Bankrekeningenbeheer, of cash-balancesmanagement, is een niet te veronachtzamen onderdeel van cashmanagement dat tot blijvende aandacht dwingt. Maar wat is het eigenlijk? Welke mogelijkheden zijn er om betaalrekeningen in binnen- en buitenland aan te houden? Wat is de rol die banken, clearinginstellingen en centrale banken spelen in het (inter)nationale betalingsverkeer? En wat is het belang van cash balances reports?
Een belangrijk aspect binnen cashmanagement is het bankrekeningenbeheer dat in de vakliteratuur wordt aangeduid als cash-balancesmanagement. Dit management beoogt allereerst het opstellen van een zogeheten cashbalancesreport. Met dit rapport maakt de cashmanager of financial controller dagelijks een prognose van de rekeningensaldi. Daarnaast streeft de cash-balancesmanager naar het voorkomen van gelijktijdige debet- en creditsaldi. Na de verevening dienen de daaruit voortvloeiende tekorten of overschotten zo doelmatig mogelijk via de bank of geldmarkt aangetrokken of uitgezet te worden. Cash-balancesmanagement is te beschouwen als het voorportaal van liquiditeitenbeheer en is als zodanig een instrument om liquiditeitsrisico’s te mitigeren, rentelasten te minimaliseren en rentebaten te maximaliseren.
Bankrekeningenbeheer
Ondernemingen beschikken meestal over verschillende bankrekeningen. Vaak zijn die bankrekeningen gekoppeld aan bedrijfsactiviteiten. Hierbij valt te denken aan salarisrekeningen, fiscale rekeningen en leveranciers- en afnemersrekeningen. Vanzelfsprekend zijn er ook rekeningen die gekoppeld zijn aan bepaalde projecten, bedrijfsonderdelen of werkmaatschappijen. Voordeel van dergelijke koppelingen is dat geldstromen daardoor sneller zijn te traceren en te identificeren. Nadelig zijn de kosten die ermee gemoeid zijn. Die kunnen nogal oplopen en onderling sterk verschillen. Zo zijn gecertificeerde onlinebanken als N26, Knab of Openbank voor hun bemiddeling in het betalingsverkeer structureel goedkoper dan de traditionele grootbanken.
Interne afwikkeling betalingsopdrachten
De betalingsopdracht is het gemakkelijkst, snelst en goedkoopst uitvoerbaar wanneer leverancier en afnemer – respectievelijk ontvanger en betaler – beiden een rekening aanhouden bij dezelfde bank. Er is dan sprake van een interne boeking of betaling, die banken binnen hun eigen computersysteem afwikkelen. De bank debiteert eerst de rekening van de afnemer (de betaler) en crediteert daarna de rekening van de leverancier (de ontvanger). De betalingsroute verloopt ingewikkelder en daardoor langer wanneer beide partijen een rekening aanhouden bij verschillende banken. Er is dan sprake van een interbancaire boeking of betaling en die loopt na clearing via de centrale bank, de ECB.
Externe of interbancaire afwikkeling betalingsopdrachten
Banken verzamelen in geval van interbancaire betalingen dagelijks de ontvangen betalingsopdrachten. Zij sturen deze in grote hoeveelheden en op vaste tijdstippen door naar een clearingplatform. Concreet is dat een computersysteem van een clearinginstelling zoals Equens voor binnenlandse en European Banking Association (EBA) voor buitenlandse tansacties.
Clearinginstellingen zijn in het betalingsverkeer te beschouwen als intermediair tussen banken. Zij selecteren, salderen en wikkelen vervolgens per bank alle binnenkomende en uitgaande betalingsopdrachten af. Salderen houdt in dit verband in dat per bank wordt berekend wat de netto schuld is, wat wil zeggen dat het bedrag van de uitgaande betalingsopdrachten groter is dan dat van de binnenkomende betalingsopdrachten. Of er is sprake van een nettovordering, wat wil zeggen dat het bedrag van de binnenkomende betalingsopdrachten groter is dan dat van de uitgaande betalingsopdrachten. Vervolgens gaan de gesorteerde en gesaldeerde bulkopdrachten naar de ECB. De ECB verwerkt deze opdrachten via de rekening van de clearinginstelling (de European Banking Association) en zorgt ervoor dat de individuele klant op zijn bankafschrift een bij- of afschrijving waarneemt.
