Is digitalisering nu een doel op zich of een middel om een doel te bereiken? Die hamvraag lag op tafel tijdens een digitale thought-leadershiplunch, georganiseerd door Workiva en Executive Finance.
Arjan Blok, CFO Nederlandse Loterij
Een van de CFO’s gooit in het begin van de digitale ronde-tafelbijeenkomst de knuppel direct in het hoenderhok. “Ik hoor hier te zeggen dat digitalisering geen doel op zich is, maar wat mij betreft is dat het wel. Als je je organisatie niet goed digitaliseert, ben je gedoemd te mislukken. Natuurlijk, in hoeverre je digitaliseert heeft te maken met het product dat of de dienst die je aanbiedt, maar dan nog. Wijzelf kennen een grotendeels virtuele netwerkorganisatie en een virtuele productportfolio. Als we niet goed digitaliseren, dan bestaan we niet meer.” Een internationaal opererende CFO reageert: “Gedoemd is wat te sterk uitgedrukt, maar natuurlijk is digitalisering van belang om ons werk efficiënter en effectiever te doen en te innoveren.” De eerste CFO reageert daar weer op: “Bij ons is digitalisering onderdeel van het product en welke kwalificaties de consument daaraan stelt. Het is ook het hoofdkanaal waarlangs we het product naar de klant toebrengen. Het is dus bij ons veel meer dan alleen de ondersteuning van de besluitvorming.”
Evert Brugman, CFO Funda
Digitale informatie toevoegen
Volgens hem gaat het bij digitaliseren van de organisatie om meer dan processen automatiseren. “Anders mis je de kansen die nieuwe technologieën bieden. Bijvoorbeeld in customer insights.” Daar reageert een deelnemer op: “Digitale informatie kan je product verrijken en aantrekkelijker maken voor de beoogde klant. Bijvoorbeeld informatie over de duurzame afkomst van producten.” Volgens een ander zijn twee zaken belangrijk: “Een is het platform en de data. We zijn daar heel zuinig op want je wilt niet dat data op straat belanden. Het tweede zijn onze medewerkers. Zij maken ons digitale product. We hebben geen grote gebouwen of machines, we hebben alleen medewerkers die ons digitale product in elkaar zetten. Zo bekeken is digitalisering eerder een middel dan een doel op zich.”
Nieuwste generatie is digitaler dan ooit
Er is een verschil tussen wat medewerkers die net aantreden bij de organisatie aan digitale tools verwachten en medewerkers die al twintig tot vijfentwintig jaar bij de zaak zijn. “De nieuwe generatie is digitaler dan ooit.” Een ander reageert: “De nieuwe generatie heeft honger naar nieuwe technologie en naar het werken any place, any time, anywhere. De technologie is er: steeds meer cloudbased, maar dan moeten ook hier helder kaders worden geschapen.” Een andere CFO springt daarop in. “Mijn dochter van negen verbaasde zich laatst: waarom hebben jullie e-mail?” Weer een andere CFO merkt op dat de jonge generatie zich niet altijd bewust is van waar de data worden opgeslagen. “Ze werken overal en nergens waardoor data ook op plaatsen staat, zoals hun eigen cloudomgeving, waar je het als organisatie niet wilt hebben.”
Digitaal samenwerken gaat ver
Het gesprek komt op cyber security. “Als we dat niet op orde hebben, wordt onze digitale inrichting kwetsbaar en potentieel een ramp”, stelt een CFO. “Ook in dat perspectief is het een middel in plaats van een doel op zich. Zeker omdat we die digitalisering gebruiken om internationaal samen te werken.” Dat samenwerken kan ver gaan. “In vijf tot tien jaar is het mogelijk transacties en goederen autonoom af te handelen. Daarbij is het de grootste uitdaging informatiestandaarden te formuleren over partners heen. Zodat systemen met elkaar kunnen praten.” Die ontwikkeling is ook in de cloud merkbaar, stelt een deelnemer. “De run naar de cloud is in de afgelopen maanden enorm geweest. We doen alles in de cloud en met name ook samenwerking heeft zich verplaatst naar de cloud, en daar zijn we inmiddels aan gewend. Van videobellen tot aan data opslaan. Met name de reeds bestaande collaboratieve tools, dus gereedschappen om mee samen te werken, zijn enorm snel en over de gehele breedte populair geworden. Ook vanwege de corona-uitbraak. Dat is logisch, maar minder logisch is dat management control en corporate governance, dus het toezicht op de digitaliserende organisatie, ook naar de cloud is gegaan.”
Regels voor uitwisseling
Conor O’Kelly, Senior Director Statutory Accounting Workiva
Een digitale organisatie vraagt om digitale management control. “Er moeten regels maar met name ook ingebouwde protocollen en systeemarchitectuur zijn voor het uitwisselen van data en voor wie bij welke data kan. Vaak worden data nog in verband gebracht met het opslaan van gegevens in de cloud. Maar dat is maar één aspect. Als je eenmaal de data in de cloud hebt, kun je er werkprocessen vormgeven. Bovenop de opslag die de cloud is. Vervolgens kun je ook nog eens data uit verschillende cloudomgevingen aan elkaar koppelen, zodat gegevens eenvoudig heen en weer lopen door die systemen.” Een van de CFO’s ziet een shift. “Daar waar voorheen partijen niet in de cloud wilden omdat het afhankelijkheid creëert van externe partijen zie je dat men daar nu veel minder moeite mee heeft en men de inrichting zo kan regelen dat die afhankelijkheid beheersbaar is. We hebben zelf ook onze ERP in de cloud geplaatst.” Daarbij speelt ook cyber security mee. “Op cloud gebaseerde leveranciers geven aan dat zij sneller kunnen herstellen van een cyberaanval dan dat je als organisatie alleen zou kunnen.”
