Als ondernemingen digitaliseren en continu inzicht hebben in hun prestaties, dan betekent dat ook dat de accountantscontrole digitaler moet. Kan daarmee ook de jaarrekening bij het grof vuil? Angelique Koopman, partner Assurance Transformation & Audit Innovation EY Assurance Nederland, en Edo Roos Lindgreen, hoogleraar Data Science in Auditing bij de Amsterdam Business School van de Universiteit van Amsterdam, reageren.
“De data vormen tegenwoordig het fundament van de audit”, stelt Koopman. “Daar begint alles mee. Bij een traditionele audit doe je bijvoorbeeld een willekeurige steekproef op alle inkopen. Met data-analyse is het zo dat je naar een volledige populatie transacties kunt kijken en daarbij de aandacht juist kunt richten op de uitzonderingen. Naar dingen die er echt toe doen. Dat is ook voor de klant veel interessanter. Data-analyse toepassen is heel anders dan een checklist afwerken. Het vereist een andere instelling van de accountant. Het is kijken naar data in de context van de klant en zijn processen. Dat is niet alleen ontzettend leuk om te doen, ook de interactie met klanten maakt de audit alleen maar interessanter.”
Enorme bak aan data over transacties
Koopman ziet dat klanten van de accountant overgaan op continuous monitoring. “Het continu monitoren van de prestaties van het bedrijf. Denk aan creditcardmaatschappijen, supermarkten en betalingsbedrijven. Zij hebben een enorme bak aan data over transacties, waarmee je vrijwel meteen inzicht kunt geven in hoe het gaat met de onderneming. Daar controleren we als accountant niet één keer, maar meerdere keren in het jaar. We doorgronden daarbij het ICT-systeem en bekijken de volledig populatie van data op onverwachte uitkomsten. Daarmee spreiden we de auditwerkzaamheden en komen niet alleen op het einde van jaar uit, het welbekende busy season. Voor klanten is dat ook heel prettig omdat issues uit de controle eerder aan het licht komen. Grote accountantskantoren hebben veelal zelf ontwikkelde tools om dit te doen. Voor kleine accountantskantoren is het lastig om deze tools zelf te ontwikkelen, maar ze kunnen deze natuurlijk wel aanschaffen.”
Digitale audit met vallen en opstaan
Wat Edo Roos Lindgreen, professor data science in auditing bij de Amsterdam Business School, betreft, gaat het doordringen van de digitale audit nog maar stapsgewijs. “Er worden stappen gezet, maar het gaat met vallen en opstaan. Daarbij zie je dat verschillende accountantskantoren verschillende snelheden aanhouden. Dat neemt niet weg dat de klanten van de accountants, de CFO’s, volop bezig zijn met digitale transformatie. Binnen en buiten de financefunctie. Zij merken aan den lijve dat die transitie niet vanzelf gaat. Hoe groter de onderneming, hoe meer ze kunnen investeren in tools en databases. Dat geldt eigenlijk ook voor accountantskantoren. Voor bedrijven in de platformeconomie en de betalingensector is de digitale audit inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Het bedrijf is immers digitaal en dus is de audit dat ook.”
Accountants moeten wel mee, nu ondernemingen steeds meer digitaliseren, constateert ook Koopman. “Financepakketten, maar ook ERP-pakketten als SAP, faciliteren veel mogelijkheden om aan data-analyse te doen, inclusief datavisualisatie. De tools zijn tegenwoordig zo gebruiksvriendelijk dat je ze binnen no time kunt gebruiken.” EY past zelf ook process mining toe. “Je kijkt allereerst als accountant natuurlijk naar de journaalposten, maar het is mooi als je daaraan operationele data kunt koppelen over het verloop van processen. Dat zegt ook iets over de interne beheersing. Met process mining kun je je een mooi beeld vormen van hoe transactiestromen lopen, ook de niet-financiële.” Niet-financiële informatie kan ook komen van externe bronnen. Koopman: “Naast bijvoorbeeld externe bankdata zijn er ook tools om externe databronnen, zoals nieuws- en social media feeds te gebruiken. Hiermee zijn we op zoek naar berichten die een grote impact kunnen hebben op de organisatie die we controleren. Dat is de kracht van de tegenwoordige rekenkracht en tools.”
