Het maken van financiële rapportages kan een tijdrovende klus zijn. Dit was tot voor kort ook het geval bij TomTom. Daar leverde het maken van rapportages frustraties op. Het cloudplatform van Workiva veranderde alles. Het stelde de fabrikant van navigatietoepassingen in staat om geautomatiseerd, efficiënt en snel de rapportages op te stellen.
Het werk van financials verandert in rap tempo. De hoeveelheid data neemt toe en controles vinden frequenter en vaker plaats. Daarnaast eisen stakeholders volledige transparantie. Bij bedrijven moeten overeenkomstig hun rapportageproces verbeteren, maar door een gebrek aan automatisering is dat een moeizaam proces. Het cloudplatform van Workiva laat organisaties flexibeler en beter samenwerken. Het kan zich aanpassen aan veranderingen, bijvoorbeeld in wet- en regelgeving. Bovendien is het een veiligere werkomgeving.
Veel handmatig werk
Traditionele rapportageprocessen vragen veel handmatig werk. Er wordt veel tijd besteed aan taken zonder toegevoegde waarde als er een niet-geautomatiseerd proces wordt gebruikt om rapportages te maken. Megan Daniell vond het na intreding bij TomTom als External Financial Reporting Manager belangrijk om het financiële rapportageproces beter in te richten.
“Er was weinig geautomatiseerd”, legt ze uit. “Hierdoor was ik veel tijd kwijt aan handmatig werk. Ik haalde een cijfer uit het ene systeem en opende dan handmatig een Word-document om het cijfer daarin te zetten. Ook opende ik een Excel-document en voerde daar dan hetzelfde cijfer ook weer in. Voor een presentatie gold hetzelfde. Als een cijfer werd veranderd, moest ik alle documenten aanpassen, opnieuw berekenen en de cijfers opnieuw controleren. Het was onbegonnen werk.”
Eén bron voor alle gegevens
Het ontbreken van één bron van de waarheid maakt organisaties kwetsbaar. Er ontstaat het risico dat data niet consistent aangepast worden en verschillend worden opgeslagen in verschillende documenten. Met het platform van Workiva heeft TomTom één bron van de waarheid waar alle gegevens te vinden zijn. Dit geeft Daniell vertrouwen dat de informatie juist is in alle documenten, spreadsheets en presentaties. “Het mooiste aan het Workiva-platform is dat je zelf de touwtjes in handen hebt. Ik ben in staat om mijn werk te doen zonder het gevoel te hebben dat ik alleen maar aan het kopiëren en plakken ben. Wat dat laatste was voor mij geen efficiënte en prettige manier van werken.”
Het levert een enorme tijdsbesparing op om cijfers in elk rapport te kunnen verbinden. “Het is mooi om te zien dat, als je een cijfer aanpast, alle gekoppelde documenten ook automatisch worden aangepast”, zegt Daniell. “Daarnaast is er de mogelijkheid dat iedereen tegelijkertijd in hetzelfde document kan werken en je eenvoudig alle aanpassingen kunt zien. We hebben nu echt één versie van de waarheid.”
Data vertrouwen
Vertrouwen kunnen hebben in data is essentieel. Als teams op traditionele wijze hun rapportages willen aanpassen, moeten ze het handmatig doen en wachten tot hun collega’s zijn uitgelogd of klaar zijn met hun invoer. Dat voorkomt dat ze meest actuele data te zien krijgen. Het management van een organisatie vindt het in toenemende mate van belang dat de data in hun rapportages nauwkeurig en consistent zijn, maar hun rapportageprocessen verhinderen dat vaak.
Het is mooi om te zien dat, als je een cijfer aanpast, alle gekoppelde documenten ook automatisch worden aangepast
“De snelheid en nauwkeurigheid waarmee we financiële cijfers kunnen rapporteren is met Workiva enorm verbeterd”, zegt Daniell. Hiermee heeft ze ook meer tijd over om data te analyseren. “Ik hoef nu niet meer te controleren of een cijfer in vijf verschillende documenten klopt. Daar kan ik gewoonweg op vertrouwen. Ik kan een stap terug doen, naar de informatie kijken en er met een collega’s een gesprek over hebben. In plaats van er alleen maar voor te zorgen dat het cijfer of de opmaak klopt. Dat is een enorme verbetering en sluit beter aan wat ik moet doen in mijn rol als businesspartner.”
Teams werken niet samen
Desktoptools voorkomen dat teams goed samenwerken, wat veel handmatig werk creëert. Er vindt een constante uitwissing van e-mails plaats om data en informatie te verzamelen die nodig zijn voor het opstellen van rapportages. Een medewerker moet vaak wachten totdat een collega zijn of haar werk heeft gedaan, voordat die zelf aan de slag kan. Voor de coronacrisis was er nog de mogelijkheid om te overleggen op kantoor, maar het thuiswerken heeft dat veranderd. Workiva heeft Daniell en het rapportageteam geholpen om een waardevollere businesspartner te worden. Ze merkt elke dag het effect. “Workiva heeft mijn betrokkenheid als werknemer enorm verbeterd en geeft me meer plezier in mijn werk.”
Waarom kiezen gebruikers voor Workiva?
Traditionele oplossingen voor het maken van financiële rapportages zijn vaak tijdrovend en omslachtig. Data moeten handmatig worden ingevoerd en dat levert oncontroleerbare, onveilige en kwetsbare processen op. Die passen niet bij de huidige de gecompliceerde wereld vol risico’s en regelgeving.
Door gebruik te maken van de cloud voorkom je deze problemen. Bovendien zijn er verschillende andere voordelen met toegevoegde waarde voor de organisatie. Dit zijn de tien belangrijkste redenen waarom de inmiddels drieduizend organisaties voor Workiva, Wdesk, Wdata en de cloud kiezen.
- Toegankelijkheid en samenwerking
- Veiligheid
- Data governance
- Schaalbaarheid
- Ad-hoc rapportage
- Productiviteit, efficiëntie en medewerkerstevredenheid
- Snelle terugverdientijd
- Betrouwbaarheid en redundantie
- Koppelingen en integraties
- Controle
Dit artikel is gesponsord door Workiva
