Daniël Kram is CFO bij ADP Nederland, dat payrollsoftware en HR-diensten en -oplossingen aanbiedt. Hij wil met zijn team samen kilometers voorwaarts maken. “In een veilige cultuur en omgeving, samen en met ambitie stappen maken om bedrijfsresultaten te versterken. Dat vind ik mooi.”
Kram begon zes jaar geleden bij ADP Nederland. Sinds drie jaar is hij er CFO. “Sinds het begin mocht ik meekijken in de financiële keuken, waardoor ik ook een gedegen fundering had waar ik als CFO verder aan wilde werken. Waar die uitdagingen lagen? Als financials hebben we soms de neiging zowel als solisten als specialisten op te treden. De één doet als controller aan businesspartnering, terwijl de ander werkzaamheden verricht voor de accounts payable. Weer een ander zit puur aan de accountingkant. Je moet uitkijken dat dat geen silo’s worden, maar je elkaar juist versterkt als team. Toen ik aantrad, ben ik dus eerst gaan werken aan het versterken van de onderlinge verbinding. Dat leidde niet alleen tot meer binding met elkaar, we zijn immers één financeteam, maar ook tot nieuwe inzichten. Bijvoorbeeld over hoe we bij alle klanten zouden kunnen komen tot uniforme elektronische facturen, hoe we goede inzichten aan de business konden bieden en de onderlinge samenwerking verder konden optimaliseren. Ook treden financials wat uit de traditionele comfortzone door te presenteren aan anderen. Ook dat is goed geweest.”
“Mijn collega’s zijn zich bewust van de bijdrage die zij leveren als individu en als team.”
Schakel in de financiële keten
Waarom is het belangrijk in finance een team te smeden? “Je bent een schakel in de financiële keten. Als je weet wat de ander doet, dan kun je beter aansluiten op de voorgaande en volgende schakel. Als accounting de boeken niet op tijd sluit, heb je geen tijdig inzicht in hoe je er voorstaat en kun je als controller ook geen partner zijn voor de business. Zo simpel is het. En: hoe sneller je die boeken kunt sluiten, hoe sneller je nog kunt ingrijpen. Mijn beeld is dat we als finance een trusted advisor moeten zijn. Daarin zit dat je betrouwbaar bent met het opleveren van de resultaten en daarover deskundig adviseert. Het gaat dus over accuratesse. Salarissen moet op tijd de deur uit zodat onze werknemers kunnen blijven voldoen aan de privéverplichtingen. Je kunt dus niet verzaken. En zo zie je telkens die schakels in de keten terugkomen. Op al onze onderdelen. Van accounting, accounts payable en receivable, financial planning en control tot aan contractmanagement, geholpen door de shared service centers in onder andere India en Roemenië. In totaal vallen er zo 41 collega’s direct en indirect onder mijn verantwoording.”
Stabieler front
Weten wat de ander in de keten doet, helpt ook om uitval op te vangen, constateert Kram. “Daarmee hebben we ook back-up en vormen we een nog stabieler front. Omdat we internationale collega’s hebben, gaat alles bij ons in het Engels. Bijvoorbeeld presentaties of meetings. Ook daar hebben we stappen gemaakt omdat af en toe Engels spreken toch wat anders is dan continu met die taal bezig zijn.” Het financeteam van Kram gebruikt, logischerwijs vanwege de internationale component, vaak videobellen. “Maar voor de coronacrisis werkten we alle dagen op kantoor, nu zo’n beetje twee à drie dagen in een hybride vorm. De overgang naar compleet thuiswerken in maart 2020 toen het coronavirus uitbrak, ging eigenlijk heel soepel. Je ziet wel dat je als finance businesspartner dan de nodige zichtbaarheid mist. Je moet heel bewust met elkaar afspreken om processen draaiende te houden, terwijl dat daarvoor niet hoefde. Die zichtbaarheid is nu ook de reden dat we voorlopig die twee à drie dagen aanhouden. Het is belangrijk dat we als finance voeling blijven houden met de business. Dat kun je niet altijd doen via videobellen, daarvoor is ook informeel contact nodig.”
Let’s make things happen
Hoe typeert Kram zijn team? “Betrokken. Aangehaakt bij de strategische koers. Mijn collega’s zijn zich bewust van de bijdrage die zij leveren als individu en als team. Er is een mentaliteit van: let’s make things happen. Waarbij we ook openstaan voor opbouwende kritiek.” Een van de uitdagingen was een paperless office te realiseren. “Inmiddels gaat bijna honderd procent van onze factuurverwerking volledig digitaal.” Ook diversiteit is en blijft een aandachtspunt, stelt Kram. “Jong, oud, geaardheid, culturen, man, vrouw … We proberen door het hele bedrijf heen tot een goede mix te komen. Je ziet ook dat dat betere inzichten oplevert, bijvoorbeeld als je aan het vergaderen bent. Dan brengt een ervaren rot zijn bevindingen mee, maar brengt iemand van de jonge generatie juist weer die frisse blik. Ik zie ook dat die jonge collega’s veel handiger kunnen zijn met ICT. We koppelen hen daarom wel eens met meer seniore collega’s om van elkaar te leren. Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan bij Power BI retrieves en het maken van business-intelligencerapportages.”
