Een van de uitdagingen waar financemanagers tegenaan lopen, is goed inzicht geven in de cijfers van de organisatie. Geen eenvoudige opgave, die op de afdeling finance zorgt voor een snel oplopende werkdruk. Zeker als de organisatie werkt met verschillende systemen voor verschillende processen en die systemen niet samenwerken.
Een financemanager die inzicht wil geven, heeft betrouwbare data nodig. Te beginnen met data uit de financiële processen, waar ook vaak nog veel winst valt te behalen. Niels Olthuis adviseert: “Probeer niet alle problemen in één keer op te lossen door simpelweg alles te digitaliseren en alle systemen te koppelen. Dat is in de praktijk onhaalbaar. Bedenk daarom wat je wilt bereiken en begin met één verbetering.”
Noodzakelijke procesverbeteringen
De vraag naar informatie en de bijbehorende rapportagedruk blijven groeien. Voldoen aan die vraag voelt steeds meer als hollen. Om een goed advies te kunnen geven, moet de financemanager data ophalen uit de organisatie. Maar daar wordt de administratie bijhouden vaak gezien als een vervelende verplichting. Toch zorgt juist het goed invoeren van gegevens in de organisatie voor snelle en betrouwbare aanlevering van cijfers. Waardoor weer betere beleidsmatige beslissingen kunnen worden genomen. Procesverbeteringen zijn daarom noodzakelijk.
Een goed voorbeeld is de factuurverwerking en het probleem van facturen die in de organisatie rondslingeren. “Richt je proces zo in, dat facturen alleen binnenkomen bij diegene die ze verwerkt. Komen facturen nog niet binnen als e-factuur? Digitaliseer de facturen dan met scan- en herkensoftware. Automatiseer vervolgens de verwerking en betaling aan de hand van parameters en inkoopopdrachten”, zegt Olthuis.
“Geautomatiseerde factuurverwerking bespaart tijd én biedt betrouwbaar inzicht in de cashflowpositie. Onverwachte facturen behoren tot het verleden.” Door de waan van de dag is zo’n eerste stap vaak het moeilijkst. ”Maar met die eerste stap creëer je tijd om dingen te doen waar je energie van krijgt. Als je nu niet begint, blijf je hollen.”
Data bieden nieuwe kansen
De ambitie van de financial staat bij Olthuis centraal. “Zodra de cashflow loopt, het creditmanagement onder controle is en de facturen worden verwerkt, kun je je ergens anders op richten. Waarop hangt af van je eigen ambitie.” Olthuis gaat verder: “Data bieden je nieuwe kansen, zoals het vinden van een nieuwe omzetstroom. Zet bijvoorbeeld eenmalige opbrengsten om in een abonnementsvorm. Klanten hoeven dan geen eenmalige grote investering te doen, terwijl je eigen organisatie een vaste inkomstenstroom krijgt. Dat biedt stabiliteit en zekerheid. Je kunt het heel complex maken, maar ook hier geldt: begin klein en prioriteer welke inzichten de grootste meerwaarde bieden.”
“Data bieden je nieuwe kansen, zoals het vinden van een nieuwe omzetstroom”
Neem de vraag van het management naar prognoses. Die kunnen niet zonder de component verkoop. Hiervoor is volgens Olthuis een eenvoudige oplossing: “Vrijwel alle standaardsystemen zijn tegenwoordig gericht op integratie. Koppel het Finance- en CRM-systeem en je haalt die verkoopdata voortaan zelf uit het CRM.”
Het koppelen van deze systemen ontlast de organisatie meteen administratief. Sales hoeft voortaan geen informatie meer op te leveren en data worden alleen nog ingevoerd in het leidende systeem. Dubbele invoer en de fouten die daarmee gepaard gaan, behoren ook tot het verleden. Olthuis: “Zulke successen laten anderen zien wat er kan. De salesmanager wil zien hoe de verkoop er voorstaat. Komen de afspraken die in het contract zijn gemaakt overeen met de gefactureerde omzet? Met die informatie kan de salesafdeling tijdig bijsturen. En dat leidt weer tot betere prognoses. Naast sales valt er ook veel te winnen aan de kostenkant. Bijvoorbeeld de inkoopkracht bundelen. Zo optimaliseer je bedrijfsprocessen steeds meer.”
Data lake voor omvangrijkere analyses
Systeemintegratie levert dus al veel winst op. Voor inzichten uit meerdere databronnen kan analyse vanuit het datawarehouse echter een te zware belasting vormen voor het systeem. Het data lake is dan een efficiëntere oplossing. In deze veilige omgeving komt een grote hoeveelheid data uit verschillende bronnen samen. “Definieer met betrokken collega’s de informatiebehoefte en identificeer vervolgens de bronnen waar die informatie is te vinden. Daarmee ontwikkelt de techniekleverancier een query die de relaties tussen die bronnen vindt. Je hoeft dus zelf daarin geen expert te zijn. Instrumenten zoals dashboards visualiseren vervolgens de analyses waarmee je kansen identificeert en strategisch advies geeft”, aldus Olthuis.
Pragmatische aanpak overtuigt
Voor de meeste organisaties is het data lake misschien nog een brug te ver. Inzicht is echter nodig om de aansluiting met de concurrent niet te verliezen. Olthuis: “Je ambitie bepaalt hoe je je zaken voor elkaar wilt hebben. De praktische kant is vaak de uitdaging. Ga daar pragmatisch mee om. Bepaal wat het laaghangend fruit is, zet die eerste stap, behaal je eerste winst. Daarmee overtuig je het management en de organisatie. De volgende stap is dan al veel eenvoudiger.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Visma Software BV.
