We leven in een tijdperk waarin technologie steeds meer bepaalt hoe we leven, (samen)werken en zakendoen. Door de inzet van nieuwe technologie ontstaan nieuwe businessmodellen en ontstaat de mogelijkheid om (financiële) processen efficiënter en effectiever in te richten. Finance heeft een goede uitgangspositie om een belangrijke rol te spelen in de digitale transformatie. Traditionele finance activiteiten worden verder geautomatiseerd en gerobotiseerd, waardoor finance meer tijd heeft voor data analytics en strategische besluitvorming.
Op dit moment hebben we nog maar weinig inzicht in hoe ver de digitale transformatie al is doorgedrongen binnen finance in verschillende organisaties. Dit gebrek aan informatie inspireerde de Universiteit van Amsterdam, Workday, PLUC! en het Finance Transformation Forum om een gezamenlijk onderzoek op te zetten naar de invloed van finance op de digitale transformatie. In verschillende Round Tables en interviews hebben we input ontvangen van meer dan 75 cfo’s en Finance Executives. Bovendien werd ons online onderzoek ingevuld door 101 financiële professionals, variërend van cfo’s tot senior financiële professionals in verschillende organisaties.
In dit artikel gaan we in op de rol die finance momenteel speelt in de digitale transformatie van organisaties. Daarbij geven we aan in hoeverre finance momenteel is betrokken bij digitale initiatieven in de organisatie, wat de organisatie te winnen heeft bij een grotere invloed van finance en wat nodig is voor finance om een grotere invloed te krijgen.
Digitale initiatieven in de organisatie: is finance betrokken?
De afgelopen jaren hebben we diverse publicaties gezien over het belang van digitale strategie en digitale transformatie voor organisaties. Een beetje geïnteresseerde finance professional is op basis van deze publicaties goed in staat om zich een beeld te vormen over de potentie van digitalisering voor zijn of haar organisatie. Tel daarbij op dat in veel organisaties finance al sinds de jaren ’90 actief bezig is om zichzelf te profileren als business partner en je zou verwachten dat finance in de organisatie intensief is betrokken bij digitale initiatieven in de organisatie.
In ons onderzoek vroegen wij respondenten (financieel professionals) om aan te geven in hoeverre zij het eens waren met de stelling dat de afdeling finance van hun organisatie betrokken is bij digitale (strategische) initiatieven. Figuur 1 bevat een weergave van onze bevindingen.
Uit de resultaten blijkt dat zes procent van de respondenten het niet eens was met de stelling, wat suggereert dat zij werken in afdelingen finance die niet zijn betrokken bij initiatieven voor digitale strategie. Nog eens 54 procent van de respondenten was neutraal (variërend van ‘enigszins mee oneens’ tot ‘niet eens, niet oneens’ of ‘enigszins mee eens’). De conclusie is derhalve dat in meer dan de helft van de organisaties finance niet (volledig) is betrokken bij digitale (strategische) initiatieven.
Naast de vraag of finance betrokken is bij nieuwe initiatieven hebben we ook gevraagd of andere afdelingen (zoals marketing en supply chain) betrokken zijn digitale initiatieven. Het kan immers zijn dat organisaties in het geheel niet bezig zijn met een digitale strategie. We vroegen de respondenten dan ook om aan te geven in hoeverre de afdeling finance en andere afdelingen betrokken zijn bij de digitale initiatieven in de organisatie. De resultaten zijn weergegeven in figuur 2:
Figuur 2 laat zien dat andere afdelingen (marketing, en in mindere mate supply chain en operations) meer betrokken zijn bij nieuwe digitale (strategische) initiatieven dan finance. De respondenten geven bijvoorbeeld aan dat gemiddeld meer dan 40 procent van het marketingpersoneel en 35 procent van het supply chain & operations-personeel betrokken is (voor meer dan een derde van hun tijd) is bij nieuwe digitale strategieën. Voor finance ligt dat percentage op twintig procent.
Gegeven deze bevindingen hebben we, in een aantal face-to-face gesprekken en round tables, besproken waarom de betrokkenheid van finance relatief beperkt is. Daarnaast is met financieel professionals besproken of de organisatie baat zou hebben bij een hogere betrokkenheid van finance, en of finance het zich wel kan veroorloven om een beperkte betrokkenheid te hebben bij de digitale transformatie.
Wat is er te winnen voor de organisatie?
Uit onze gesprekken kwam naar voren dat organisaties veel kunnen winnen bij een functie finance die sterker betrokken is bij digitale initiatieven in de organisatie. Zo kan een intensieve en vroege betrokkenheid van finance ervoor zorgen dat digitale initiatieven ‘compliant en consistent’ zijn in de basis. Wanneer compliance en consistentie als belangrijke randvoorwaarden worden meegenomen bij het ontwikkelen van digitale initiatieven wordt voorkomen dat later in het proces allerhande noodgrepen moeten worden uitgevoerd om er alsnog voor te zorgen dat de organisatie aan de eisen van de regelgevers en de maatschappij voldoet. Reparatie achteraf is over het algemeen duur en tijdrovend; vroege betrokkenheid van finance om een compliant proces te krijgen is over het algemeen efficiënter. Daarnaast zijn de gestelde administratieve eisen te belangrijk om te negeren.
