In de praktijk komt het regelmatig voor dat Inkoop een soort bestelloket is voor de organisatie. En als het dan niet snel genoeg gaat, gaan medewerkers zelf bestellen. Ze hebben vaak hun eigen netwerkje van leveranciers en willen daar graag mee blijven werken. Een leverancier kan dan in hetzelfde bedrijf aan de ene projectmanager mogen leveren en bij een andere ‘persona non grata’ zijn.
Negatief effect
Deze, vaak verworven, vrijheden om zelf te onderhandelen met een leverancier of om ‘de bestelling door te geven aan Inkoop’, hebben een negatief effect op de resultaten van de organisatie. De processen zijn niet adequaat ingericht en bovendien is het fraudegevoelig. Goed inkopen is een vak en dient gecentraliseerd te zijn ingebed in de organisatie. Voor iedereen moet duidelijk zijn wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de afdeling Inkoop zijn
Behoeften van de organisatie
Een goed inkoopbeleid begint met het definiëren van de (meerjarige) behoeften van de organisatie. Vooruitkijken dus. Wees als organisatie duidelijk wat het inkoopbeleid is en stem de procesdoelstellingen af op het inkoopbeleid. Denk daarnaast aan kostenreductie, duurzaamheid, continuïteit, risicobeheersing, kwaliteit, et cetera. Stel op basis van een meerjarenplan de inkoopbehoefte vast. Dit zal voor veel organisaties in de nabije toekomst een hele uitdaging zijn wanneer zij circulair/duurzaam moeten gaan inkopen.
Voordelen
Als controller, maar ook als procesverantwoordelijke, wil je weten of de afdeling Inkoop ‘in control’ is, en wil je Inkoop ondersteunen in het realiseren van de inkoopdoelstellingen die zijn afgeleid van de ondernemingsdoelstellingen. Zijn de procescontrols duidelijk gedefinieerd en wordt daaraan voldaan? Is het proces transparant? Als Inkoop goed georganiseerd is, voorkom je dat iedereen maar ‘zijn ding’ doet. Ofwel, Inkoop kiest de leveranciers, de organisatiespecialisten kiezen hoeveel en wat er moet worden ingekocht.
Goed inregelen
Organisaties die het inkoopproces goed centraal regelen aan de voorkant, hebben daar aan de achterkant ook profijt van. Niet alleen op het financiële vlak, maar zeker ook qua efficiency. Facturen worden op tijd betaald, er is direct inzicht in budgetten, contracten, prijsafspraken per leverancier zijn transparant, en collega’s die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering kunnen via een webcatalogus hun bestellingen bij de vooraf geselecteerde leveranciers plaatsen. Het zal best even wennen zijn, maar als Inkoop goed haar werk doet, is iedereen daarbij gebaat!
Auteur: Frank van den Heuvel, Finance professional bij Hofmeier.