Afwikkeling betalingsopdrachten in vreemde valuta
Als gevolg van internationalisering komen er steeds meer ondernemingen – vooral in het mkb – die te maken krijgen met ontvangsten en uitgaven in vreemde valuta. In dergelijke gevallen worden er grosso modo drie varianten bankrekeningen onderscheiden.
Eurorekening
De eerste variant is dat ondernemers in- en uitgaande vreemde valuta via een eigen eurorekening routeren. Zij moeten zich dan wel realiseren dat banken voor de translatie van euro naar vreemde valuta en vice versa extra kosten in rekening brengen.
Vreemde-valutarekening
De tweede variant is dat ondernemingen een vreemde-valutarekening bij hun huisbank openen. Dat voorkomt enerzijds translatiekosten, maar anderzijds komen er andere kosten bij. Openen van een valutarekening bij de huisbank kan alleen maar als deze bank een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten met een bank in het land van de vigerende tegenvaluta, de zogeheten correspondentbank. Er is dan sprake van een nostrorekening. De routing verloopt ook niet via de centrale bank van de onderneming (ECB) maar via de centrale bank van de tegenvaluta. Is die samenwerking er niet dan zijn cross-borderbetalingen in die valuta niet mogelijk. Duidelijk mag zijn dat bij aanwezigheid van correspondentbanken ook van die zijde kosten in rekening gebracht worden.
Niet-ingezetenenrekening
Resteert nog een derde variant. En dat is het openen van een rekening bij een buitenlandse of extrazonale bank. We spreken dan van een niet-ingezetenenrekening. Deze rekening biedt het grote voordeel dat de te ontvangen betalingen verzameld worden en periodiek omgezet worden in eigen valuta. De omzettingskosten van een dergelijke collection account zijn relatief gezien veel lager dan die van de eerste en tweede variant. De translate vindt plaats tegen de actuele spotkoers. Het daarbij horende valutatransactierisico kan geëlimineerd worden met behulp van termijnkoersen. Naast de voordelen van een collection account zijn er nadelen.
Grootste nadeel is dat ondernemingen te maken krijgen met verschillende banken, verschillende betaalsystemen en uiteenlopende regelgeving. Ongemakken die ertoe bijdragen dat kasposities niet altijd up-to-date en even overzichtelijk zijn.
Cash-balancesreport
Naast het banksaldobeheer is de cash-balancemanager belast met het opstellen van cash-balancesreports. Zijn startpunt ligt bij de eindsaldi van de vorige dag. Op basis van de ingeboekte te betalen bedragen en de te verwachten binnenkomende betalingen kan hij bij aanvang van een nieuwe werkdag prognosticeren wat de rekeningsaldi aan het eind van de dag zijn. Het matchen van de te verwachten ontvangsten en uitgaven met die van de feitelijke wordt aangeduid met de vakterm reconciliëren.
Tegelijkertijd kan hij controleren met behulp van de digitale afschriften of de daarop vermelde bedragen in overeenstemming zijn met de bedragen die in zijn report zijn opgenomen. Het uiteindelijke doel daarvan is dat de cash-balancesmanager tijdig weet wat aan het einde van de werkdag de overschotten dan wel tekorten zijn, zodat hij gepaste maatregelen kan treffen waarna hij voor de cutoff time – de door de banken afgegeven dagelijkse deadlines – overschotten kan uitzetten en tekorten kan aantrekken.
Kortom: cash-balancesmanagement is een niet te veronachtzamen onderdeel van cashmanagement dat tot blijvende aandacht dwingt.
Meer weten?
Vries, J. de, en L. van der Wielen, Handboek Corporate Finance & Treasury, Financial Markets Books, 2018 (HBO & WO)
Auteur: drs. J.G.M. de Vries is directeur van Onderwijsbureau Exsultet, econoom, neerlandicus, auteur en financieel trainer
