Nu de CFO financiële en niet-financiële kerngegevens in het jaarverslag bij elkaar moet brengen, is het nog belangrijker geworden om een single source of truth te hebben , constateert Niek Snel, Area Director Benelux bij Workiva. “Data moet vanuit verschillende bronnen daar samenkomen en toegankelijk zijn voor diverse stakeholders om te kunnen rapporteren.”
Het is het tijdperk waarin niet alleen digitale transformatie plaatsvindt, maar er vanuit Europese wet- en regelgeving ook de nadruk op duurzaamheid en de bijbehorende rapportages wordt gelegd. Zo komen er diverse ontwikkelingen bij elkaar. Effecten uitgevende instellingen moeten voor het boekjaar 2021 verplicht hun jaarverslag digitaal openbaar maken. Dat moet volgens het European Single Electronic Format (ESEF).
Snel: “Ik heb van dichtbij gezien hoe grote ondernemingen worstelen met het opleveren van hun jaarverslag. Het zijn niet de minste namen die er moeite mee hebben om vanuit verschillende systemen tot het jaarverslag te komen. Net één document over HR ontbreekt of ze krijgen de consolidatie niet rond omdat er data uit het buitenland ontbreken. Vanuit verschillende silo’s van het bedrijf moeten verschillende soorten cijfers komen.”
“Het jaarverslagseizoen levert zo enorm veel stress op bij financiële afdelingen en de CFO’s”, gaat Snel verder. “Beleggers verwachten namelijk dat je op tijd met de jaarcijfers naar buiten komt. Het staat slordig als publicatie wordt uitgesteld. Laat staan als er een fout is gemaakt. Beleggers denken mogelijk al snel: hoe zou het dan gesteld zijn met de rest van de financiële processen die de CFO onder controle moet hebben?”
Workiva houdt op 10 mei in Amsterdam het event Accelerate Benelux: Reframing the Annual Report. Daar spreken PwC, TomTom, Workiva en anderen over de geleerde lessen uit het jaarcijferseizoen, de impact van ESEF en hoe ESG een grotere rol gaat spelen in de jaarverslaggeving. Ook presenteert Workiva tijdens het evenement een groot onderzoek onder meer dan 500 personen die zich bezighouden met corporate reporting. Aanmelden kan hier.
Meerdere systemen
ESEF brengt daarbij de verplichting voor het rapporteren in XHTML mee. Dat betekent voor veel organisaties dat er een andere oplossing werd toegevoegd aan het rapportage-ecosysteem. Snel: “Als je een geconsolideerde IFRS-jaarrekening opneemt in je financiële verslaggeving, moeten de primaire financiële overzichten voorzien zijn van XBRL-tags. De tags maken de financiële overzichten uit te lezen voor computers van beleggers.
“Het probleem zit bij veel bedrijven erin dat ze meerdere, vaak kleinere systemen hebben, die tezamen verschillende elementen van rapporten moeten ophoesten. Het is geen geïntegreerd geheel. Waardoor, als je een cijfer in het ene deel verandert, dat niet betekent dat dat cijfer in een ander deel mee verandert. Dat is een concreet risico, zeker als de financiële afdeling vervolgens handmatig repareerwerk moet verrichten om de overzichten kloppend te maken.”
Snel wil af van het geploeter tegen de deadline aan. “Ga voor een geïntegreerd systeem dat een workflow in zich heeft datje aan kunt passen aan jouw rapportageproces, dat je kunt koppelen met diverse bronsystemen en waarmee je één, niet vervuilde versie van de waarheid hebt. Compleet met audit trails om te zien welke medewerkers wanneer in het systeem gegevens heeft gewijzigd.”
Digitalisering maakt Finance-functies waardevoller
In drie stappen naar standaardisatie en automatisering
Plaats in de workflow
Dergelijke systemen kunnen intern en extern, bijvoorbeeld door de auditor of de accountant, worden benaderd. Snel: “Het zijn systemen waarmee je als financiële afdeling en ESG-team eenvoudig intern, maar ook met externe specialisten samen kunt werken. Je geeft bijdragers, die de rapportage-inhoud leveren, gecontroleerd toegang om de gegevens in het systeem te benaderen en je kunt hen een rol in de workflow toebedelen. In het ideale geval is dat één systeem waarbij alle gegevensbronnen kunnen worden geïntegreerd met input van HR, transfer pricing, marketing en duurzaamheid. Er zijn enorme voordelen aan het hebben van de benodigde financiële en niet-financiële data op één plaats. Niet alleen om beslissingen intern op te kunnen baseren, maar ook om tijdig de rapportages naar je stakeholders mee te verzorgen.”
Rapportages worden breder
De rapportages extern worden breder en breder, verwacht de director. “De Corporate Sustainability Reporting Directive verplicht bedrijven te rapporteren over de milieu- en sociale impact van bedrijfsactiviteiten en verplicht om deze informatie te laten toetsen door een accountant. Maar er komt meer aan vanuit de Europese Unie. Ik noem ook het nieuwe Circular Economy Action Plan. Mede als gevolg van die ontwikkelingen worden duurzame diensten en producten dé norm. Dit vraagt ook van CFO’s dat ze weten hoe duurzaam hun diensten en producten eigenlijk zijn en hier vervolgens doorlopend over kunnen rapporteren. En dus ook informatie over die duurzaamheid hebben vanuit de keten van waaruit ze als bedrijf opereren.”
‘Met geïntegreerde end to end-automatisering zorg je ervoor dat stakeholders betrouwbare rapportages kunnen samenstellen’
Grote wasmachine
End to end-automatisering van dergelijke processen om financiële en niet-financiële data op te hoesten, wordt de absolute norm, stelt Snel. “Daar komt gestructureerde en niet-gestructureerde data bijeen in een grote wasmachine als het ware. Met geïntegreerde end to end-automatisering zorg je ervoor dat stakeholders toegang hebben tot de juiste data en hiermee betrouwbare rapportages in- en extern kunnen samenstellen. Deze data kunnen worden gebruikt voor het samenstellen van het jaarverslag, maar ook aan rapportages voor risicomanagement of statutaire rapportages.”
“Met die single source of truth kun je verschillende partijen bedienen. Van de raad van bestuur, managementteams en controllers intern tot aan toezichthouders, aandeelhouders, investeerders en kredietbeoordelaars extern. Omdat het een cloudoplossing is, wordt de software altijd aangepast aan de laatste wet- en regelgeving voor rapportages. Bijvoorbeeld over duurzaamheid of ESEF.”
CFO’s redden het niet meer met add on-tools die worden geïmplementeerd om maar te kunnen rapporteren, zegt Snel tot slot. “De tijd dat je dat kon doen is voorbij. Als je financiële en niet-financiële informatie structureel, veilig en benaderbaar bij elkaar wil laten komen, heb je een single source of truth nodig. Dat is een absolute must. De noodzaak daarvoor wordt met de duurzaamheidseisen alleen maar groter en groter.”
Dit artikel is gesponsord door Workiva.
