De inzet van digitalisering, robotisering en data zorgt er bij Visma Software voor dat de afdeling finance de rol van adviseur voor de directie goed kan invullen. Daarnaast levert de overgang van finance control naar business control de organisatie nog veel meer op.
Digitalisering, robotisering en data zijn de laatste jaren enorm in opkomst. Wat dit een organisatie oplevert, hangt echter af van de invulling. Jeroen Last (zie foto) is finance manager bij Visma Software. Zijn team bestaat uit een mix van ervaren medewerkers en young professionals. Een van die young professionals is business controller Lars Theunissen.
“Het beschikken over data is slechts een eerste stap”, zo steekt Last van wal. “Vervolgens moet die data ook worden omgezet in bruikbare informatie. Wordt die vertaalslag niet gemaakt, dan blijven digitalisering, robotisering en data slechts buzzwords.”
Kloppend hart van de business
Hij vertelt verder: “Begin met het zoveel mogelijk automatiseren van dagelijkse financiële processen. Bij financial control ligt de nadruk op het uitvoeren van repeterende handelingen. Door die te automatiseren sla je meteen een grote slag. Zaken als het vastleggen van inkomende facturen, het ophalen en inlezen van bankmutaties en het beantwoorden van debiteurenvragen door een chatbot kunnen softwarematig al geautomatiseerd worden. Nadat zoveel mogelijk handelingen zijn geautomatiseerd, richt business control zich op het beoordelen van uitzonderingen.”
Met de beschikbare data kan inzicht voor de hele business worden gegenereerd en kunnen businessmodellen worden doorberekend
“Met de beschikbare data kan inzicht voor de hele business worden gegenereerd en kunnen businessmodellen worden doorberekend. Dat gaat veel verder dan alleen finance. Dit vormt het sturingsinstrument, het kloppend hart van de business. De basisadministratie wordt dan alleen nog gebruikt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, om zo nodig terug te kijken en om over de benodigde sturingsinformatie te beschikken.”
Nieuwe generatie finance professionals
Door de overgang naar business control ontstaat ook de behoefte aan een ander soort medewerkers. “De nieuwe generatie finance professionals moet analytisch kunnen denken, kunnen programmeren en communicatief zijn,” zo legt Last uit. “Daarnaast zijn probleemanalyse, samenwerking, overtuigingskracht, begrip van de business en organisatiesensitiviteit belangrijke eigenschappen.”
“Deze medewerkers moeten automatisering begrijpen en kunnen omgaan met data. Ze moeten weten hoe ze datasets kunnen koppelen, data kunnen uitvragen en kunnen benoemen welke gegevens er uit welke databronnen nodig zijn. De transitie naar business control is een geleidelijk proces. Er zijn dus niet direct andere mensen nodig, maar het is wel verstandig om hier al bij stil te staan tijdens het selectieproces van nieuwe medewerkers.”
Data en procesoptimalisatie
Lars Theunissen: “We proberen alsmaar nieuwe transactionele omzetstromen te genereren”
Lars Theunissen is zo’n young finance professional. Na een succesvol afgeronde opleiding economie en bedrijfskunde startte hij als trainee finance bij Visma. Inmiddels is hij business controller.
Theunissen vertelt: “Tijdens mijn traineeship ontdekte ik dat ik business control interessant vond omdat ik graag nadenk over wat de cijfers zeggen. Nu richt ik me vooral op data en procesoptimalisatie.”
“Ik houd me bezig met de maandelijkse financiële rapportages, met identificeren van automatiseringsmogelijkheden en heb veel meetings met buitenlandse collega’s om hun specialistische kennis in te zetten bij onze projecten. Natuurlijk probeer ik mezelf ook steeds verder te ontwikkelen. Zo ben ik bezig met het steeds verder automatiseren van de financiële administratie.”
Transactionele omzetstromen genereren
Zodra data is verwerkt tot informatie, kan het management van goed advies worden voorzien en kan er met behulp van business modellering worden gekeken naar toekomstige geldstromen. Theunissen: “We proberen alsmaar nieuwe transactionele omzetstromen te genereren. Ik zoek continu naar nieuwe ideeën, business en producten en zoek vervolgens uit hoe we die zaken geautomatiseerd kunnen gaan factureren.”
Hij vervolgt: “Neem bijvoorbeeld het in rekening brengen van de transacties van het verzenden en ontvangen van facturen via ons AutoInvoice-platform. Vroeger was dat een handmatig proces en waren we afhankelijk van veel andere teams binnen Visma. We matchen nu met behulp van ons Datalake (een online omgeving waar data uit verschillende bronnen bij elkaar worden gebracht) verschillende datasets en die factureren we vervolgens automatisch.”
Best passende software
Last: “Wij willen het beste voor onze klanten en zorgen dat zij werken met de best passende software. Ook daar gebruiken we onze data voor. Zijn er tien klanten naar volle tevredenheid overgestapt van een on-premises-oplossing naar onze cloudsoftware? Dan bekijken we onze data om te zien wat deze klanten gemeen hadden en waarom deze software zo goed bij hen past. Vervolgens kijken we of andere klanten ook aan die criteria voldoen zodat we hen ook verder kunnen helpen.”
Theunissen voegt toe: “En de door de organisatie verkregen data is ook weer verkoopbaar. Natuurlijk geldt dit in verband met privacyregels niet voor alle data, maar voor een gedeelte wel.”
Draagkracht binnen de organisatie
Finance is een vakgebied dat continu verandert en zich blijft ontwikkelen. Data-analyse is steeds meer in opkomst en wordt binnen organisaties vaker losgekoppeld van de afdeling finance. Volgens Last is dit een gunstige ontwikkeling: “Data geeft niet alleen financiële inzichten, maar vertelt veel meer. Bovendien ontstaat er op die manier ook meer draagkracht binnen een organisatie.” Theunissen bevestigt dat: “Natuurlijk moet het management het belang van data inzien, maar pas als de hele organisatie dat ziet kunnen er echt stappen worden gezet.”
Concurrentiepositie behouden
Last sluit af: “Visma is vooruitstrevend op het gebied van data en we hebben goed inzicht in de performance van onze geautomatiseerde processen. Maar tegenwoordig zijn steeds meer bedrijven met data bezig. Dat moet ook wel want alleen organisaties die in staat zijn om data te verwerken tot informatie kunnen hun concurrentiepositie blijven behouden. Data is gewoon echt de toekomst!”
Dit artikel is gesponsord door Visma Software.
