Werkkostenregeling: Secundaire arbeidsvoorwaarden met belastingvoordeel

Uit diverse recente onderzoeken blijkt dat de arbeidsmarkt behoorlijk overspannen begint te raken. Volgens recent onderzoek van BDO Accountants heeft meer dan tachtig procent van de werkgevers nu al grote moeite om de juiste mensen aan te trekken.

Vragen die veel werkgevers bezig houden zijn dan ook hoe een onderneming ervoor kan zorgen dat goede werknemers voor een onderneming kiezen en niet minder belangrijk hoe een onderneming ervoor kan zorgen dat de goede werknemers, die een onderneming heeft, bij de onderneming willen blijven werken. Om die vragen adequaat te kunnen beantwoorden moeten ondernemingen zich afvragen wat de wensen en eisen van toekomstige werknemers zijn.

Serieus genomen worden

In algemene zin willen de jonge(re) werknemers [generatie Y (1980-1996) en generatie Z (1996-2010)] een goede balans tussen werk en privé, goede opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden en de vrijheid en zelfstandigheid om hun werk te doen. Moderne werknemers willen serieus worden genomen en worden gehoord. En moderne tools, die zijn thuis ook zijn gewend. Zij betalen, shoppen, reizen, spelen en communiceren digitaal, dus verwachten zij dat ook in de werkomgeving. Laat hen allerlei papieren formulieren invullen en zij haken af. En thuiswerken is, mede dankzij de coronacrisis, voor veel werknemers belangrijker geworden. Werkgevers zouden, als het enigszins kan, daar ruimte voor moeten maken.

In financiële zin verwachten zij een redelijk salaris, een goede pensioenvoorziening en goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij die laatste willen zij wel wat te kiezen hebben, dus enige vrijheid zullen zij op prijs stellen. Een bonusregeling wordt door velen ook gewaardeerd. Een prestatiebeloning vindt niet iedereen even aantrekkelijk, pas daar dus mee op. Daar is een bepaald type mens voor nodig. Het type dat om kan gaan met wat meer risico en onzekerheid. De oudere generaties [babyboomers (1950-1965) en generatie X (1965-1980) hechten bijvoorbeeld meer aan een goede pensioenvoorziening en voldoende ontwikkelingsmogelijkheden om hun inzetbaarheid op peil te houden.

Reputatie

Alles begint natuurlijk met het binnenhalen van mensen die goed passen in de functie die vacant is. De reputatie van een onderneming als aantrekkelijke werkgever kan daarbij een rol spelen, maar voor een kleinere werkgever geldt dat die reputatie vaak maar in een kleine kring rondom de onderneming.

BDO Accountants heeft onlangs onder veertienhonderd werknemers van grote tot kleine ondernemingen in het MKB een onderzoek uitgevoerd met als centrale onderzoeksvraag ‘Wat beweegt mijn medewerkers’. Uit het onderzoek van BDO Accountants is gebleken, dat 64,9% van alle werknemers ontwikkelingsmogelijkheden met een redelijk salaris boven een hoog salaris met minder mogelijkheden prefereren.

Niet achter cao verschuilen

Arbeidsvoorwaarden zijn dus belangrijk. Organisaties zouden zich daarom niet achter een cao moeten verschuilen. Als ze daaraan vasthouden, weet zij zeker dat zij zich niet van alle andere werkgevers in de branche onderscheiden. Een aantrekkelijke werkgever probeert er een schepje bovenop te doen en dat hoeft niet per se in hogere lonen tot uitdrukking te komen. Werknemers doen graag betekenisvol werk en hechten aan ontwikkelingsmogelijkheden. Maak dus helder hoe hun werkzaamheden in het gehele plaatje passen. Hoe zij dat plaatje ondersteunen en dus hoe belangrijk hun werk is. Een werkgever kan haar werknemers ook flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden. Werknemers kunnen dan voor een deel zelf kiezen welke arbeidsvoorwaarden ze willen. Ze kiezen dan bijvoorbeeld om hun bovenwettelijke vakantiedagen als verlof op te nemen of te gebruiken om een studie of een fiets mee te betalen.

