Digitalisering van het hele traject van Procure-to-Pay (P2P) raakt steeds meer ingeburgerd. Toch is deze efficiencyslag volgens Kris Vanhoutte niet voldoende. “Compliance, mvo en het verkrijgen van inzichten uit data worden steeds belangrijker. Wij zien dat CFO’s de visie hebben om daar iets mee te gaan doen.”
Visible commerce is de combinatie van compliance en mvo. Dat gaat uiteraard over wereldwijde naleving van wet- en regelgeving. Maar ook over de risico’s die je als organisatie loopt met leveranciers. Hoewel P2P voor organisaties geen kernproces is, vallen beide aspecten binnen de invloedssfeer van P2P.
Inzicht hebben
Binnen die context onderstreept Vanhoutte het belang van supplier-risk-management. “Relaties met leveranciers zijn heel belangrijk. Als je voorbereid wilt zijn op de volgende grote verstoring, dan moet je inzicht hebben in je leveringsketen. Zo vermijd je bijvoorbeeld problemen doordat leveringen stil komen te liggen.”
De leveringsketen brengt natuurlijk meer risico’s met zich mee: van potentiële fraude met facturatie tot kinderarbeid. Het managen van de leveranciersrelatie speelt dan ook op verschillende vlakken en beïnvloedt compliance en mvo. En vanwege de complexiteit van supplier-risk-management zijn digitalisering en AI onmisbare tools.
Veiligheid en betrouwbaarheid
Zeg je digitalisering van het P2P-proces, dan zeg je veiligheid en betrouwbaarheid. Is wat op de factuur staat juist? Hoe voorkom je bijvoorbeeld spookfacturen?
“De gegevens van soms honderden leveranciers kun je niet handmatig bijhouden”, zegt Vanhoutte. Het digitaal beheren van leveranciersbestanden verloopt in drie stappen. “De eerste is de gegevens die je hebt, in een beveiligde omgeving te laten controleren en aanvullen door de leverancier. Van bankrekeningnummer tot het uittreksel van de Kamer van Koophandel. De leverancier kent zijn data tenslotte het best.” Als facturen afwijkende gegevens vertonen, dan vallen ze automatisch uit het proces. Net als facturen die niet matchen met inkooporders.
Data verrijken voor risico- en data-analyse
De tweede stap is de data verrijken met gegevens die bekend zijn bij externe partijen. Zoals rating agencies en organisaties die supply chains auditen op ongewenste praktijken. Deze data vormt de input voor de derde stap, namelijk de risicoanalyse.
Met deze betrouwbare data is de weg vrij voor data-analyse en AI. “Die verrijkte data geeft je inzicht, waarmee je de relaties kunt managen. Het klikt allemaal in elkaar. Als ik iets bestel bij een leverancier, dan wil ik zeker weten dat die geen kinderen te werk stelt. Ook wil ik weten hoeveel ik daar spendeer. En wat bijvoorbeeld mijn onderhandelingspositie is.” Het systeem leert wat er speelt en kan zelfs aanbevelingen doen over sourcing.
Wet- en regelgeving
De andere kant van visible commerce is compliance. “Een factuur is een bewijsstuk in veel verschillende processen. Maar zelfs in Europa slagen we er niet in facturatie uniform te organiseren. Zo moeten alle overheden elektronische facturen kunnen ontvangen, maar landen bepalen zelf hoe. Bovendien gaat de wetgeving in sommige landen veel verder dan business-to-government (B2G). En dat maakt het lastig. In Italië is bijvoorbeeld e-facturatie via een overheidsportaal al sinds 2019 verplicht voor alle transacties, dus ook tussen bedrijven onderling. Andere landen volgen, elk op hun eigen manier. Maar in Nederland beperkt de verplichting zich voorlopig tot B2G via Peppol.” Buiten Europa is compliance nog ingewikkelder.
Het is voor ondernemers onmogelijk om alle internationale regelgeving bij te houden. “Omdat wij over de hele wereld actief zijn, helpen we klanten daarmee. Toepassing van btw-regels, digitale archivering van facturen: het zit in de evoluties van Basware. En in ons open-netwerkconcept bouwen we actief bruggen met andere netwerken. Daarmee kunnen we beide richtingen op: facturen versturen en ontvangen.”
Best-of-breed voor procesoptimalisering
Er is geen organisatie die niet investeert in digitalisering. Maar digitalisering op zich biedt niet noodzakelijk de inzichten en zekerheid die je zou mogen verwachten. De hoeveelheid van bedrijfsprocessen vormt bovendien een complicatie. Monolithische ERP-systemen bedienen al die processen, maar: “Een allesomvattend systeem kan niet focussen op specialistische deelfunctionaliteit.” Dat betekent dat ERP niet de functionaliteit kan bieden die nodig is voor visible commerce.
“Dankzij het grote aantal evoluties van de afgelopen vijftien jaar, kun je best-of-breed-systemen eenvoudig integreren”
Vanhoutte pleit daarom voor best-of-breed-leveranciers juist voor die specialistische processen. “Dankzij het grote aantal evoluties van de afgelopen vijftien jaar, kun je best-of-breed-systemen eenvoudig integreren. Als best-of-breed voor P2P weten wij wat belangrijk is in een P2P-proces. Wij kunnen de CFO inzicht in dat proces bieden met advanced analytics tools. Daarmee ondersteunen we de CFO met het nemen van beslissingen.”
Leveranciers en inzichten: de weg vooruit
Optimalisering van leveranciersrelaties staat ook volgend jaar hoog op de agenda van Basware. Daarnaast investeert het bedrijf in verdere automatisering van het P2P-proces en AI. “De uitdaging ligt bij het beheren van data en het verkrijgen van inzichten”, weet Vanhoutte. De noodzaak van grotere efficiency, compliance en inzichten is niet afhankelijk van de omvang van het bedrijf. “Onze oplossingen zijn daarom volledig schaalbaar en de inzichten en compliance worden meegeleverd.”
Dit artikel is gesponsord door Basware.