Root cause analysis
Data zorgen ervoor dat de steekproef ten dode is opgeschreven. Immers, voor de controle kan de accountant voor de volle honderd procent de data door. Roos Lindgreen: “Alles door het script trekken lijkt goed, maar tussen droom en daad staan wetten in de weg en praktische bezwaren. Alle data zijn niet altijd even goed en het zijn gewoonweg vaak veel te veel gegevens. Het is ook de vraag in hoeverre een controle honderd procent moet zijn. Want je vindt als accountantskantoor ook meer controle-items waarmee je dan vervolgens ook meer moet. Ik zie in de praktijk dat accountantskantoren pragmatisch omgaan met dat aspect. Ze doen vaak een root cause analysis. Wat is de bron van meerdere bevindingen? Dat betekent dus per definitie dat je meer de systemen in moet duiken. Maar vergis je niet: de steekproef is nog lang niet dood. De steekproefanalyse zit nog volop in het programma van controlewerkzaamheden van accountants.”
“Er worden stappen gezet, maar het gaat met vallen en opstaan”
Onder de motorkap kijken
Koopman wijst erop dat een accountant wordt geacht zich een beeld te vormen over de bedrijfscontinuïteit. “Met het feit dat organisaties digitaler worden, neemt ook de afhankelijkheid van ICT-systemen toe. Dus moet de accountant in zijn audit daar ook steeds meer induiken. Dat onder de motorkap kijken doen we ook al. We hebben steeds meer dataspecialisten en ICT-auditors in dienst.” Zij kunnen controles in gang zetten die continu de peilstok in de data en systemen bij klanten steken. “Maar let wel: voor je dat kunt robotiseren of automatiseren, moet je eerst standaardiseren. Voor die basis heb je dan een standaardtaal nodig, zoals Standard Business Reporting, en een systeem waarin je de data bij elkaar brengt. Zo ver zijn nog lang niet alle bedrijven. Dat, terwijl ook niet-financiële informatie, bijvoorbeeld over duurzaamheidsaspecten, er ook nog aankomt. Die wil je graag met financiële informatie verbinden om de integrale beslissing te kunnen nemen. Je moet daarbij de datapunten dus bij elkaar kunnen brengen.”
Jaarrekening een momentopname
Koopman verwacht dat we naar een vorm van continuous assurance gaan. “Maar wie zit er straks nog op een jaarrekening te wachten? Dat is toch niet meer dan een momentopname? Terwijl je met continuous monitoring en auditing continu inzicht hebt in de operationele transacties en bijbehorende cijfers waarover je zekerheid kunt afgeven.” Roos Lindgreen is daar kritisch over. “We praten al dertig jaar over continuous auditing en assurance. Maar ik merk dat stakeholders, aandeelhouders en het management helemaal niet zitten te wachten op realtime informatie. Ze hebben behoefte aan een rustigere cadans van naar buiten treden. Elke minuut een mini-oordeel van je accountant: ik zie het niet gebeuren. Verder zijn er posten op de jaarrekening die je niet continu van een actuele waardering kunt voorzien. Daarvoor heb je simpelweg tijd nodig. Denk aan een onroerendgoedportefeuille of aan goodwill. Ik zie werkelijk continu auditen niet gebeuren, laat staan continu assurance geven. Continuous monitoring wel. Omdat het management het fijn vindt om zelf de vinger aan de pols te houden. Dat gebeurt bij digitale ondernemingen per definitie al. Als continuous monitoring goed is ingericht, kan de accountant een audit doen op dat systeem. Pakt die audit positief uit, dan kun je dus ook steunen op de uitkomsten van dat systeem.”
Alleen baseren op het systeem
Toch zijn accountantskantoren huiverig om te steunen op interne audits van een continuous-monitoringsysteem, stelt Roos Lindgreen. “Ze vinden het te spannend. Weten we het dan wel echt zeker, is hun vraag dan. Dat komt ook door de compliance-eisen die vanuit toezichthouders aan accountants worden gesteld. Het is ook een legitieme vraag: Wie is er aansprakelijk als er een fout zit in het continuous-monitoringsysteem waardoor de werkelijkheid van de cijfers geweld wordt aangedaan? Wat ook niet helpt, is dat de fee van accountantskantoren met tientallen procenten kan dalen als ze meer zouden steunen op interne beheersingsmaatregelen en continuous-monitoringsystemen. Dat is niet echt een incentive.”
Tot slot concludeert Roos Lindgreen dat ook de jaarrekening onverminderd zijn status blijft houden. “Het past bij de jaarcycli van bedrijven. Jaarlijks verantwoording afleggen is sinds mensenheugenis een ritueel. De jaarrekening heeft daarbij een wettelijke status en voldoet toch aan een behoefte van beleggers en andere stakeholders die zekerheid zoeken. Nee, ik zie de jaarrekening niet zo snel verdwijnen.”
