Een financieel professional wordt vaak gezien als degene die goed is met cijfers en die gemakkelijk van de ene naar de andere Excel sheet switcht om de juiste cijfers op de juiste plek in te voeren. Gelukkig zijn veel van de financiële processen tegenwoordig gedigitaliseerd, waardoor menselijke fouten zo goed als geëlimineerd zijn. Maar dat betekent niet dat de financiële processen per definitie eenvoudiger en overzichtelijk zijn geworden.
De technologie die voor digitalisatie heeft gezorgd is bijvoorbeeld lang niet altijd bij iedereen in de organisatie goed ingeburgerd. Of wordt tot op heden nog niet ingezet om het volle potentieel te benutten. Waar lopen financieel professionals dan het meest tegenaan? In deze blog bespreek ik de vijf grootste struikelblokken volgens onderzoek onder 250 Nederlandse financieel professionals.
1. Achterhaalde processen en systemen
De grootste uitdaging die Nederlandse financieel professionals op dit moment zien, is het gebruik van achterhaalde processen en systemen. Een op de drie professionals ziet dit als een struikelblok. In de inleiding refereerde ik hier al even aan, maar veel financiële werknemers maken nog gebruik van verouderde software. Zo kan het zijn dat zij oude ERP- of FP&A-systemen gebruiken, die log en star werken. Hierdoor is het lastig om simpele aanpassingen te maken en data real time in te zien.
De grootste uitdaging is het gebruik van achterhaalde processen en systemen
2. Lastig om budgetten te managen
Nog eens dertig procent van de financieel professionals geeft aan dat het lastig is om budgetten te managen en uitgaven goed bij te houden. Dit komt vaak doordat de uitgaven verspreid zijn over meerdere systemen of plekken en er dus geen eenduidig beeld is van wat er wordt uitgegeven. Dat maakt het lastig om zicht te krijgen op hoeveel er al van een budget verbruikt is en of er wel of niet bijgestuurd moet worden.
3. Onverwachte externe omstandigheden
In geen enkel vakgebied zit je te wachten op onvoorziene omstandigheden die je werkzaamheden in de war schoppen. Ook financieel professionals (30%) zijn hier niet van gediend. Nu lijken we eindelijk een beetje te bekomen van de meest onvoorziene omstandigheden van de 21ste eeuw: het coronavirus. Alle processen moesten daardoor gedigitaliseerd worden, facturen werden lang niet altijd betaald omdat het een economisch onzekere tijd was en je kon niet zomaar bij een collega zijn bureau langslopen om wat cijfers te checken. Dat maakte het voor de financiële afdelingen niet gemakkelijker om hun werk te doen. Iedere onverwachte omstandigheid, betekent dat processen aangescherpt moeten worden en vraagt creativiteit in het invullen van de werkzaamheden. Voor sommigen een enerverende nieuwe tijd, voor anderen een aanslag op hun energie.
28 procent geeft namelijk aan dat het maken van rapporten lang duurt
4. Maken van rapporten duurt lang
Dan nog een struikelblok dat meer ingaat op de dagelijkse werkzaamheden. 28 procent geeft namelijk aan dat het maken van rapporten lang duurt. Een proces dat gemakkelijk (deels) geautomatiseerd kan worden, maar dat nu nog veel frustratie oplevert. De benodigde informatie staat nog lang niet altijd op een gecentraliseerd locatie, waardoor er (onnodig) veel tijd gaat zitten in het verzamelen van de data. En dan is het maken van het rapport nog niet eens écht begonnen.
5. Geen toegang tot real-time data
Ik stipte het al wat eerder aan, maar voor meer dan een kwart van de financieel professionals (28%) is het geen toegang hebben tot real-time data een groot struikelblok. Budgetten zijn niet up-to-date, de laatste informatie staat niet in de facturatiesystemen en beslissingen worden gemaakt op basis van verouderde data. Om goed te kunnen sturen, is real-time data onmisbaar. Hier is een belangrijke taak voor de besturen van organisaties weggelegd: geef financieel professionals de juiste tools om real-time data mogelijk te maken.
Er zijn dus nog genoeg struikelblokken te overwinnen. Dat kan door processen goed in te richten, delen te automatiseren en beleid te maken op de finance processen. Daarmee creëren organisaties een eenduidig overzicht, is voor iedereen de laatste informatie beschikbaar en kan er gestuurd worden dankzij real-time data. Dat zorgt ervoor dat budgetten goed te managen zijn en dat er goed onderbouwde financiële beslissingen genomen kunnen worden.