Werkgevers kunnen de invoering van de werkkostenregeling gebruiken om allerlei leuke dingen voor hun werknemers te organiseren. Bedenk wel dat dat slim en voorzichtig moet gebeuren. doen. Werkgevers kunnen niet zomaar wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden aanbrengen. Om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen is namelijk toestemming van de werknemers nodig. Het aanbrengen van wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden die gunstig zijn voor de werknemer leidt zelden tot discussie. Iedereen is er blij mee en zal er dus mee instemmen. Het wordt anders als de wijziging een verslechtering betreft. Het helpt dan om vooraf de steun van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging te krijgen.

Werkkostenregeling

De werkkostenregeling is op 2011 ingevoerd en moest de systematiek van het tot die tijd
geldende regime van negenentwintig verschillende regelingen voor de verschillende vergoedingen en verstrekkingen vervangen om een administratieve lastenverlichting voor werkgevers en een vermindering van uitvoeringskosten voor de Belastingdienst te realiseren.

Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen. Dat geldt ook voor kosten die voor honderd procent zakelijk zijn. Er is een vrije ruimte waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden gedaan. Welke vergoedingen of verstrekkingen dat zijn mag de werkgever zelf bepalen. Vaak zal hij kiezen voor vergoedingen die hij onder de oude regeling al verstrekte of die hij op grond van een cao verplicht is om te betalen. De vrije ruimte bedraagt een jaarlijks vastgesteld forfaitair percentage van de totale fiscale loonsom van een onderneming. Er hoeft niet per werknemer te worden bijgehouden wat er wordt vergoed of verstrekt. Zo kan aan een werknemer een fiets worden verstrekt zonder rekening te houden met een maximumbedrag en zonder te controleren of de werknemer in voorgaande jaren al een fiets van de zaak heeft gehad en of hij de fiets wel vaak genoeg gebruikt voor het woon-werkverkeer. De enige beperking voor de kosten die onder de werkkostenregeling vallen is de gebruikelijkheidstoets. Het totaal van vergoedingen en verstrekkingen dat aan de vrije ruimte wordt toegekend, mag niet meer dan 30% hoger zijn dan wat gebruikelijk is. Is dat wel het geval, dan vormt het meerdere belast loon.

Belast loon

Als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de vrije ruimte overschrijden, dan vormt het meerdere belast loon. Dat loon wordt niet bij de werknemer belast, maar wordt in een eindheffing tegen een tarief van 80% betrokken. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever en wordt niet aan de werknemer doorbelast.

Uit de meest recente evaluatie blijkt wederom dat de werkkostenregeling nog steeds niet
uitblinkt in de gewenste eenvoud. Het zal dus vooralsnog behelpen blijven. Uitgangspunt
blijft wel dat de meeste zo niet alle werkgevers zich willen houden aan de wet en dus
goed willen doen. Gegeven de complexiteit van de regeling kunnen daarbij een aantal
gouden regels in acht worden genomen:

• ‘keep it simple’; veel werkgevers creëren zelf al dan niet ongemerkt nodeloos
  ingewikkelde arbeidsvoorwaarden. Bedenk telkens voordat een arbeidsvoorwaarde
  wordt ingevoerd of gewijzigd waarom dat gebeurt en op welke wijze dat administratief en fiscaaltechnisch kan worden verwerkt. De financieel professional speelt daar een belangrijk rol bij;
• zorg voor een duidelijke en zo volledig mogelijk inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de onderneming en een stroomschema van de fiscale uitwerking daarvan. Houd daarbij rekening met de boekingsgang en de onderbouwing van de verschillende posten;
• monitor op regelmatige basis of de weerslag van de werkelijkheid in de financiële administratie en in de salarisadministratie in overeenstemming is met hetgeen is geprognotiseerd.

Auteur: Drs. Ron Kieft RA, zelfstandig consultant op het gebied van administratieve organisatie, interne controle en financieel management.

Volg Executive Finance op LinkedIn!