Financiële consolidatie is vandaag de dag onmisbaar voor bedrijven. Een centraal Consolidatiesysteem biedt financieel inzicht op groepsniveau. Maar waar moet u rekening mee houden bij het selecteren van een consolidatiepakket? Dat zijn drie belangrijke elementen: structuur, inhoud en validaties.
De structuur van het consolidatiepakket moet voor elke entiteit van de groep gelijk zijn. Het bereiken van deze uniformiteit kan vooral een uitdaging zijn voor groepen waarin de activiteit van de entiteiten sterk varieert. Omdat het ongebruikelijk is dat elke dochteronderneming dezelfde GAAP gebruikt, is het raadzaam om een bundel te bouwen. Die biedt de mogelijkheid om de lokale aanpassingen te traceren om ze daarna te vergelijken met de groepsaanpassingen.
De meest efficiënte manier om dit te implementeren is door informatie te structureren in drie kolommen. Die verdelen lokale informatie, aanpassingen en informatie in groepsstandaarden. Het opzetten van een kaarttabel om de transactiestroom te laten zien, is ook essentieel. Professionele consolidatiesoftware kan dit werk vergemakkelijken door rechtstreeks te communiceren met de boekhoudsoftware van de groep.
Naarmate de structuur zich ontwikkelt, kan het nodig zijn om rekening te houden met vreemde valuta-uitwisselingen, indien van toepassing. In dit stadium is het het beste om cijfers van de dochterondernemingen in hun relevante valuta te ontvangen, zodat de consolidatiesoftware ze later kan uitwisselen. Dit elimineert het risico op menselijke fouten en misrekeningen.
Een lastig aspect van de besluitvorming met de software is het kiezen van de taal die wordt gebruikt voor het eindrapport. Dit is met name lastig voor moederbedrijven met wereldwijde dochterondernemingen. De beste keuze is om in het eindrapport slechts één taal te gebruiken: de meest voorkomende taal van de groep.
Inhoud
De inhoud van een consolidatiepakket moet kwalitatieve en kwantitatieve gegevens omvatten. Die kan worden opgesplitst in vijf componenten.
- Algemene informatie zoals de periode, de referentieperiode, details over de entiteit, lokale valuta en de namen en posities van de betrokken personen.
- De lokale gegevens die worden gepresenteerd in de boekhoudstandaard van de groep. De overgang van lokale naar groepsstandaarden moet zo transparant mogelijk zijn en het is raadzaam om aanpassingen als onderdeel van een aparte tabel op te sommen.
- Informatie over deelname en intercompany-accounts in de vereiste groepsstandaard. Deze bedragen zullen worden gebruikt om intercompany-transacties te analyseren en verschillen zullen worden gecorrigeerd in het vereffeningsproces.
- Informatie over de stromen en uitleg over de variatie over alle balansen heen. Deze stromen kunnen bestaan uit overname van derden, overname binnen de groep, overdracht binnen de groep of van derden, valutaomrekeningsverschillen, de toetreding tot of afwijking van de consolidatiekring, enzovoort. De langetermijnstromen zullen gedetailleerder zijn dan de kortetermijnrekeningen.
- Een reeks nuttige informatie voor de consolidator in tabelformaat. Deze afdeling behandelt alle informatie die vereist is in de juridische bijlagen bij de geconsolideerde jaarrekening. Deze informatie kan bestaan uit ontvangen dividenden, overdrachten en overnames binnen de groep, informatie over het personeel van de groep, informatie over het managementteam, uitsplitsing van de omzet in de functie van specifieke criteria en relaties met verbonden partijen. Wanneer deze informatie in een tabel wordt beschreven, bevordert dit de samenhang en nauwkeurigheid van de bundel.
Validaties
Verschillende validaties zijn van vitaal belang voor de inhoud van het rapport. Deze validaties fungeren als een verzekeringselement voor de lokale accountant die het pakket invult Het garandeert immers de kwaliteit van de informatie die naar de consolidatiemanager wordt verzonden. Het verkrijgen van informatie van topkwaliteit bespaart veel problemen en tijd tijdens het consolidatieproces.
De algemene elementen die aan het einde van de consolidatiecyclus moeten worden gerapporteerd, zijn afhankelijk van de gegevensbron die in de validaties is ontvangen. Het is van cruciaal belang om te vertrouwen op krachtige tools om de tijd te maximaliseren.
Lees ook: Waar u op moet letten bij cloudgebaseerde software
Normalisatie
Het komt zelden voor dat alle dochterondernemingen van een bedrijf dezelfde waarderingsmethoden en -regels gebruiken. Bedrijfsrekeningen zullen onvermijdelijk opnieuw moeten worden verwerkt om hun homogeniteit met groepsnormen te waarborgen. Daarom moet de herverwerking op de meest effectieve en transparante manier worden uitgevoerd.
In de praktische organisatie van het boekhoudkundige consolidatieproces verdient het aanbeveling om standaardisatie-aanpassingen door de dochterondernemingen zelf te laten uitvoeren. Centrale consolidatie-afdelingen kunnen dan beschikbaar zijn voor advies en correcties op de aanpassingen en om feedback aan de entiteit te geven.
Maar het handmatig implementeren van een gestandaardiseerde aanpak kan ontmoedigend zijn voor grote moederbedrijven. Consolidatiesoftware kan het decentraliseren van verantwoordelijkheden naadloos mogelijk maken.
Automatisering
Alle bovenstaande stappen kunnen eenvoudig in recordtijd worden uitgevoerd door automatisering. Door teamleden tijd te besparen en door hen het vervelende werk van handmatige aanpassingen en standaardisatie te besparen, kunnen zij zich concentreren op belangrijkere zaken.
Des te meer vervelend werk van financiële experts wordt weggenomen, des te meer ze zich kunnen concentreren op waar ze echt goed in zijn en waar ze eigenlijk gepassioneerd over zijn. Door de gegevensverzameling, invoer en validatie te automatiseren, is er meer tijd om de definitieve cijfers te analyseren en strategieën voor de toekomst te bepalen.
Cloudgebaseerde software, geïntegreerd met ERP’s, kan gegevens realtime consolideren. Automatisering zorgt voor efficiëntie en nauwkeurigheid op manieren die mensen niet zouden bereiken zonder een aanzienlijke hoeveelheid tijd en energie aan de taak te besteden. Automatisering maakt het consolidatieproces bovendien fool-proof in geval van auditing of noodzaak tot backtracking.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Sigma Conso.
