Finance professionals krijgen tegenwoordig met flink wat uitdagingen te maken. Zo zien we in de praktijk dat er veel meer data wordt verwerkt, er binnen organisaties vaak verschillende systemen voor verschillende processen worden gebruikt en dat de druk om snel inzicht te leveren oploopt. Tijd dus om daar verandering in te brengen.
Hoe betrouwbaar is de verslaglegging binnen uw organisatie? Veel medewerkers vinden ‘de administratie bijhouden’ vooral een vervelende verplichting in hun takenpakket. Lang niet iedereen ziet het belang in van een goede administratie. Dat gebrek aan betrokkenheid kan zorgen voor de nodige uitdagingen voor de zorgvuldigheid en de betrouwbaarheid van de gegevens.
Hoe beter de invoer van gegevens in de organisatie plaatsvindt, des te betrouwbaarder en sneller u de cijfers vervolgens op orde heeft. Dat zorgt er weer voor dat u betere beleidsmatige beslissingen kunt nemen.
Maar de praktijk laat een heel ander beeld zien. Inkoopfacturen die door de organisatie slingeren, urenstaten die nog niet zijn ingevuld, prijsafspraken met klanten die niet goed worden vastgelegd en prijsconstructies die niet goed ondersteund worden door de verwerkende systemen. Op die manier is het bijna onmogelijk om snel en betrouwbaar te rapporteren.
Systemen aansluiten op de boekhouding
Niet iedereen binnen de organisatie werkt direct in de financiële administratie. En, laten we eerlijk zijn, dat is ook niet iets wat u zou willen. Boekhouden is een vak apart waarin het liefst zo min mogelijk fouten en correcties worden gemaakt. De grootste uitdaging ligt er juist in dat iedereen zijn eigen systeem (CRM-pakket, Excel, andere software) gebruikt. De gegevens uit deze systemen worden vervolgens vaak handmatig overgenomen en de bijbehorende risico’s op fouten zijn groot.
Het is dan ook eerder regel dan uitzondering dat er verschillen ontstaan in de cijfers van de verschillende processen. Het kost vervolgens veel extra tijd om uit te zoeken waar de afwijking in het proces zit. Hoe zorgt u ervoor dat alle gegevens uit die verschillende systemen goed aansluiten op uw boekhouding?
Hoge werkdruk
Door bovengenoemd gebrek aan aansluiting van systemen ontstaat er een hoge werkdruk bij de afdeling finance: allereerst moeten de cijfers er überhaupt zijn. Vervolgens moet u ze zo goed mogelijk kloppend krijgen. Met alle correcties die uitgevoerd moeten worden, is het lastig om tijdig te rapporteren, laat staan dat er tijd is om de cijfers te analyseren en op basis van de trends en afwijkingen een advies te geven. Onderaan de streep levert het na hard werken een onbevredigend resultaat op. Dat is frustrerend.
Zeker wanneer de verschillen alleen maar groter worden en het tegelijkertijd steeds belangrijker wordt om met kortere intervallen te rapporteren. Deze situatie is niet houdbaar. Het is dus tijd om in actie te komen.
Laat digitalisering het werk doen
Digitalisering van processen speelt de laatste jaren een steeds grotere rol in de manier waarop invulling wordt gegeven aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Concreet betekent dit dat de verschillende systemen gekoppeld worden. Systemen die de verschillende afdelingen de beste ondersteuning bieden en koppelingen die zorgen voor waarborging van de integriteit van de data.
‘No-touch’ verslaglegging en verwerking
De laatste jaren wordt deze ontwikkeling ook steeds bereikbaarder voor het mkb. Hierdoor wordt het vastleggingsproces en financial control veel effectiever ingericht. Zowel op het vlak van efficiency als inzicht biedt digitalisering flinke voordelen. Heel veel boekingsgangen kunnen de finance professional met behulp van digitalisering en automatisering helemaal uit handen worden genomen.
We noemen dit ‘no-touch’ verslaglegging en verwerking. Het gevolg is dat financiële experts hun handen vrij hebben en beschikken over de data om de directie inhoudelijk te adviseren. Denk aan periodieke kosten die binnen duidelijke parameters (geen afwijkingen in bedrag, periode en bankrekening) helemaal automatisch verwerkt kunnen worden, inclusief betaalopdracht aan de bank.
‘Digitalisering betekent ook dat de data gebruikt kan worden voor het geautomatiseerd weergeven van kpi’s’
Proactief cijfers delen
Digitalisering betekent ook dat de data gebruikt kan worden voor het geautomatiseerd weergeven van actiegerichte kpi’s. Bijvoorbeeld het debiteurensaldo, de onderhandenwerkpositie, dekkingsgraad en de bezettingsgraad (vul hier vooral de kpi’s in die voor uw organisatie het belangrijkst zijn). En bedenk ook dat deze gegevens automatisch gedistribueerd kunnen worden naar de mensen voor wie dit relevant is. Dit betekent dat u proactief cijfers kunt delen binnen uw organisatie. Collega’s hoeven er niet meer om te vragen (wat toch vaak op het laatste moment gebeurt en dan moet alles daarvoor wijken).
De werkdruk op de finance-afdeling wordt hierdoor een stuk lager. Daarmee komt capaciteit beschikbaar voor de échte toegevoegde waarde: het maken van analyses op basis van de resultaten, de wijze waarop deze zijn opgebouwd en hoe dit in verhouding tot de bedrijfsstrategie staat.
Hoe pakt u dit aan?
De stap maken van losse systemen naar een geïntegreerd administratief proces vraagt een gedegen voorbereiding. Visma publiceert regelmatig whitepapers, video’s, blogs en andere kennisdocumenten die hierbij kunnen helpen. Bekijk al deze documenten in de kennisbank.
Dit artikel is gesponsord door Visma.
