De relatie tussen kredietacceptatie, orderacceptatie en debiteurenbeheer is belangrijker dan ooit. Die conclusie trekt Wouter van den Bergh. “Het was in het verleden niet altijd vanzelfsprekend dat die relatie er was. Er gaat een sterke risicoverminderende werking uit van het juist managen op basis van vaststelling van de oorzaken van openstaande facturen en de doorvertaling naar gerelateerde processen.”
De gevolgen van de coronacrisis op het economisch verkeer zijn volgens Van den Bergh, manager operations bij TKB, nog nauwelijks zichtbaar. “Organisaties kunnen facturen vooralsnog bijna altijd betalen, maar je ziet terughoudendheid om op rekening te leveren. Als een factuur niet betaald kan worden door een debiteur, bestaat de mogelijkheid dat de crediteur op slot gaat. Het economisch verkeer wordt daarmee gefrustreerd. Bovendien gaan klanten shoppen bij andere organisaties, waar ze wel op rekening geleverd krijgen. Dat wil je voorkomen.”
Orderacceptatie op orde
Leveringsvoorwaarden hoeven niet te veranderen, maar het proces van orderacceptatie moet wel op orde zijn. Zeker nu, zegt Van den Bergh. “Dat betekent dat je moet zorgen voor een proces waar op basis van de juiste parameters een beoordeling plaatsvindt. Zijn er openstaande facturen? Is er sprake van de kredietlimiet? Is het een nieuwe klant? Het toepassen van kredietrapporten. Op basis van dergelijke vragen vindt een beoordeling plaats in het orderacceptatieproces.”
“Ik zie vaak dat bedrijven een dergelijk proces niet hebben uitgewerkt, dat het vaag is beschreven of dat de uitvoering niet conform het beschreven proces wordt uitgevoerd. Ik adviseer om het wel structureel op te pakken. Zodanig dat er een procesflow van is, die ook wordt getoetst. Op het moment dat het proces niet heeft voorzien in het voorkomen van een risico, pas je het proces daar op aan. Het moet ook een lerend proces zijn.”
Ontwikkelingen in de gaten houden
“Wat gerelateerd is aan het orderacceptatieproces, is het debiteurenbeheer”, vervolgt Van den Bergh. “Je moet continu de ontwikkelingen van de debiteurenportefeuilles in de gaten houden. Op het moment dat je ziet dat in een bepaalde branche het betaalgedrag verandert, pas je daar het orderacceptatieproces op aan. Als je bijvoorbeeld ziet dat de horeca moeite krijgt om de facturen betalen, dan moet daar mogelijk een aangepast beleid komen. Er zijn niet veel organisaties die het op die manier hebben ingericht.”
Betere cashflow
Als gevolg van de coronacrisis kijken organisaties kritischer naar hun cashflow en hebben ze hun beleid aangescherpt. Van den Bergh denkt dat organisaties hun aangepaste beleid voor de toekomst in stand houden. “Het creëert immers een betere cashflow. Het is zonde van de moeite om terug te gaan naar het oude proces. Het is voor de debiteur en de crediteur van toegevoegde waarde als een proces soepel verloopt.”
Actie vereist
“Ik vind ook dat organisaties scherp moeten zijn op openstaande posten en de opvolging daarvan”, vervolgt Van den Bergh. “Als je nu namelijk geen actie onderneemt op openstaande posten, ben je straks misschien te laat. Als de coronacrisis namelijk resulteert in ernstige economische gevolgen, wordt het lastig om die posten te verhalen. Bij TKB merken we ook dat organisaties aan het opruimen zijn. Posten kunnen nu veelal nog worden verhaald en het is zeker aan te bevelen om daar niet te lang mee te wachten.”
Verandering in de rechtspraak
Van den Bergh vermeldt ook de wijziging in gerechtelijke procedures wat betreft de (strengere) ambtshalve toetsing van vorderingen door de rechters. Als er door de coronacrisis meer vorderingen ontstaan waarbij mogelijk een gerechtelijke procedure nodig is, dan is het borgen van toewijzing van een vordering van belang. “In dit licht bezien is een goede overeenkomst tussen leverancier en klant essentieel. Zeker omdat er een verandering heeft plaatsgevonden in de rechtspraak. De substantiëringsplicht is gewijzigd”, legt hij uit. “Als in het verleden een vordering voor de rechter werd gebracht en de gedaagde zich niet meldde, voltrok de rechter een zogenaamd verstekvonnis. De rechter paste een marginale toetsing toe, waarbij een vordering relatief snel werd toegekend.”
Sinds anderhalf jaar vindt er een scherpe toetsing plaats, waarbij de vordering ook echt onderbouwd moet zijn.
Scherpe toetsing
Die marginale toetsing is er niet meer. Van den Bergh: “Sinds anderhalf jaar vindt er een scherpe toetsing plaats, waarbij de vordering ook echt onderbouwd moet zijn. Als er bijvoorbeeld sprake is van een koop op afstand, moet je kunnen aantonen dat aan de debiteur gemeld is dat de overeenkomst binnen vijftien dagen ontbonden kon worden. De juistheid van een vordering blijft voor veel organisaties lastig. Het contractuele proces vraag dus om verdieping, toetsing en eventueel aanpassing.”
Processen zijn beter ingericht
De coronacrisis brengt met zich mee dat processen bij organisaties beter zijn ingericht en worden uitgevoerd. “Ze weten beter wat er komt kijken bij het contractuele proces, het orderacceptatieproces, het debiteurenproces en het eventuele gerechtelijke proces. Dit mondt bijvoorbeeld uit in duidelijkere afspraken met klanten over bijvoorbeeld betaaltermijnen. Dat voorkomt dat er iedere maand onterecht aanmaningen worden gestuurd of een onterechte gang naar de rechter. Dat leidt uiteindelijk tot betere onderlinge relaties.”
Creditmanagementsoftware
Naast het uitvoeren van debiteurenbeheer bij klanten, mag ook creditmanagementsoftware niet ontbreken. Van den Bergh: “Het is daarmee mogelijk om gesegmenteerde debiteurenbehandeling toe te passen. Het is daarmee mogelijk om gesegmenteerde debiteurenbehandeling toe te passen. Op ieder moment kunnen organisaties een actuele status van het openstaande saldo van het debiteurenbeheer opvragen. En daar worden de juiste managementrapportages aan gekoppeld. Een CFO kan op basis daarvan de juiste analyses maken.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met TKB
