Teams, Zoom en Meet. Inmiddels hebben we goed door hoe deze verschillende systemen werken. En daar schuilt nu juist het gevaar. Want in het maken van die nieuwe routines grijpen we automatisch terug naar onze oude werkwijzen. Werkwijzen die misschien helemaal niet zo geschikt zijn voor deze nieuwe online-omgeving.
Nieuwe tools, nieuwe methoden
Dat nieuwe tools vragen om een nieuwe benadering lijkt logisch, maar gaat niet vanzelf. Een sprekend voorbeeld hiervan zien we tijdens de tweede industriële revolutie. Dankzij de eerste industriële revolutie draaiden fabrieken op door kolen aangedreven stoommachines. Deze brachten op hun beurt allerlei grote machines in beweging. De energie van die stoommachine kon toen alleen maar mechanisch met lieren en radertjes overgebracht worden. Logischerwijs stonden daarom de zwaarste machines het dichtst bij de stoomgenerator. Dat gaf misschien onhandige fabrieksopstellingen, maar was wel de meest economische manier van werken.
Met de komst van elektriciteit en stroomkabels in de tweede industriële revolutie konden fabrieken eindelijk hun vloerplan slimmer indelen. Bijvoorbeeld door de machines op te stellen in de volgorde van het productieproces. Een enorme productiviteitssprong lonkte. Maar… deze kwam niet. Zelfs volledig nieuwe fabrieken die direct volledig elektrisch aangedreven werkten hadden nog steeds dezelfde oude inefficiënte indeling. Het zou nog zeker 30 jaar duren voordat we de volledige voordelen van de elektrificatie van fabrieken zouden oogsten.
–> Slechte verbindingen, online-meetingmoeiheid en wat eraan te doen?
De digitale (r)evolutie
Tegenwoordig kunnen we al een tijdje plaatsonafhankelijk werken. Toch zijn we pas sinds kort bezig het idee van ‘finance zit op de 9de verdieping’ los te laten. Vroeger was dat logisch. Immers, alle ordners stonden bij elkaar op dezelfde plek. Het idee van een financial die fysiek (of digitaal) in een businessteam zou werken was onpraktisch.
Je communicatie moet anders
Nu de geest gedwongen uit de fles is met digitaal werken, is het tijd om serieus te kijken naar onze nieuwe ‘floorplan’. Op communicatief worden meetings en presentaties digitaal zoveel mogelijk op dezelfde manier gevoerd als hun fysieke variant. Maar: die inspirerende powerpointpresentatie met prachtige afbeeldingen en zonder lappen tekst kan in tools als Zoom en Teams heel saai worden. Door de nadruk op de powerpoint is het heel lang om 7 minuten naar één plaatje te kijken. Natuurlijk moeten we niet terug naar enorme lappen tekst. In een digitale omgeving liggen nieuwe mogelijkheden om uw publiek erbij te betrekken. Sterker nog, met forms, quizzes en digitale whiteboards kunt u saaie éénrichtingspresentaties veranderen in co-creatiesessies. Daar ligt de echte productiviteitssprong in de overgang naar digitale communicatie.
‘Houd uw oude gewoonten eens kritisch tegen het licht. Misschien is een meetingvorm die vroeger logisch, praktisch en efficiënt was nu juist inefficiënt en overbodig geworden.’
Auteur: Job ten Bosch, managing director van Debatrix
Volg Executive Finance op LinkedIn!
