn, een bed in de kliniek beschikbaar. Capaciteitsmanagement en patiëntenlogistiek zijn van enorm groot belang om het voor je patiënten comfortabel te kunnen maken en het ook nog eens efficiënt te kunnen uitvoeren. Het blijft immers geld van ons allemaal. En dan wordt het gaaf, want dan komt het rekenen en zie je hoe snijvlakken ontstaan tussen business control en BI en de logistiekafdeling.”

Impact COVID-19

Ook op ziekenhuizen heeft COVID-19 een grote impact. Net als in een gewone organisatie valt er een heel stuk van de omzet weg. Wigchert: “Mensen komen niet meer. Daarnaast schiet je ziekteverzuim omhoog. Bovendien is de zorg aan coronapatiënten veel intensiever dan bijvoorbeeld bij een gebroken heup. Dus met name de gespecialiseerd verpleegkundigen heb je keihard nodig. Dat dwong ons op het hoogtepunt af te schalen in de reguliere productie. Waarbij we wel probeerden trauma gerelateerde zorg in de lucht te houden en natuurlijk oncologische en cardiologische zorg. Landelijk was te zien dat het aantal patiënten voor cardiologie afnam. Maar mensen krijgen niet plots minder vaak hartklachten, dus mensen gaan door Covid mogelijk minder snel naar de dokter. Mijn oproep: mensen als je wat mankeert ga naar de huisarts en ga gewoon wel naar het ziekenhuis!”

Compensatie

Gelukkig kwam al snel het bericht van het ministerie dat ziekenhuizen voor gederfde inkomsten gecompenseerd zouden worden. “Waar een normaal bedrijf mensen kan ontslaan, of andere maatregelen kan nemen om de kosten te drukken, is dat in een ziekenhuis natuurlijk heel erg moeilijk”, aldus Wigchert. “En ook een lastig signaal als je kijkt naar de tekorten aan medewerkers in de zorg. En de overhead is vaak al vrij lean in een zorginstelling.”

“Maar er kwam dus al snel een continuïteitsregeling voor ziekenhuizen waarbij de afspraken die gemaakt zijn met de zorgverzekeraar gehonoreerd worden. Ongeacht of je die productieaantallen ook echt levert.”

Verantwoording wordt spannend

“Met name het verantwoordingsstuk wordt spannend. Al zal dat voor ziekenhuizen minder gelden dan voor andere zorgaanbieders”, meent Wigchert, die als Fizi-voorzitter (zie kader) goed weet wat er speelt. “Zorgaanbieders binnen de langdurige zorg en het sociaal domein hebben o.a. te maken met de WLZ, de Zorgverzekeringswet, de WMO en de Jeugdwet. Dan moet je bepaalde kosten verdelen. En iedere gemeente heeft zijn eigen regels en wensen. Dat zorgt voor enorme administratieve lasten.”