Door zowel de Covid-19-crisis, als een veranderende vraag van werknemers, worden werkgevers steeds vaker gedwongen na te denken om buiten de gebaande paden te gaan wat betreft arbeidsvoorwaarden en de uitvoering van werkzaamheden. Van belang is om hier – samen met de werknemer – goed over na te denken en duidelijke afspraken te maken. Voor zowel de werknemer als de werkgever kunnen zo onaangename verrassingen voorkomen worden.
Het werven en behouden van goede en getalenteerde werknemers is voor steeds meer werkgevers een uitdaging. Aan de ene kant worden functies en beroepen steeds meer een specialisme ‘an sich’ en aan de andere kant merken werkgevers dat (vooral jongere) werknemers steeds meer of andere wensen hebben die niet zijn opgenomen in het arbeidsvoorwaardenpakket van het bedrijf.
De populariteit van de leaseauto lijkt bijvoorbeeld af te nemen, terwijl de populariteit van minder of flexibeler werken lijkt toe te nemen. Veel werkgevers willen hieraan mee werken, maar vinden dit niet eenvoudig. De vraag is dan ook waar je als werkgever rekening mee moet houden bij een individueel verzoek van een werknemer om de arbeidsduur, arbeidsplaats en/of werkuren aan te passen en waar je aan moet denken bij het introduceren van een nieuw flexibelwerkenbeleid voor de hele organisatie.
Individuele aanpassingen
Werknemers die al in dienst zijn, kunnen bij de werkgever een verzoek tot wijziging van de arbeidsplaats, arbeidsduur (hoeveelheid uren), of de werktijden (moment van werken) indienen.
Voor wat betreft de arbeidsduur of werktijd geldt dat een werkgever dit in beginsel zal moeten honoreren, tenzij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten. Zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen kunnen onder meer financiële of organisatorische belangen zijn.
Voor wat betreft de arbeidsplaats kan een werkgever dit verzoek momenteel nog relatief eenvoudig naast zich neer leggen. Hiervoor hoeft geen sprake te zijn van zwaarwegende bedrijfs- en dienstbelangen. Recentelijk is echter een wetsvoorstel ingediend dat voorschrijft dat een verzoek om het aanpassen van de arbeidsplaats ook enkel kan worden geweigerd op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.
Beloningen
Ook een individueel verzoek tot bijvoorbeeld loonsverhoging of meer vakantiedagen – eventueel uitgeruild tegen andere voorwaarden zoals een leaseauto – kan een werkgever relatief eenvoudig naast zich neerleggen. Echter, wanneer het te verwachten is dat de individuele werknemer anders zal vertrekken en deze werknemer onmisbaar is, zal een werkgever al snel geneigd zijn mee te willen werken. In principe is het ook mogelijk om in afwijking van de geldende regels, zoals bijvoorbeeld een handboek personeel, afspraken te maken met een individuele werknemer. Het gevaar is echter dat je met een dergelijke afspraak een precedent schept, en andere werknemers in gelijke functies dezelfde rechten zouden kunnen eisen. Als uitgangspunt geldt namelijk dat gelijke gevallen (functies, opleidingen, ervaringsjaren) gelijk dienen te worden behandeld.
Thuiswerken
Als gevolg van de Covid-19-crisis zijn werknemers massaal gaan thuiswerken. Velen verwachten dat ook daarna een groot aantal werknemers (een deel van de week) thuis zal willen blijven werken. In principe heeft een werknemer geen recht om thuis te blijven werken, maar indien sprake is van bijzondere omstandigheden zou dit wel het geval kunnen zijn. De regels met betrekking tot het thuiswerken worden vaak in een thuiswerkbeleid geregeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verplichting om, indien nodig, op kantoor te zijn, het beschikbaar stellen van materialen en eventueel het invoeren van kostenvergoedingen.
Werkgevers moeten wel stilstaan bij de consequenties: het thuiswerken ontslaat de werkgever niet van bepaalde verantwoordelijkheden. De werkgever dient de veiligheid en gezondheid van de werknemer te beschermen, ook als de werknemer thuis werkt. Denk hierbij aan een veilige en goede werkplek. Indien de werkgever dit verzuimt, dan kan hij aansprakelijk zijn voor de schade die de werknemer lijdt als het gevolg van het feit dat de werkgever niet aan zijn zorgplicht voldoet. Voor werkgevers kan het raadzaam zijn om het een en ander vast te leggen in een beleid.
Tijdelijk werken vanuit het buitenland
De Covid-19-crisis heeft ook laten zien dat veel werknemers ‘thuiswerken’ vanuit het buitenland. Vaak is dit een adres bij familie in het buitenland, maar wij zien ook dat werknemers kiezen voor een vakantieadres in bijvoorbeeld Spanje of Zuid-Afrika waar het aangenaam vertoeven is in de winter.
Als uitgangspunt geldt dat een werknemer toestemming dient te vragen voor het tijdelijk wijzigen van de werkplek. Daarnaast is het verstandig om eerst de gevolgen van het tijdelijk werken in het buitenland in kaart te brengen. Zo is het mogelijk dat – ongewild en onbewust – het lokale arbeidsrecht (gedeeltelijk) van toepassing wordt in deze periode, en zou het zo kunnen zijn dat potentieel administratieve verplichtingen, zoals een verplichte registratie van de werknemer bij de autoriteiten gaan gelden. Daarnaast kan deze tijdelijke verplaatsing, afhankelijk van de locatie en de duur hiervan, ook leiden tot verplichtingen op het gebied van immigratie, sociale zekerheid en belasting.
Flexibele werktijden
Steeds meer werkgevers hanteren flexibele werktijden. Werknemers kunnen zelf bepalen hoe ze hun dag indelen en kunnen zo bijvoorbeeld meer tijd doorbrengen met hun familie. Het kan echter zo zijn dat dit, op termijn, leidt tot organisatorische problemen. Kan de werkgever de teugels dan zo maar weer aantrekken op het moment dat dit tot problemen leidt?
Dit is afhankelijk van welke afspraken zijn gemaakt met de werknemer over werktijden. Mocht een werkgever overwegen om flexibele werktijden te introduceren, dan wel toe te staan op verzoek van een werknemer, dan is het verstandig om hier duidelijke schriftelijke afspraken over te maken.
Auteurs: Caspar van der Winden en Arnout Rodewijk, beiden advocaat bij HVG Law LPP
Volg Executive Finance op LinkedIn!
lang: en_US
