De afgelopen twee jaar hebben organisaties met frisse tegenzin geleerd om op afstand samen te werken. In deze eerste periode van digitalisering hebben we vooral de technische features van tools zoals MS Teams en Slack ontdekt met als doel om de ‘normale situatie’ digitaal na te bootsen. Maar door op de oude manier te blijven werken laten we een enorm potentieel in productiviteit liggen. Een potentieel om bijvoorbeeld tot betere besluiten te komen.
Zo is bekend dat meetings niet vanzelf tot beter besluiten leiden. Groepsprocessen leiden bijvoorbeeld vaak ertoe dat de eerste of meest luidruchtige mening versterkt wordt. Ook komen lang niet alle relevante informatie en zienswijzen aan bod. Daarnaast worden slecht gerunde meetings door veel professionals gezien als een enorme tijdsverspilling en een onwenselijke onderbreking van het werk.
Gelukkig bieden juiste de technische omgevingen als Teams en Slack de mogelijkheid om hier wat aan te doen. We moeten daarvoor wel durven breken met onze bestaande manier van samenwerken en nieuwe manieren durven ontdekken. Eén van die manieren is de Delphi-methode
De Delphi-methode
De Delphi-methode is een besluitvormingsmethode waarbij je deelnemers individueel – vaak anoniem- om input vraagt. De deelnemers kunnen daarna deze aggregeren, bespreken en besluiten. Organisaties die hier veel gebruik van maken zijn strategische forecastingbureau’s. Zo was de Amerikaanse RAND Corporation een pionier in deze methode waarbij zij het gebruikte voor scenarioanalyses tijdens de Koude Oorlog.
Er zijn veel verschillende varianten van de Delphi-methode. Vaak wordt er gebruikgemaakt van software en van meerdere stemmingsronden. Doordat de methode een vorm van anonimiteit biedt hebben de deelnemers minder last van sociale druk, van dominante luidruchtige collega’s, dogmatische bazen of een heersende consensus. Daarnaast biedt de Delphi-methode ook de mogelijkheid om feedback te geven op elkaars inzichten.
De asynchrone meeting
Een aantal organisaties en startups gebruiken nu varianten van de Delphi-methode om dodelijk saaie meetings uit te bannen. Door in een app of een Teams-integratie een issue te posten geeft men collega’s de mogelijkheid hun oplossingen te pitchen. Na een kritische feedbackronde (en eventueel een kans om daarop te antwoorden) neemt de manager/productowner een besluit.
Ook is het mogelijk om het team juist te laten stemmen op hun favoriete oplossing. Iedereen kan gedurende een bepaalde periode hun ideeën delen en op anderen reageren wanneer het hen uitkomt. Een ‘meeting’ is daarmee niet alleen plaatsonafhankelijk, maar ook tijdsonafhankelijk. Asynchroon dus. De noodzaak van een klassieke vergadering valt dan weg.
Doe niet alles asynchroon
Het idee van een vergaderloze werkplek klinkt voor velen als een reden voor een feestje. Maar juich niet te vroeg, want er is wel degelijk plek voor meetings. Zo bleek uit onderzoek dat het (live) bediscussiëren van de initieel ingestuurde ideeën bij het gebruik van de Delphi-methode tot de hoogste fout-correctie leidde. Zo werd in een experiment de beste resultaten gehaald door eerst anoniem te stemmen op de verschillende oplossingsrichtingen, gevolgd door een discussie om daarna nog een keer anoniem te stemmen. Kortom, gooi vergadering nog niet weg, maar haal haar liever uit de mottenballen.
Auteur: Job ten Bosch, managing director van Debatrix