Fact based finance
Dat soort rapportages maken dat ADP meer datagedreven kan werken, beschouwt Kram. “Fact based finance noem ik dat. Bij accounting halen we de juiste feiten op waarmee we dan datagedreven kunnen rapporteren. Om zo inzichten te laten ontstaan vanuit controlling. Die inzichten zijn tegenwoordig niet alleen financieel, maar ook niet-financieel. Ik kom net uit een overleg met onze CSR-consultant die ook deel is van ons team. Daarmee neem ik periodiek de rapportageverplichtingen op dat vlak door. Per 1 januari moeten we bijvoorbeeld voldoen aan de Corporate Sustainability Reporting Directive. Dat vraagt eigenlijk een parallelle boekhouding op het gebied van CO2-uitstoot, bijvoorbeeld van woon-werkverkeer, maar ook andere niet-financiële rapportages. Ook ondernemen we op basis van die rapportages acties, zoals het aanschaffen van elektrische auto’s en het invoeren van een mobiliteitsbudget. Met onze CSR-consultant heb ik het ook gehad over de stand van zaken van de CSR-budgetten. Dat brengt ook budgetbeheer en verplichtingen met zich mee die we goed in de gaten moeten blijven houden.”
–> Lees ook: “Samen goed doen is onze financiële missie”
Vaker aan scenarioplanning doen
Financiële en niet-financiële data komen terug in scenarioplanning. Kram: “Omdat er zich meer schoksgewijze omstandigheden voordoen, zullen we als finance meer en vaker scenario’s moeten ontwikkelen. Plan A moet worden gevolgd door plan B, maar tegenwoordig ook nog door plan C en D. Dat vraagt dat we de juiste informatie van buiten en binnen bij elkaar krijgen en daaruit ook nog eens de juiste conclusies weten te trekken. Om vervolgens de what if-vraag zo goed mogelijk te stellen. In die zin is scenarioplanning bijna een soort kunst. In het begin moet je bepalen welke variabelen een rol spelen. Dan verzamel je informatie over die variabelen en dan moet je de impact ervan kunnen inschatten en kunnen sparren met de business over deze elementen. Tijdens de coronacrisis ging dat bijvoorbeeld over onze blootstelling aan sectoren die zwaar waren geraakt. Niet alleen om onze blootstelling kleiner te maken en af te schalen als die bedrijven minder dienstverlening betrekken, maar ook om partijen die wij daar bedienen verder te helpen.”
Team moet een goede mix zijn
Tot slot: welke competenties zoekt Kram in financials? “Je hebt een goed team als je een mix hebt. Een mix van communicatievaardigheden, van specialismen, van karakters en van achtergronden. Je moet tegenwoordig kunnen overtuigen vanachter een scherm, willen sparren om mooie businessresultaten te simuleren en gezamenlijk uiteindelijk resultaten willen realiseren. Diverse achtergronden zorgen dan weer voor verschillende blikken op datgene waarmee we bezig zijn. Wanneer het de laatste keer was dat ik werd teruggefloten? Vorige week nog. Collega’s wilden de terugkeer naar het kantoor vieren en daar een happening van maken. Dat is goed voor de betrokkenheid, maar ik keek vooral naar de kosten. Toen zijn we voor de gulden middenweg gegaan. Ik vond het uiteindelijk ook terecht dat we er, in het kader van betrokkenheid, een moment van maakten. Los daarvan wil ik zorgen dat mijn teamleden kunnen groeien. De ruimte krijgen binnen een veilige cultuur en omgeving waar je fouten mag maken en als team oplossen. Het feit dat we samen op reis zijn, samen ambitie hebben en stappen maken, vind ik prachtig. Daarbij krijgen collega’s ook de ruimte om projecten te doen die anders wellicht bij mij hadden gelegen. Zo creëer je wat mij betreft persoonlijke groei. Begrijp me goed, ik wil nog lang niet weg. Maar dat uitgangspunt van mij blijft betekenen dat we blijven werken aan een goede succession-planning en toekomst in onze finance community.”
Aanmelden?
In de rubriek Teamspirit interviewen wij een CFO of financieel directeur over haar of zijn financeteam. In dit verhaal laten we zien dat finance geen soloproject is van de CFO of financieel directeur, maar echt teamwork. Wilt u ook in de rubriek Teamspirit? Stuur een e-mail met u contactgegevens naar hoofdredacteur Ronald Bruins: ronaldbruins@vakmedianet.nl.