Een CFO trekt lessen uit de coronacrisis. “Alle werkprocessen worden in de cloud vormgegeven. Dat betekent ook dat meerdere medewerkers tegelijkertijd deze processen, rapporten, enzovoorts kunnen aanpassen. Ook daarover dienen dus afspraken te worden gemaakt. Dat is de driehoek governance, data en people.”
Afhankelijk van cloudleverancier
Gerard Paulides, CFO Koninklijke Vopak
Wie zijn data in een cloud van een leverancier zet, is per definitie afhankelijk, stelt diezelfde CFO. “Dat is niet per se een slechte ontwikkeling. Voor veel organisaties levert de cloud veel voordelen op en dus kun je prima de overstap maken. De echt kritische onderdelen hebben we wel binnen onze eigen organisatie gehouden.” Een andere deelnemer reageert: “Overheden kijken scherp naar waar data worden opgeslagen en of dat geen jurisdictie is waar ze die data van consumenten niet willen hebben. Wetgeving daarover wordt sterker. Maar het merendeel van de cloudleveranciers heeeft ook vestigingen in Europa.” Een andere participant: “De Europese data moeten vanwege wetgeving ook opgeslagen worden binnen de Europese Unie.”
Gwen van Berne, CFO RIPE NCC
De rol van de CFO
Het gesprek komt op de rol van de CFO in de digitalisering van de organisatie. “De CFO is in de lead, maar datzelfde geldt voor de CIO, de CEO en de COO. De digitale transformatie zit door de hele organisatie heen. De executives die ik noem, moeten allemaal hun aandeel hebben in die transformatie. Wij hebben nog fysieke producten, maar de grootste retailer ter wereld, Amazon, het grootste taxibedrijf ter wereld, Uber, en de grootste hotelketen ter wereld, Airbnb, hebben zelf geen fysieke producten meer. Maar wij zijn geen platform. En dus moeten we onze activiteiten zo digitaal mogelijk aansturen en daar de discussie over hebben in de board. Hoe doen we dat kosteneffectief? En hebben we wel de juiste digitale tools te pakken? En hoe hebben die investeringen dan hun weerslag op de omzet en winst die we willen maken? Daar kan de CFO zijn rol pakken.”
Winst en duurzaam
Lizet Friesen-Leibbrandt, CFO HAK
De betreffende CFO ziet ook de discussie toenemen rondom datacenters. “Corporates worden vanwege hun klimaatambities onder de loep gelegd, maar ik verwacht dat dat ook bij de techgiganten gaat gebeuren. Dat ook naar aanleiding van de discussie over het energieverbruik van de Bitcoin. Datacenters verbruiken veel water en elektriciteit. Ik verwacht dat technologiebedrijven die discussie nog te wachten staat.” Die discussie grijpt terug op waarmee CFO’s volgens hem bezig moeten zijn. “Winstgevendheid en duurzaamheid. Criteria daarvoor moet je in je digitale informatievoorzieningen zien te krijgen, zodat je daarop kunt sturen. Zo organiseer je je waardeketen. In de board kijken we ook simpelweg naar het vervangen van legacysystemen door de nieuwe tools. Daarbij maken we keuzes. Voor de business ontwikkelen we zelf de IT omdat wij het meeste verstand hebben van onze business. Terwijl we tools voor HR of finance van de plank halen bij leveranciers. Omdat dat generieke digitale middelen zijn.”
Terminologie van de CIO
Een van de CFO’s geeft eerlijk toe dat hij niet altijd de terminologie van de CIO begrijpt. “Maar als je een poging waagt om dat wel te begrijpen, is het mogelijk. Daarbij komt dat de CFO ook een rol heeft te spelen in de keuze voor technologie. Want eerlijk is eerlijk, technologie is er niet goedkoper op geworden en je moet de aanschafprijs ergens terugverdienen. Die return on capital van technologie bewaken is een belangrijke rol van de CFO.” Een andere CFO hamert erop dat je alleen succes boekt met een technologie als je de gebruikers in de business meekrijgt. “Als de invoering van technologie niet hun idee was, waarom zouden ze dan meedoen? Als die vraag al wordt gesteld, is het lastig medewerkers mee te krijgen. Je moet dus al zo vroeg mogelijk in het traject de mensen die met de technologie moeten werken aan boord zien te krijgen.”
Makkelijker om data te verzamelen
Vivienne de Leeuw, CFO Port of Rotterdam
Er zit een verschil tussen ICT die de business enabler is en ICT die de kern van de dienstverlening is, constateert een deelnemer. En dat bepaalt ook of technologie een middel is of een doel. Daar reageert een ander op. “We moeten uitkijken dat we door de bomen, data en technologie, het bos, de echte waarde, niet meer zien. Data is alleen van toegevoegde waarde als het informatie wordt waarop je een betere beslissing kunt nemen. Ik krijg het gevoel dat in deze tijd data worden verzameld om het data verzamelen. Je weet maar nooit wat je tegenkomt … Ik ben daar kritisch over. Kijk naar wat je ermee wilt. Kun je data omzetten in informatie, een businesscase en het monetariseren?”
Tot slot een andere deelnemer: “Je hebt een punt, maar daarnaast wordt het ook steeds makkelijker om data te verzamelen. En om er technologie op te zetten zodat je kunt slicen en dicen. Waarom zou je het dan niet doen?” Belangrijk is wel data niet alleen toe te vertrouwen aan een aparte club van business intelligence. “Dan heb je maar één club die datagedreven werkt, maar dat is nog geen volledige digitale transformatie. Voor dat laatste moet je dataskills door de hele organisatie hebben.”
Ronald Bruins, hoofdredacteur Executive Finance
Volg Executive Finance op LinkedIn!
lang: en_US
