Vanaf 1 januari 2023 moeten bedrijven met meer dan honderd werknemers voor elke werknemer de CO2-uitstoot bijhouden van het gemaakte zakelijke- en woon-werkverkeer. Veel bedrijven voor wie dit gaat gelden, zijn echter nog amper begonnen met de administratie hiervoor of zijn begonnen met handmatig bijhouden. “Dat is tijdrovend en onnodig.”
Dat zijn de woorden van Hajo Jansen, Regional Vice President West-Europa bij Diligent. Diligent is een aanbieder van digitale ESG-tools. Jansen: “Misschien omdat er in de berichtgeving hierover wordt gemeld dat de ‘vermoedelijke ingangsdatum’ 1 januari 2023 is, hebben veel bedrijven nog geen enkele actie ondernomen, of zijn begonnen dit handmatig bij te houden. Dat laatste is tijdrovend en bovendien onnodig.”
Klimaatakkoord
Het bijhouden van de persoonlijke reisgerelateerde uitstoot komt voort uit het Klimaatakkoord. Een onderdeel van het akkoord is de ‘normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit’ en hieronder valt weer het zogenaamde ‘Omgevingsbesluit’. Hieronder valt deze specifieke maatregel. De werkgever moet niet alleen de kilometers gemaakt met de een zakelijke of privé auto registreren, maar ook de kilometers die zijn gemaakt in het openbaar vervoer, met de brommer of op de fiets.
Collectief plafond
De verplichting de uitstoot bij te houden en te rapporteren betekent niet dat elk bedrijf een maximum opgelegd krijgt. Werkgevers hebben in het Klimaatakkoord bedongen dat er een collectief plafond wordt ingesteld. Als de jaarlijks aangeleverde cijfers tot 2026 laten zien dat de besparing groot genoeg is – die moet 1 Megaton CO2 zijn voor 2030 – dan blijft het bij rapporteren. Als de CO2-uitstoot niet voldoende is gedaald, krijgen bedrijven in 2026 een individuele norm voor zakelijke mobiliteit.
Grote administratie
Het bijhouden van de uitstoot per werknemer kan een hoop administratieve rompslomp met zich meebrengen. Daarom staan veel bedrijven nog niet te springen hiermee aan de slag te gaan. In Nederland zijn er ongeveer 8.000 bedrijven waarvoor de maatregel gaat gelden. Bij de meeste bedrijven leggen werknemers circa 60 procent van alle werkgerelateerde reiskilometers af. Jansen denkt dat bedrijven hier nu dus goed op in moeten spelen. “Voor werkgevers kan dat een enorme verzwaring van de administratie betekenen, tenzij dit tijdig én digitaal wordt opgepakt. We zien echter nog te veel bedrijven die de kat uit de boom kijken. Door je dit jaar goed voor te bereiden, wordt het monitoren en rapporteren over het jaar 2023 en verder alleen maar eenvoudiger.”
Digitale tool biedt uitkomst
Jansen ziet dat sommige bedrijven die aan de haal gaan met uitgebreide Excel sheets, wat veel werk met zich meebrengt. “In de gesprekken die wij met bedrijven voeren over deze verplichting zien we eerst ongeloof. Men ziet een enorme berg werk op zich afkomen. Als we dan uitleggen dat ze gebruik kunnen maken van een digitale tool, Diligent ESG, waarin parameters automatisch kunnen worden gekoppeld aan bijvoorbeeld kilometeradministraties en reiskostendeclaraties, dan is men gerustgesteld. Ze hoeven dus niet de CO2-uitstoot zelf bij te houden of te berekenen.”
Efficiënt en toekomstbestendig
Diligent bedient al meer dan een miljoen gebruikers bij ruim 25.000 organisaties wereldwijd. Met hun GRC-platform krijgen Raden van Bestuur, directies en andere leidinggevenden een geïntegreerd zicht op audits, risico’s, informatiebeveiliging, ethiek en de compliance van de hele organisatie. Jansen: “Ondanks deze verhoogde aandacht blijven bedrijven op allerlei gebieden handmatig rapporteren. Dit kan hiaten en fouten in de gegevens veroorzaken. Bedrijven hebben soms moeite om gelijke tred te houden met de veranderende wetgeving. Met alle risico’s op hoge boetes voor niet naleven van dien. Organisaties met grote hoeveelheden gegevens die een digitale ESG-oplossing gebruiken, zullen efficiënter werken, toekomstige trends kunnen voorspellen en tevens beschikken over een consistent en betrouwbaar rapportagesysteem.”