Een CFO gaf aan dat de betrokkenheid van finance in een vroeg stadium essentieel is voor risicobeheer en compliance: “Als wij (=finance) geen adequaat systeem van interne controles opzetten voor deze nieuwe digitale initiatieven, wie doet dat dan wel?”
‘De nee-afdeling’
Door finance professionals werd erkend dat andere afdelingen de meerwaarde moeten zien van de betrokkenheid van finance. En ongeacht het feit dat finance al decennia werkt aan haar rol als business partner, is het ook in dit traject essentieel dat finance haar houding ten opzichte van de rest van de organisatie evalueert en desnoods verandert, zoals een CFO erkende: “We stonden bekend als ‘de nee-afdeling’. Als gevolg hiervan vroeg niemand ons om input omdat we vooral problemen zouden aankaarten in plaats van oplossingen zouden bieden. Deze houding is nu volledig veranderd, mede omdat we een aantal nieuwe mensen hebben aangenomen om de business te helpen bij nieuwe initiatieven.”
Er is nog een essentiële rol die finance kan spelen in de afwegingen omtrent de inzet van digitale technologie. Investeren in nieuwe technologie gebeurt in de meeste organisaties tegen een achtergrond van noodzakelijke verbeteringen in legacy en ERP-systemen. Om hier op een goede manier balans in te vinden volstaat alleen een èn-èn benadering; Finance kan helpen om dat te bereiken. Zoals een Finance Transformation Officer zei: “De IT resources die nodig zijn voor ERP upgrades gaan ten kosten van andere digitale initiatieven, daardoor lopen we het risico langzamer te gaan op dat laatste gebied.”
Duidelijke doelen stellen
Om deze afweging te kunnen maken moeten organisaties duidelijke doelen stellen voor technologische oplossingen, hun investeringen in legacy-systemen en nieuwe technologieën (financieel) met elkaar in evenwicht brengen en technologieprojecten selecteren die de onderneming de meeste waarde opleveren. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar kan niet worden gedaan zonder heldere beslissingscriteria die het mogelijk maken om digitale initiatieven succesvol te selecteren, te kopen, te implementeren of te stoppen. Relevante criteria zijn onder meer de toegevoegde waarde van specifieke technologische oplossingen (betere beslissingen, kostenreductie), de processtabiliteit, de schaalbaarheid van technologie, leveranciersondersteuning voor technologie, de betrokkenheid van sleutelpersoneel, etc. Criteria waarbij finance kan helpen om ze meetbaar te maken en – via een business case – te wegen.
Wat is nodig voor een hogere betrokkenheid van finance?
Uit het voorgaande blijkt dat de organisatie wat te winnen heeft bij een grotere invloed van finance op de digitale initiatieven. Maar om een hogere betrokkenheid op een zinvolle manier in te kunnen vullen is zowel het kennisniveau als de houding van de finance professionals van cruciaal belang. Zo moeten finance professionals zich bewust zijn van de kansen die digitale technologie biedt, zowel voor het verbeteren van de kernprocessen van de organisatie (optimaliseren van de “core business”) als voor het identificeren van nieuwe, innovatieve businessmodellen. Dat vraagt dus om een meer dan oppervlakkige kennis van wat de verschillende digitale technologieën inhouden. Alleen door verschillende digitale technologieën te begrijpen is het mogelijk om die technologieën die waarde toevoegen te identificeren als om goede afwegingen te maken rond de selectie van specifieke technologieën.
Ook moet finance het evenwicht weten te vinden tussen de winst op korte termijn en de waardecreatie op de lange termijn in relatie tot digitale technologie. Daarvoor moet finance de organisatie uitdagen om voldoende in innovatie te investeren. Om succesvol betrokken te zijn moeten finance professionals, naast kennis over nieuwe technologie, ook beschikken over vaardigheden en competenties op het gebied van het werken met nieuwe technologie. Daarnaast moeten ze de markt begrijpen, creatief kunnen denken en mensen in multifunctionele teams in de organisatie kunnen overtuigen. Dit vereist een aanzienlijke investering in de competenties van financieel professionals.
Conclusie
In dit artikel is ingegaan op de betrokkenheid van finance bij de digitale transformatie van de organisatie. Uit onderzoek blijkt dat een meerderheid van de finance-afdelingen niet of beperkt is betrokken bij de digitale transformatie. Andere afdelingen, zoals marketing en supply chain, besteden een groter deel van hun personele capaciteit aan initiatieven op het gebied van digitale transformatie. Uit gesprekken met finance professionals blijkt dat organisaties wat te winnen hebben bij de betrokkenheid van finance, met name op het gebied van risicomanagement en compliance. Dat vereist wel dat de financieel professional voldoende investeert in de digitale, bedrijfskundige en interpersoonlijke competenties om die bijdrage ook te kunnen realiseren.
Auteurs: drs. Jan Heinen RC en prof.dr. Frank Verbeeten MBA
Dit artikel is gepubliceerd op 6 augustus 2020 en bijgewerkt op 23 mei 2022.
