Benader een systeemimplementatie bedrijfskundig en niet vanuit de techniek, maar vanuit de mensen die ermee moeten werken en de bedrijfsprocessen die het systeem moet ondersteunen. Het gaat niet alleen om het neerzetten van het systeem en het toevoegen van data, maar vooral ook om de change-kant van processen en mensen. “Die laatste twee worden danig onderschat”, zegt Ralph Henderson, director bij Bluefield.
Een te grote focus op technologie zorgt er in feite voor dat het potentieel van ERP-systemen gedeeltelijk onbenut blijft, constateert Henderson. “Vaak kijken techpartners met een systeembril naar een bedrijf terwijl een implementatie beter bedrijfskundig bekeken kan worden. Valkuil is nog steeds dat technologie als oplossing voor een organisatorisch probleem wordt gezien. Henderson: “Dat is onmogelijk. Als je de processen niet eerst aanpast, krijg je de processen en data uit de oude situatie die je in het nieuwe systeem probeert te plotten. Daarmee verhelp je het probleem niet. Garbage in is nog altijd garbage out.”
Toekomstige behoeftes
Breng daarom eerst de toekomstige rapportagebehoeftes in kaart, roept Henderson dan ook op. “Optimaliseer vervolgens de processen om te voorkomen dat een systeem op basis van huidige processen wordt geïmplementeerd. Wij zien dat heel vaak misgaan, waarna het systeem onderbenut achterblijft. Alsof je met een spreadsheet aan het werk gaat en maar voor tien procent gebruikmaakt van de mogelijkheden.” Hij raadt ook een readiness scan aan. “In hoeverre ben je klaar voor een implementatie? Die scan gaat weer over een aantal vragen. Is een nieuw systeem de oplossing, zijn de processen en data passend bij wat je voor ogen hebt en hoe ga je om met de ‘zachte’ kant van de implementatie?”
We betrekken sleutelspelers en toekomstige key users van het systeem bij het herontwerpen van de processen
Betrekken key users
Die zachte kant is een onderbelichte kant van een implementatie. “Het toekomstige gebruik van de systemen valt of staat met het succes van de implementatie. We betrekken sleutelspelers en toekomstige key users van het systeem bij het herontwerpen van de processen. Zij weten namelijk als geen ander wat wel en niet werkt in de praktijk en hoe processen anders en beter kunnen. Door hen een belangrijke rol te geven in het verbeteren van processen verander je mogelijke ankers in sponsoren van de verandering”.
Neem daarbij mee dat moderne systemen veel meer kunnen. “Denk aan robotic process automation waarmee je repetitieve taken automatisch kunt laten uitvoeren. Hiermee kan je het werk van key users interessanter maken omdat ze zich over die repetitieve taken niet meer druk hoeven te maken.” Klantwensen vormen ook een belangrijk ijkpunt. “Praat met sales over welke wensen zij bij hun klanten zien die ze nu niet kunnen leveren. Hoe moeten processen daarop worden aangepast? Bijvoorbeeld een onderhoudsbedrijf wil klanten inzicht geven in hun systemen zodat klanten zelf kunnen zien wat de status van het onderhoud is of een storing kunnen melden.”
De juiste volgorde
Belangrijk bij de gehele implementatie is het invullen van de brugfunctie tussen de technisch dienstverlener en de organisatie. “Begeleiden bij het optimaliseren van processen, meenemen van de mensen en opschonen en verrijken van de data. Passend bij de doelen van de organisatie. Om vervolgens de juiste ICT-dienstverlener erbij te halen. Dat is de juiste volgorde.”
Met die verrijkte data pluk je daadwerkelijk de vruchten van de nieuwe functionaliteit. “Wij nemen dan de regie in het dataverrijkingsproces. De technische implementatiepartners zeggen al snel: ‘De data zijn van jou als organisatie. Daar komen wij niet aan.’ Met als gevolg dat de oude data onopgeschoond naar het nieuwe systeem worden gemigreerd, zonder verrijkingsslag.” Daarbij komt dat de toe te passen technologie niet het uitgangspunt moet zijn. “Je wilt juist dat de organisatie vanuit haar strategie en doelen gaat kijken welke procesinrichting daarbij hoort. Om daar vervolgens het best bijpassende systeem bij te zoeken.”
Mensen zijn er dan klaar voor omdat ze goed getraind aan de start verschijnen
Niet in één keer over
Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes, zegt Henderson tot slot. “Een readiness scan en een zorgvuldig selectietraject dragen hieraan bij. Daarmee wordt een go live meer een moment waar betrokkenen naar uitkijken in plaats van tegenop zien. Mensen zijn er dan klaar voor omdat ze goed getraind aan de start verschijnen. Medewerkers hebben dan vaak zoiets van ‘laat het nu maar gebeuren.’”
Dit artikel is gesponsord door Bluefield
